6 Intranet-Trends, die Sie 2018 nicht ignorieren können

Nach mehr als zwanzig Jahren hat sich das Phänomen Intranet fest etabliert. Es ist heute für viele Organisationen einfach unverzichtbar. Doch welche bemerkenswerten Funktionen, Eigenschaften oder Nutzungen eines Intranets sehen wir in diesem Jahr? Und sind es neue oder laufende Intranet-Trends?

Während die technologische Entwicklung in der Regel besonders schnell verläuft, ist dies im Bereich des Intranets nicht unbedingt der Fall. Funktionalitäten werden oft immer langsamer, aber sicher genutzt, wie z.B. die Erreichbarkeit über mobile Endgeräte. Auch die zunehmende Fokussierung auf den einzelnen Nutzer ist ein seit Jahren anhaltender Trend. Zudem hat sich die soziale Funktion eines Intranets etabliert.

Edwin Cnossen ist Social Business Berater bei Embrace. Er weiß besser als jeder andere, was im Moment vor sich geht. “Wenn ein Trend erwähnt wird, ist es oft eine Vorhersage”, erklärt er. “Ein Jahr später ist es geschehen.”

Wir diskutieren mit Edwin sechs aktuelle Intranet-Trends für 2018. Sie sind bereits sichtbar und werden zukünftig den Ton angeben.

1. Vom Intranet zum digitalen Arbeitsplatz

Das Intranet ist keine neue Erfindung. In der Tat gibt es es seit mehr als 20 Jahren. Doch mit dem Übergang vom traditionellen Intranet zum social Intranet änderte sich die Situation. Eine weitere Veränderung wird in diesem Jahr immer deutlicher.

“Das Intranet wird immer mehr zum digitalen Arbeitsplatz. Zusammenarbeit und Wissensaustausch werden immer wichtiger. Dies wird im Intranet konkretisiert. Die Bedeutung der Integration mit den zugrundeliegenden Systemen wird immer wichtiger.”

Das Intranet nimmt heute oft einen zentralen Platz innerhalb von Organisationen ein. “Es gilt als digitale Drehscheibe, als Ausgangspunkt für Informationen und Anwendungen. Wir sehen eine deutliche Verlagerung vom sozialen Intranet zum digitalen Arbeitsplatz.” Ein Intranet-Trend, den man sich nicht entgehen lassen sollte.

2. Intranet als Hilfe beim Onboarding

Als Organisation nutzen Sie ein Intranet für verschiedene Zwecke. Viele von ihnen haben mit Ergebnissen und Arbeitseffizienz zu tun. Aber es gibt noch einen weiteren Aspekt, bei dem Ihr Intranet eine entscheidende Rolle spielen kann. In verschiedenen Geschäftsprozessen ist das Intranet die treibende Kraft. Denken Sie an innovative Prozesse oder die Selbstverwaltung einer Organisation. Ein Intranet ist auch eine Lösung für neu eingestellte Mitarbeiter.

“Für den Onboarding-Prozess, also die Schulung neuer Mitarbeiter, wird zunehmend das Intranet genutzt. Es erleichtert und erleichtert diesen Prozess.”

“Ein Intranet wird im Einarbeitungsprozess immer häufiger genutzt.”

“Der Markt floriert und die Wirtschaft ist wieder auf Kurs. Dies führt zu Engpässen auf dem Arbeitsmarkt, da viele neue Arbeitskräfte in den Arbeitsmarkt eintreten.” Das Intranet bietet eine Lösung für diese neuen Menschen. Denken Sie nur an die Einfachheit, mit der ein neuer Mitarbeiter seine Kollegen erreichen kann. Das Auffinden aller Arten von relevanten Informationen und Dokumenten ist auch für einen neuen Mitarbeiter eine leichte Aufgabe.

Immer mehr Unternehmen beginnen zu entdecken, wie sie ihre Intranets im Einarbeitungsprozess nutzen können. Wir können es daher zu Recht als Intranet-Trend bezeichnen.

3. Mehrere Organisationen arbeiten in einem Intranet zusammen

Ein markanter Intranet-Trend ist die gemeinsame Nutzung eines digitalen Arbeitsplatzes. Unternehmen nutzen zunehmend gemeinsam ein Intranet. Es ist eine praktische Lösung für Organisationen, die strukturell zusammenarbeiten.

“Solche Organisationen entscheiden sich für ein einheitliches Umfeld, in dem die Zusammenarbeit und der Austausch von Wissen erleichtert wird. Das sehen wir zum Beispiel in Regierungen und Kommunen oder in Wasserverbänden, die zusammenarbeiten. Darüber hinaus werden häufig Durchführungsorgane hinzugefügt.”

Ist diese Entwicklung neu? “Wir haben es in den vergangenen Jahren von Zeit zu Zeit gesehen”, sagt Edwin, “aber deutlich mehr und mehr in letzter Zeit.”

Im Congress Intranet 2018 sprach Projektleiterin Femke Stiekema darüber, wie Drechtsteden 10 Organisationen auf einer Plattform verbunden hat.

4. COTS: Keiner baut mehr sein eigenes Intranet auf

Ein markanter Intranet-Trend: Intranets werden zunehmend nicht mehr von den Organisationen selbst aufgebaut. Fast jeder entscheidet sich für ein schlüsselfertiges Intranet. Und das war nicht immer der Fall. “Es gab eine Zeit, da bauten Unternehmen ihre eigenen Intranets auf, zum Beispiel mit Sharepoint.”

Im Laufe der Zeit schien dies nicht der beste Ansatz zu sein. “Damals waren die Entwickler unhandlich und extrem teuer. Die Ergebnisse waren oft enttäuschend und es wurde zu viel Geld dafür ausgegeben. Nach einem langen Implementierungsprozess und Live-Fortschritt war alles wieder so veraltet.”

“Heute suchen selbst die größten Unternehmen nach einer fertigen Lösung.”

Der Trend im Jahr 2018 wird ein extern entwickeltes, schlüsselfertiges Intranet sein. “Wir sehen, dass selbst die größten Unternehmen heute nach einer fertigen Lösung suchen. Das nennen wir COTS: ommercial off the shelf (= Werbung von der Stange). Organisationen tun dies nicht nur, weil es finanziell attraktiver ist, sondern auch, weil das Ergebnis besser ist und schneller realisiert werden kann.”

5. Aufbau eines Intranets in wenigen Wochen

Die Entwicklung eines Intranets ist etwas, das Unternehmen heutzutage lieber auslagern. Das haben wir gerade gesehen. Aber auch die Geschwindigkeit, mit der Intranets zusammengestellt werden, ändert sich. Vor etwa zehn Jahren berichtete die Nielsen Norman Group, dass die Entwickler im Durchschnitt seit mehr als vier Jahren (!) arbeiten.

Immer schnellere Entwicklung ist ein klarer Trend im Intranet. In diesem Jahr wird es nicht mehr Jahre dauern, ein Intranet aufzubauen. Nielsen Norman Group spricht von mehr als einem Jahr, aber Edwin ist nicht einverstanden: “Heute können wir ein fertiges Intranet in wenigen Wochen liefern.”

Da Wissensaustausch und Zusammenarbeit in einem sozialen Intranet gut koordiniert werden müssen, braucht die Einführung des digitalen Arbeitsplatzes Zeit. Aber nach einigen Monaten ist ein Intranet ein fester Bestandteil der Organisation!

6. Office 365 ist unverzichtbar, aber eben kein Intranet

Microsoft Office 365 wird an vielen Orten der Welt eingesetzt. Es ist ein komplettes Paket von Tools und eine ideale Ergänzung zu Ihrem Intranet. Aber: “Office 365 ist kein Intranet an sich. Und Organisationen erfahren jetzt mehr und mehr davon.”

“Die Erkenntnis, dass Microsoft mit diesem Produkt kein Intranet anbietet, ist endlich klar. In den letz-ten Jahren haben wir uns oft mit Organisationen getroffen, die es trotzdem versucht haben. Sie dachten: Es sollte sowieso da sein, mit Anwendungen wie Sharepoint werden wir enden. Dies wird 2018 kaum der Fall sein.”

“Office 365 ist ein unverzichtbares Instrumentarium, aber für ein gutes Intranet muss man woanders suchen.”

Der Übersichtlichkeit halber: Als Unternehmen benötigen Sie fast immer Office 365. “Auf Programme wie Word, Excel, Outlook und eine Agenda kann man nicht verzichten. Es ist ein unverzichtbarer Satz von Werkzeugen, aber für ein gutes Intranet muss man sich woanders umsehen.”

Intranet-Trends 2018: Nutzen Sie sie!

In den kommenden Jahren werden Intranets eine immer wichtigere Rolle spielen. Die Chancen wachsen durch kontinuierliche Weiterentwicklung. Das bedeutet automatisch, dass es klug ist, mehr Dinge zu prüfen, um Ihr Intranet optimal zu nutzen.

Viele Organisationen wissen, dass eine gute Vorbereitung wichtig ist. Sie erfahren, was ihre Mitarbeiter brauchen, was ihnen begegnet und wie sie mit einem Intranet arbeiten möchten. Es ist klug, denn wenn Mitarbeiter Ihr neues Intranet nicht nutzen, werden Sie den Punkt verfehlen.

Die obigen Intranet-Trends geben Ihnen einen Einblick in das Geschehen in diesem Jahr – es hat bereits begonne.!
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