AdaptionImplementation
03 april 2019

Der Intranet-Managementplan: Die Basis, um Ihre Intranetziele zu erreichen

Der Erfolg Ihres digitalen Arbeitsplatzes hängt von der Aufmerksamkeit im weitesten Sinne ab. Dazu gehört auch die Aufmerksamkeit für die Verwaltung des digitalen Arbeitsplatzes. Es gibt einige wichtige Grundvorrausetzungen für den Erfolg Ihres digitalen Arbeitsplatzes. Eine wichtige Grundvoraussetzung die Erstellung einer Intranetstrategie. Eine weitere Grundvoraussetzung diskutieren wir in diesem Beitrag: die Sicherstellung eines klaren Intranet-Managementplans

Das Management beginnt mit der Planung und Rollenverteilung. So machen Sie die, vielleicht ambitionierten, Intranet-Ziele im Intranet-Managementplan überschaubar. Wie Sie dies tun, wird im Folgenden erläutert.

Warum ein Intranet-Managementplan?

Das Intranet gehört jedem: Ihre Kollegen können auf einer Plattform teilen, mögen und zusammenarbeiten. Bei ihrer Arbeit stoßen sie auf Dinge, die sie lieber anders sehen würden: Die Nutzung des digitalen Arbeitsplatzes schafft Anforderungen. Verschiedene Abteilungen haben auch unterschiedliche Interessen und Vorstellungen von der Plattform. Diese Wünsche und Vorstellungen müssen bewertet werden: Jede Entscheidung hat Konsequenzen für den Einsatz von Menschen, Ressourcen und Budget.

Aus diesem Grund ist ein Intranet-Managementplan so wichtig. In diesem Plan legen Sie fest, wer die Rahmenbedingungen und Richtlinien festlegt und wer sie testet. Aber auch, wie der Prozess gesteuert wird. Und wie die Abteilung bereichsübergreifend zusammenarbeitet, um Weiterentwicklungen durch Priorisierung und Planung von Wünschen zu realisieren. Sie trägt somit zu einem reibungslosen Funktionieren des Intranets bei.

Als Projektgruppe arbeiten Sie oft an der Live-Übertragung des Intranets. Es ist ein schöner Meilenstein, aber die “echte” Arbeit beginnt erst dann. Beachten Sie, dass Sie nach dem Live-Gang auch an der Weiterentwicklung und Akzeptanz des Intranets arbeiten. Es hilft sehr, dies im Vorfeld in den “Projektumfang” zu investieren und in einem Plan auszuarbeiten.

Projektumfang steht in Klammern, denn der Aufbau des Intranets geht eigentlich immer weiter: Die Flexibilität moderner Arbeitsplätze ermöglicht es Ihnen, schnell auf Trends und Entwicklungen zu reagieren. Etwas, das für die heutige Organisation entscheidend ist: Die digitale Organisation. Möchten Sie wissen, wie man eine digitale Organisation bildet? Dann empfehlen wir unseren Beitrag: Wie man eine digitale Organisation bildet: die 6 Erfolgsfaktoren

Aus welchen Komponenten besteht ein Intranet-Managementplan?

Ein Managementplan ist wichtig, da er Entscheidungs- und Planungsprozesse ermöglicht. Dies unterstützt das Intranet-Team. Jedes Unternehmen ist einzigartig, so dass es keinen vorgefertigten Managementplan gibt. Ein paar Punkte, die aber stets beachtet werden sollten, gibt es trotzdem:

  • Strategie: Mit der Formulierung der Strategie haben Sie ein klares Ziel vor Augen und das hilft, die Planung und die Verantwortlichkeiten weiter zu definieren.
  • Eigentum: Wer ist befugt, Entscheidungen zu treffen? Ist diese Abteilung transzendierend? Ist das das Intranet-Team? Und wer bildet dann das Intranet-Team?
  • Rollen und Verantwortlichkeiten: Wer hat eine Rolle beim Betrieb des Intranets? Denken Sie an die Gestaltung der Strategie, die Verwaltung der Hardware und die Produktion, Verwaltung und Kontrolle von Inhalten. Die Verantwortlichkeiten müssen klar definiert und kommuniziert werden. Wer wird also ein Community-Manager, Funktionsmanager oder Botschafter sein und was sind die Verantwortlichkeiten, die mit diesen Rollen verbunden sind?
  • Richtlinien und Richtlinien: Was tun wir bzw. was tun wir nicht über das Intranet? Und wer überprüft die Einhaltung der Regeln? Die Mitarbeiter wissen gerne, in welchem Rahmen sie ihre Aufgaben erfüllen können.
  • Feedback und Überwachung: Die Analyse von Statistiken sowie die Nutzung und der Erhalt von Feedback sind wichtig. So können Sie feststellen, welche Bereiche sofortigen Handlungsbedarf haben und welche Sie bei der Weiterentwicklung berücksichtigen werden. Die Ergebnisse bilden die Grundlage für weitere Entscheidungen.
  • Support: Neben der Zuweisung von Verantwortlichkeiten ist es auch wichtig, Prozesse einzurichten. An wen können Sie sich bei Fragen, Benutzerwünschen, Fehlermeldungen und täglicher Wartung wenden?
  • Training: Bieten Sie maßgeschneiderte Trainings an. Es ist für jeden (neuen) Benutzer interessant, wie man das Intranet nutzt. Und schaffen Sie zusätzliches Material, z.B. für Gruppenleiter, Botschafter oder Führungskräfte.

Und vor allem: Halten Sie es einfach. Schaffen Sie Frameworks, setzen Sie keine strengen Regeln. Damit die Mitarbeiter ihre Arbeit in diesem Rahmen verrichten können. Benötigen Sie mehr Tipps? Laden Sie unser Buch “In 7 Schritten zu einem erfolgreichen sozialen Intranet” kostenlos herunter.