Implementation
11 december 2017

Ein neues Intranet: Die ersten Schritte, aber wie?

Das derzeitige Intranet ist erneuerungsbedürftig. Sie sind mit der Schaffung eines neuen Intranets beauftragt. Aber wo als Erstes anfangen? Welche Kollegen können dabei helfen? Wie bringt man seine Ideen zu Papier und wie wählt man einen Anbieter? In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber. Dieser Artikel ist ebenfalls als Kapitel 1 in unserem Buch „Ein erfolgreiches Social Intranet in einer schnelllebigen Welt“ erschienen.

Ein neues Intranet: Von traditionell hin zu Social Business 

Ein traditionelles Intranet hat eine Top-down-Struktur, bei dem der Verkehr grundsätzlich in eine Richtung verläuft. Auf einem traditionellen Intranet findet man beispielsweise Mitarbeiterprofile, Arbeitsabläufe, Nachrichten aus dem Unternehmen und andere statische Inhalte, die von einer begrenzten Anzahl von Redakteuren verwaltet werden.

Ein Social Intranet ersetzt diese Funktion nicht, allerdings fügt sie zusätzlich die soziale Komponente hinzu. Werden in einem traditionellen Intranet beispielsweise Nachrichten aus dem Unternehmen veröffentlicht? Das wird auch im Social Intranet der Fall sein, aber dann kann ein Mitarbeiter zu den Nachrichten Stellung nehmen und Teams können selbst Nachrichten veröffentlichen.

Gibt es im traditionellen Intranet Mitarbeiterprofile? Im Social Intranet können Mitarbeiter selbst ihr Profil bearbeiten und mit Informationen anreichern, zum Beispiel über ihre Fachgebiete, Fähigkeiten und absolvierten Projekte. In einem Social Intranet können Mitarbeiter auch in Teams zusammenarbeiten.

Verantwortung an untere Organisationsebenen delegieren 

Mithilfe eines Social Intranets wird die Verantwortung für Informationen somit in die unteren Ebenen einer Organisation verlagert. Mitarbeiter werden selbst verantwortlich für die Abfrage und die Beschaffung von Informationen. Neben einer erhöhten Verantwortung ist dies jedoch auch ein Vertrauensbeweis gegenüber den Mitarbeitern.

Verschiedene Studien ergeben, dass ein Social Intranet einiges bewirken kann:

  • Mitarbeiter arbeiten effektiver;
  • Die Produktivität wird erhöht (Mitarbeiter verwenden weniger Zeit auf die Suche nach Informationen und Kollegen);
  • Die Mitarbeiterzufriedenheit wird erhöht;
  • Mitarbeiter sind mehr in das Unternehmen eingebunden;
  • Die Innovation wird gefördert;
  • Kommunikationskosten werden eingespart;
  • Die Inselkultur wird durchbrochen und
  • Verborgenes Wissen (TACIT-Wissen) innerhalb der Organisation wird sichtbar gemacht

Ein Social Intranet kann u.a. dafür sorgen, dass Mitarbeiter effizienter arbeiten und dass die Produktivität steigt (Mitarbeiter investieren wenig Zeit in die Suche nach Informationen oder Kollegen).

Social Business

Im Wesentlichen läuft es darauf hinaus, dass soziale Komponenten über alle Ebenen hinweg eine Interaktion im großen Stil ermöglichen. Leute, die einander nicht kennen, werden nach Thema, Frage oder Interessensgebiet miteinander vernetzt. Aufbauend auf diese Möglichkeiten wird an der Lösung von Problematiken und an der Verwirklichung von Ambitionen gearbeitet. Das ist Social Business.

Und nun? 

Die Zeit ist reif. Immerhin orientieren Sie sich bereits in Sachen (Social) Intranet. Aber Sie müssen wohl noch einiges an Überzeugungsarbeit leisten. Wie am besten anfangen? Zuallererst ist es wichtig, einen guten Business Case auf die Beine zu stellen.

Sorgen Sie für einen guten Business Case 

Eigentlich selbstverständlich, und trotzdem so wichtig: Ohne Business Case kommt man nicht weit. Und ein Business Case geht weiter als nur „Wir möchten Wissen teilen“ oder „Wir möchten besser miteinander zusammenarbeiten“. Bei der Abwicklung eines guten Business Case darf man sich nicht so schnell mit den Antworten zufrieden geben, die man in erster Linie erhält. Ein erfolgreiches Intranet steht orientiert sich an den Zielen einer Organisation.

Organisationsziele sind daher auch der Ausgangspunkt bei der Erstellung eines Business Case für ein Social Intranet. Um diese herauszufinden, muss man viele Warum-Fragen stellen. Prüfen Sie, wie die Realisierung und die Nutzung eines Social Intranet zu diesen Organisationszielen beitragen können. Fragen Sie den Auftraggeber, welcher Idealfall ihm vorschwebt und welche Ambitionen realisiert werden können.

Wenn deutliche Ziele feststehen, hilft dies im Projekt. Man hat dann einen besseren Eindruck von den Prioritäten innerhalb einer Organisation. Noch wichtiger ist, dass Ihr Projekt reibungslos verläuft und Sie bei der Implementierung auf die Mitwirkung der Geschäftsführung zählen können. Schließlich lösen Sie reale Probleme und leisten ihren Beitrag, damit die Organisation ihr Ziel erreicht.

Vorbildfunktion der Geschäftsführung 

Wenn man sich Rückhalt in der Beschlussfassung sichern will, ist eine Vorbildfunktion der Geschäftsführung von wesentlicher Bedeutung. Diesen Rückhalt kann man sich im Projekt nicht früh genug beschaffen. Es muss allerdings auch klargemacht werden, was Sie von Ihren Unterstützern erwarten. Ein Leitspruch wie zum Beispiel „Wenn Sie Ihre Leute verändern möchten, müssen Sie sich erst selbst verändern“ hilft dabei.

So können Sie konkrete Vereinbarungen mit der Geschäftsführung treffen, dass sie beispielsweise täglich zu Fragen Stellung nehmen, dass sie weniger per E-Mail kommunizieren und dass sie einen wöchentlichen Blog in Form eines Wochenrückblicks schreiben.

Die richtigen Leute in das Projekt einbeziehen 

Der Aufbau eines Social Intranets erfordert viel Sachkenntnis und Engagement aus verschiedenen Abteilungen. Stellen Sie die Projektgruppe zusammen. Beschränken Sie sich dabei nicht nur auf Abteilungen wie Kommunikation, HR und IT. Leider passiert gerade das viel zu oft. Betrachten Sie ebenfalls die Rollen, die manche Leute außerhalb der hierarchischen Organisationsstruktur einnehmen. Wer sind die einflussreichsten Personen? Wer sind die Early Adopter?

Für ein engagiertes und konzentriert arbeitendes Projektteam sorgen 

Wir kennen es alle: Projektmitarbeiter, die früher nach Hause müssen oder die einfach nicht genügend Zeit zur Verfügung haben weil sie sich ihrer eigentlichen Aufgaben widmen müssen. Dazu kommen Abteilungsleiter, die ihre Leute nicht für das Projekt freigeben möchten, weil zu viele Leute krank sind oder weil in der Abteilung alle Hände voll zu tun ist. Dies ist ein großes Risiko für Ihr Projekt. Verlangen Sie von den Projektmitarbeitern 100%-igen Einsatz innerhalb einer relativ kurzen Zeitspanne. Nur so kann man ein gut funktionierendes Team werden.

Einführungsstrategie festlegen 

Wie wird das neue Intranet demnächst in der Organisation eingeführt? Wird es ein „Big Bang“ oder beschränken Sie sich zuerst auf eine kleine Gruppe? Möchten Sie, dass vor der Lancierung alles steht oder werden Sie den Aufbau in kleinen Schritten vorantreiben? Die Einführungsstrategie bestimmt für einen wichtigen Teil, wie lange das Projekt dauert und wie lange es dauert, bevor die Mitarbeiter das neue Intranet zum ersten Mal sehen. Wir bauen vor allem auf kleine Projekte und kleine, aber regelmäßige Weiterentwicklungsschritte.

Wissen der Lieferanten nutzen 

Anbieter verfügen über viel Wissen und Erfahrung. Gerade dies sollte man nutzen. Wir merken, dass man damit teilweise relativ verkrampft umgeht und die Sache aus einer traditionellen Zwei-Lager-Perspektive betrachtet oder sich an Auslegungsproblemen bei den Ausschreibungs- und Einkaufsregeln stört. Das ist nicht nötig. Solange man transparent ist mit dem, was man von den verschiedenen Beteiligten erwartet, kann gerade dieses Wissen einen wertvollen Beitrag leisten und für die Auswahl eines Lieferanten ausschlaggebend sein.

Ein Nachteil einer späten Einbeziehung von Lieferanten in das Projekt besteht darin, dass man manchmal keine Ahnung davon hat, welche Standardmöglichkeiten bereits bestehen. Regelmäßig sehen wir, dass zeitlich abgestufte Projekte schief gehen, weil in der Standardlösung bereits mehr möglich ist als auf dem „Wunschzettel“ formuliert wurde.

Anbieter verfügen über viel Wissen und Erfahrungen. Die Kunst ist es, dieses Wissen und diese Erfahrung zu nutzen.

Auswahlverfahren 

Bei der Auswahl eines Lieferanten kann man hervorragend unterscheiden zwischen einer Informationsrunde (Request for Information, RFI) und der eigentlichen Auswahl aufgrund eines Anforderungskataloges. Wenn Sie nur mit einem Anforderungskatalog arbeiten, ist der Kontext für den Lieferanten oft unklar. Auch wir neigen dann dazu, alle Fragen mit Ja zu beantworten, wenn dies aus kaufmännischer Sicht sinnvoll erscheint.

Proof of Concept

Wir sehen immer häufiger, dass Endnutzer ein erhebliches Mitspracherecht bei der tatsächlichen Auswahl eines Social Intranets haben. Oft erfolgt diese Auswahl nach einem Anforderungskatalog oder einem Proof of Concept (PoC). Ein PoC ist eine Testumgebung der Software, die der Anbieter zur Verfügung stellt, um die Option seines Produktes vorzuführen. Ein Anforderungskatalog befasst sich mehr mit den Grundzügen, ein PoC hingegen mit dem angebotenen Funktionsumfang.

Endnutzer können anhand eines PoC und anhand einiger konkreter Aufgaben die verschiedenen Softwarelösungen testen und bestimmen, welche Lösung sie bevorzugen. Beispiele für Aufgaben, die man stellen kann: „Erstelle ein Team für eine Innovationsgruppe und füge Leute hinzu.“, „Trage deine Wissensgebiete in dein Profil ein.“ oder „stelle ein Foto oder ein Video ins Intranet und fordere die Leute dazu auf, dies zu kommentieren.“