AdaptionImplementation
08 januari 2019

Ein neues soziales Intranet: Wie verwalten Sie Ihr Intranet?

Die Welt verändert sich, Organisationen verändern sich, neue technische Möglichkeiten eröffnen sich und Kollegen entwickeln neue Wünsche. Ein soziales Intranet, das vor allem das Geschäft und die Fachleute unterstützt, verändert sich ebenfalls. Aus unserer Erfahrung heraus führen wir Sie in sieben Schritten zu einem erfolgreichen sozialen Intranet. Dieser Blogbeitrag beschreibt den letzten und sicherlich sehr wichtigen Schritt.

Ein Intranetprojekt ist eine kurze Anstrengung mit klarem Umfang, ein festes Team mit einem Mandat und Budget. Ein Projekt ist endlich und endet, wenn die Projektziele erreicht sind, aber wenn alles gut geht, sollte das Intranet zu den organisatorischen Zielen beitragen, und das geschieht erst nach dem ‘Going Live’. Um mit dem sozialen Intranet nach dem Projekt erfolgreich zu sein und zu bleiben, muss der Übergang vom Projekt zum Management bei der Gestaltung der Intranetstrategie berücksichtigt werden.

Neben der Software oder der Unterstützung durch Berater während des Projekts stellt ein gutes Management des sozialen Intranets sicher, dass Unternehmensziele erfolgreich unterstützt werden oder nicht. Auch wenn eine Einführung großartig verlaufen ist und alle Ihre Kollegen begeistert sind, kann ein Mangel an Management oder Wartung jedes Intranet in eine ausgestorbene Umgebung verwandeln. Was können Sie dagegen tun? Wir geben Ihnen 3 Tipps!

Tipp 1: Binden Sie Sponsoren und Interessenvertreter ein

Stellen Sie einen Sponsor auf Vorstands- oder Führungsebene zur Verfügung, der Ihnen hilft, den Support aufrechtzuerhalten. Sie wollen Vereinbarungen über die Nutzung des Intranets treffen können und diese Vereinbarungen einhalten. Es ist wichtig, dass das Intranet von allen als wirksames Mittel des Wissensaustauschs und der Zusammenarbeit anerkannt wird.

Wenn alles gut geht, hättenen Sie bereits bei der Implementierung viel Aufmerksamkeit auf sich gezogen. Nach dem Live-Gang teilen Sie regelmäßig die Erfolge und Ergebnisse für noch mehr Begeisterung und Unterstützung. Seien Sie offen für Kritik und Feedback und machen Sie deutlich, wo Menschen ihre Wünsche mitteilen können. Dies sind wertvolle Informationen für Sie und den Lieferanten. Darauf aufbauend werden die Ziele für die zweite Phase festgelegt.

Planen Sie wiederkehrende Konsultationen mit den Interessengruppen rechtzeitig. Machen Sie deutlich, dass ein Budget reserviert werden muss, um weiterhin auf die Entwicklungen auf der Plattform reagieren und die Bedürfnisse der Mitarbeiter erfüllen zu können. Dabei muss es sich nicht um große Summen handeln, aber Sie wollen verhindern, dass Sie aufgrund fehlender Budgets nicht in der Lage sind, einen Workshop oder eine inspirierende Sitzung zu organisieren.

Tipp 2: Messen Sie, ob Ihre Ziele erreicht wurden und passen Sie diese an

Nach und nach wurden Funktionalitäten hinzugefügt, Dialoge geführt und/oder spezifische Tags eingeführt, die alle zu den Zielen des Intranets beitragen. Diese Ziele können konkret sein, wie z.B. die schnelle Suche nach Kollegen mit spezifischem Fachwissen. Oder sehr abstrakt: eine grundlegende Plattform, um Kollegen zu verbinden, damit sie auf Veränderungen in unserem Markt reagieren können.

Zeit zu messen, ob und wie die Plattform zu den Zielen beiträgt, die Sie im Sinn hatten. Ist es Ihnen gelungen, die Mitarbeiter im sozialen Intranet zu aktivieren? Werden Profile ausgefüllt, werden Fragen auf der Plattform gestellt und wie wird das Intranet zur Online-Zusammenarbeit genutzt?

Messen heißt wissen. Ein gutes Bild über den Nutzen und die Verbesserungsmöglichkeiten lässt sich durch die Kombination von Benutzererfahrung und Datenanalyse gewinnen. Welche Offline-Bedingungen für Zusammenarbeit und Interaktion beeinflussen das Online-Verhalten? Welche Funktionalitäten werden gut genutzt und wo kann noch Gewinn erzielt werden?

Embrace bietet Analysemöglichkeiten, um zu messen, ob die Ziele erreicht wurden. Indem Sie diese vergleichen, wissen Sie, wie sich Ihr Unternehmen im Vergleich zu ähnlichen Unternehmen entwickelt. Ausgangspunkte, um wieder an die Arbeit zu gehen!

Tipp 3: Stetige Weiterentwicklung

Wenn alles gut geht, wird Ihr Intranet-Lieferant regelmäßig Produktverbesserungen vorschlagen. Neben dieser Standardentwicklung wollen Sie auch daran arbeiten können, das Intranet noch wertvoller zu machen. Die Standardisierung verschiebt die Anpassung oft und verlagert sie in eine zweite Entwicklungsphase. Der Vorteil dieser Verschiebung ist, dass Sie bereits live sind und Ihr Wissen mitnehmen, verfeinern oder anpassen können.

Sie sind jetzt ein Social Intranet-Experte und haben einen besseren Einblick in die Bedürfnisse Ihrer Kollegen gewonnen. Die Gefahr einer “zweiten Phase” besteht darin, dass diese Phase nicht in Gang kommt, weil sie im Projektplan nicht explizit beschrieben ist und das notwendige Budget nicht reserviert ist. Bevor Sie es wissen, hat sich die Aufmerksamkeit für das soziale Intranet verschoben und die Aufmerksamkeit richtet sich auf andere Projekte. Vergessen Sie nicht, Ressourcen für die Weiterentwicklung des sozialen Intranets in Anspruch zu nehmen!

Natürlich verabschieden Sie sich mit Schmerzen im Herzen von diesem Projekt. Oder auch nicht! Als Spinne im Netz können Sie weiterhin die Ziele Ihrer Organisation überwachen und sicherstellen, dass Wissen fließt, dass Menschen einander finden, dass Trends erkannt werden und dass das soziale Intranet zum “Place to Be” wird und bleibt.

Vergessen Sie nicht, Ihre Kenntnis mit Ihren Kollegen zu teilen. Immer mehr Unternehmen nutzen ein soziales Intranet, das es ihnen erleichtert, ihre Unternehmensziele zu erreichen. Fangen Sie an und arbeiten Sie nach dem ‘Going-Live’ weiter an einer aktiven Community!