Adaption
12 juli 2018

Embrace Forschung: ein Benchmark für die Intranet-Nutzung in Gemeinden

Welche Faktoren sind für den Erfolg der Ambitionen hinter einem digitalen Arbeitsplatz relevant? Und was hat die Unternehmenskultur damit zu tun, wie ein solcher digitaler Arbeitsplatz genutzt wird? Embrace hat die Intranet-Nutzung von sieben niederländischen Gemeinden untersucht und einen Benchmark erstellt. Das Ziel? In der Lage sein, dem organisatorischen Wandel mehr Richtung zu geben und Ziele in den Bereichen Vernetzung, Kooperation und Wissensaustausch besser erreichbar zu machen.

Benchmark: Wie geht es unserer Organisation?

Im vergangenen Jahr haben wir eine neue Säule in unserer Arbeitsweise geschaffen: die Forschung. In einer Pilotstudie haben wir untersucht, wie sieben kommunale Organisationen ihre digitalen Arbeitsplätze nutzen, aber auch welche psychologischen und organisatorischen Faktoren diese Nutzung beeinflussen.

In unserer Studie haben wir verschiedene Faktoren untersucht. Wie und in welchem Umfang wird das Intranet genutzt? Wie verbunden und kooperativ sind die Mitarbeiter? Was sind ihre Beweggründe und Hindernisse für den Wissensaustausch?

Durch die Zusammenführung der einzelnen Ergebnisse haben wir einen Benchmark geschaffen: einen Bezugsrahmen, mit dem wir die Ergebnisse für jede Organisation vergleichen.

Was haben wir untersucht?

Für jede teilnehmende Organisation haben wir untersucht, wie sich die Benutzer an ihrem digitalen Arbeitsplatz verhalten. Dazu führen wir digitale Befragungen durch und werten Nutzerdaten aus. Durch die Verknüpfung der Ergebnisse dieser beiden Forschungsmethoden haben wir ein klares Bild davon gewonnen, was “durchschnittlich” ist, aber auch von den positiven und negativen Ausreißern.

Unter anderem untersuchten wir die Aktivitäten im Intranet, betrachteten die Unterschiede zwischen den Funktionsgruppen und analysierten die Bedeutung von Bedingungen wie Informationsabhängigkeit, verfügbare Zeit und soziale Sicherheit.

Positive Ergebnisse mit markanten Unterschieden

Generell haben die Kommunen in unserer Umfrage gut abgeschnitten – mit hier und da einem Ausreißer. Wir entdeckten Muster, die zu allen Organisationen zurückkehrten. Aber noch interessanter war die Tatsache, dass es einen klaren Zusammenhang zwischen den weichen Eigenschaften der Organisation und der harten Nutzung des digitalen Arbeitsplatzes gab.

Obwohl das Ziel dieser Studie darin bestand, einen Durchschnitt zu ermitteln, sahen wir auch deutliche Unterschiede zwischen den beteiligten Gemeinden. Auffallende Ergebnisse gab es z.B. beim Einsatz von geschlossenen und offenen Gruppen, beim Unterschied zwischen internen und externen Mitarbeitern, aber auch bei der Art und Weise, wie verschiedene Personen innerhalb einer Organisation ihr Intranet nutzen.

Neue Erkenntnisse zur Intranet-Nutzung

Wichtige Elemente unserer Forschung waren die Organisationsziele und die Organisationskultur. Sehen Sie das in der Nutzung eines Intranets wieder? Wenn ja, wie funktioniert es? Wir können ein wenig vom Schleier erhellen: der Link scheint sicher zu sein.

Die Ergebnisse unserer Forschung gaben einen neuen Impuls für die Art und Weise, wie die teilnehmenden Organisationen ihre digitalen Arbeitsplätze nutzen. Und das ist genau das, was wir im Sinn hatten.

Den organisatorischen Wandel steuern

In den kommenden Jahren will Embrace diese Art der Forschung auf die nächste Stufe heben. Wir wollen unseren Kunden mit Hilfe von Daten ein klares Bild davon vermitteln, was in ihrem Intranet passiert, aber auch die Hintergründe aufzeigen.

Unser Ehrgeiz? Wir helfen unseren Kunden, an ihrer Kultur, Gruppendynamik und Kooperationsprozessen innerhalb ihrer Organisation zu arbeiten. Und sie zeigen auch genau, woran sie arbeiten müssen.

Wir wollen – noch mehr als bisher – den organisatorischen Wandel in den Bereichen Konnektivität, Kooperation und Wissensaustausch steuern können. Das ist das ultimative Ziel, einen Maßstab zu setzen. Und das war eine erste Version davon.

Vielleicht ist es bald auch möglich, diese Forschung auf den deutschen Bereich auszuweiten. Wir werden auf jeden Fall dran bleiben, um unser Produkt immer bestmöglich an die Bedürfnisse unserer Kunden anpassen zu können!