Ferienpark Klein Vaarwater – Social Intranet als Boost für einen besseren Service

Vor fast einem Jahr hat der Ferienpark Klein Vaarwater begonnen, ein Social Intranet von Embrace zu nutzen. Um zu schauen, wie es Ihnen mittlerweile geht, stattete einer unserer Mitarbeiter dem Ferienpark einen Besuch ab und berichtet von seinen Eindrücken.

Bei der Ankunft wurde ich vom Parkmanager Hans van Houten herzlich begrüßt. Nach einem inspirierenden Gespräch über koreanische Hybridautos und kommunizieren via Papier oder Prepaid-Telefon kommen wir zu einem gemeinsamen Fazit: das soziale Intranet leistet zur Erreichung der Unternehmensziele einen wichtigen Beitrag. In diesem Interview mit Hans wird deutlich, wie das bei Klein Vaarwater funktioniert. „Ich glaube, dass Qualität bedeutet, dass Sie als Unternehmen tun, was Sie versprechen. Aber Versprechungen können nur realisiert werden, wenn alle Aufgaben im Unternehmen ausreichend kommuniziert werden. Und dafür bietet das Social Intranet den idealen Raum. Es liegt dann an Ihnen als Unternehmen diesen Raum zu Ihrem Vorteil zu nutzen.“

Kommunikation in Klein Vaarwater: damals und heute

Inwieweit hat das neue Intranet die Kommunikation innerhalb von Klein Vaarwater verändert?

„Klein Vaarwater ist ein Unternehmen, das sich in 50 Jahren zu dem entwickelt hat, was es heute ist: eine Organisation mit rund 200 Mitarbeitern in der Hauptsaison. Bevor wir Embrace nutzten, verlief die interne Kommunikation sehr basic: mit Notizen und Prepaid-Telefonen. Wir wussten kaum, was wir taten.“

„Unser Wachstum lässt sich am besten mit einem Schneeball vergleichen: Es gab drei Bauern, die einen kleinen Campingplatz gründeten. Hinzu kamen Wohnwagen und Ferienhäuser, es wurde immer größer. Ab diesem Moment glaubten wir, wir könnten uns einfach gegenseitig anrufen und so die Aufmerksamkeit anderer auf uns ziehen, aber das war immer zu spät. Wenn es ein Feuer gab, wurde jemand gerufen, um zu helfen, aber dann hatte der Vorfall bereits stattgefunden.“

„Mit unserem Social Intranet können wir besser vorhersehen, was vor uns liegt. Mit anderen Worten: Es stellt sicher, dass wir Vorfälle verhindern können. Dafür ist ein Social Intranet ein großartiges Werkzeug. Wenn die technische Abteilung frühzeitig weiß, dass für ein Event in der nächsten Woche Strandpavillons benötigt werden, dann kann die gesamte Organisation effektiver sein. Dies führt zu weniger Stress und besserem Zeitmanagement.

„Wir wissen jetzt besser, was wir machen. Ich gebe ein Beispiel: Ein Manager hat Urlaub gebucht und wird die nächsten zehn Tage nicht Vorort sein. Bevor Embrace implementiert wurde, kam es häufig vor, dass die Person bereits vier Tage weg war, bevor es jemand bemerkte. Für ein vollkontinuierliches Unternehmen wie Klein Vaarwater ist es sehr frustrierend, vier Tage auf jemanden warten zu müssen – während die Person gar nicht da ist. Nun meldet jemand in einem Microblog im sozialen Intranet, dass die Person im Urlaub ist, so dass sich jeder dessen bewusst ist. Darüber hinaus antworten Kollegen, indem sie einen schönen Urlaub wünschen. Es funktioniert nicht nur effizienter, sondern bietet auch Verbindung und Interaktion. ”

Beeinflusst das Social Intranet auch die Qualität des Geschäfts?

“Interne Kommunikation ist der Kern einer transparenten Geschäftsabwicklung und natürlich konzentrieren wir uns auf die Kommunikation mit den Gästen. Die interne Kommunikation ist aber genauso wichtig und wir legen jetzt mehr Wert darauf. Mit dem Social Intranet haben wir ein Tool dafür erhalten. Wir können die interne Kommunikation straffen, was einen großen Einfluss auf die Qualität unserer Abläufe und Dienstleistungen hat. Unsere Mitarbeiter am Arbeitsplatz finden jetzt beispielsweise Informationen im Intranet leichter, so dass sie den Gästen schneller und besser individuell helfen können.“

Die Anfangsphase

Warum haben Sie sich für ein soziales Intranet entschieden?

Die Auswahl für einen Lieferanten wurde relativ schnell getroffen. Embrace könnte alles bieten, was wir gesucht haben: Interaktivität durch Likes, Tags, Hashtags, Reaktionen fördern, Benutzerfreundlichkeit gewährleisten und die Zusammenarbeit in Gruppen ermöglichen. Embrace reagierte sofort auf unsere Bedürfnisse und Wünsche.

Wie lief die Implementierung des Intranets?

„In Zusammenarbeit mit Embrace haben wir die Implementierung eingerichtet. Unsere Kollegen haben sich gegenseitig auf die Vorteile eines sozialen Intranets aufmerksam gemacht. Wir haben ein Organigramm genutzt, um das Intranet, durch Manager und Abteilungsleiter unterstützt, bekannt zu machen. Bei der Umsetzung haben wir immer daran gedacht, dass ein neues soziales Intranet in alle Bereiche des Unternehmens eindringen muss, nicht nur für den Manager und den Abteilungsleiter, sondern auch für die Putzfrau, den Gärtner und den Koch.”

Gibt es Dinge, die Sie während der Implementierung überrascht haben oder von denen Sie etwas gelernt haben?

“Die Implementierung eines Intranets erfordert viel Zeit und Energie. Stellen Sie also sicher, dass Sie eine Projektgruppe aufbauen, die sich ausschließlich für die Implementierung des sozialen Intranets engagiert. Es ist wichtig, dass die Projektgruppe vor allem den Rest der Mitarbeiter indem sie sie informiert und begeistert. Ich habe festgestellt, dass es auch wichtig ist, den Kick-Off breit zu kommunizieren, damit es jeder mitbekommt und teilnimmt.”

Auf welche Weise bemerken Sie den Unterschied?

“Das Intranet trägt positiv zur Kommunikation und Organisation unseres Unternehmens bei: Weil wir Informationen miteinander teilen und wissen, was vor sich geht, ist der direkte Kundenkontakt viel besser. Das Intranet stellt sicher, dass wir verschiedene Standorte zusammenbringen können. Wir sind ein multidisziplinäres Ferienunternehmen, deshalb konzentrieren wir uns nicht nur auf einen Campingplatz und Schwimmbäder. Wir haben auch Hotels, mehrere Ferienhäuser und einen Strandpavillon. Hier spielt die Überbrückung geografischer Entfernungen eine entscheidende Rolle. Wir sind in unserer Zusammenarbeit sicherlich einen Schritt weitergekommen. ”

“Weil wir besser zusammenarbeiten, können wir viel effektiver und interaktiver mit unseren Zielgruppen und Gästen umgehen, was es einfacher macht, in den Informationen einen Vorsprung zu halten. Der Schlüssel ist: die externe Kommunikation effektiver zu machen, indem intern Wissen ausgetauscht wird.

“Heute passieren Dinge, die es vorher nicht gab, und das ist toll! Ideen von Kollegen werden jetzt auf einer Plattform veröffentlicht. Ein gutes Beispiel dafür ist ein Kollege aus der technischen Abteilung: Er sitzt am Kaffeetisch und teilt seine Idee, einen Essensmarkt im Restaurant im Hauptgebäude zu organisieren. Vor dem Social Intranet ist diese Idee wahrscheinlich nie weitergekommen als dieser Kaffeetisch. Aber jetzt, mit Hilfe des Intranets, kann diese Person ihre Idee mit der ganzen Firma teilen. Das motiviert die Kollegen zur Teilnahme und gibt der Idee eine Chance. Darüber hinaus gibt es den Spin-off, den die Menschen mehr schätzen, wenn Platz für ihre Ideen ist. Das Intranet senkt somit die Schwelle, um miteinander zu kommunizieren und Wissen zu teilen. ”

Hast du ein Beispiel für Projekte, die so zustande gekommen sind?

„Wir haben den Ehrgeiz, die CO2-Emissionen zu reduzieren und den Energieverbrauch um 80 Prozent in zehn Jahren zu reduzieren. Diese Ambition wurde von der koreanischen Automobilmarke Hyundai aufgegriffen, die eine Partnerschaft mit unserem Ferienpark eingegangen ist. Auf dem Ferienpark stehen beispielsweise vier Hyundai-Hybridautos, die von Gästen genutzt werden können. ”

„Mit Hilfe des Social Intranets können wir alle Kollegen über das Projekt informieren. Sie agieren als Botschafter, was hilft, Unterstützung zu bekommen. Damit wird auch unser übergreifender Anspruch, energieneutral zu werden, enorm gesteigert. Ich bin davon überzeugt, dass diese Art von Projekten einen Mehrwert für das gesamte Unternehmen mit sich bringen kann, vorausgesetzt, dass sich alle diesem Anspruch anschließen und die Organisation als Ganzes unterstützen. Das Social Intranet kann dabei perfekt helfen. Es treibt auch die Nachhaltigkeit unserer Geschäftstätigkeit voran.“

Zusammen in die Zukunft

 Was beabsichtigen Sie in naher Zukunft mit dem Social Intranet zu tun?

“Wir wollen in Zukunft vor allem das tun, was wir schon immer getan haben: unseren Gästen ein unvergessliches, inspirierendes Erlebnis bieten. Wir machen das, indem wir den Alltag “nur” im Urlaub ein bisschen besser machen. Das können wir aber nur, wenn wir der Zeit einen Schritt voraus sind. Und hier hilft uns das Social Intranet. ”

“Ich denke, es ist wichtig, unsere Vision zu teilen, zu erfahren, wie andere darüber denken, und dass das soziale Intranet sicherstellt, dass jeder im Unternehmen in diese Vision einbezogen wird. In der Lage zu sein, zu kommunizieren, weiter zu teilen und sich kritisch zu begegnen, ist der Schlüssel zum Erfolg, und das Intranet spielt dabei eine entscheidende Rolle. ”

Es bringt uns zurück zum Gärtner, zum Koch und zur Putzfrau. Die Beteiligung von Leuten wie ihr im Intranet wird die größte Herausforderung für Klein Vaarwater sein, einfach weil diese Kollegen nicht jederzeit online sind. Dennoch ist Hans überzeugt, dass jeder Kollege das Social Intranet nutzen kann. Der Clou ist, dass sie die Möglichkeiten, die Nützlichkeit und den Mehrwert des Intranets erfahren. “Ein soziales Intranet hilft, eine Gemeinschaft zu bilden, eine Familie zu gründen und gibt den Menschen das Gefühl, dass sie dazugehören.”