AdaptionImplementation
04 juni 2019

Informationen für Benutzer: Wageningen University & Research setzt Personas ein

Für Wageningen University & Research (WUR) ist es selbstverständlich, dass der Benutzer im Mittelpunkt steht. Aber “der Benutzer” existiert nicht. Sie müssen sich mit allen Arten von Funktionen und Typen auseinandersetzen. Jede Rolle hat ihre eigenen Erwartungen an das Intranet. Deshalb hat WUR seine Mitarbeiter in Personas aufgeteilt. In diesem Interview erzählen Haico Minkhorst, Administrator von Online-Plattformen, und Iris van Werven, Community Manager, mehr darüber, wie das funktioniert.

Warum haben Sie sich für die Arbeit mit einem sozialen Intranet entschieden?

Unser altes Intranet war zehn Jahre alt und musste daher ersetzt werden. Es war sehr statisch und bot wenig Raum für Interaktion und Wissensaustausch. Kollegen konnten selbst keine Inhalte posten, und wenn Sie etwas posten wollten, wurde es von den Redakteuren gemacht. Wir halten es für wichtig, dass sich die Kollegen gegenseitig austauschen können. Deshalb wollen wir eine Plattform bieten, auf der wir zusammenarbeiten und Wissen auf soziale Weise teilen können. Mit einem sozialen Intranet wollen wir den Fokus von oben nach unten verlagern. Und genau dabei hilft uns die Software von Embrace. Während des Ausschreibungsverfahrens kam Embrace an die Spitze: Das Produkt erfüllt fast alle unsere Wünsche und Anforderungen.

Wie haben Sie sichergestellt, dass das Intranet den Bedürfnissen der Nutzer entspricht?

Für uns ist es selbstverständlich, dass der Nutzer im Mittelpunkt der Gestaltung eines sozialen Intranets steht. Deshalb ist es wichtig, immer in der Nähe des Benutzers zu bleiben und das Intranet aus seiner Sicht zu betrachten.

Innerhalb der WUR gibt es viele verschiedene Arten von Mitarbeitern. Denken Sie zum Beispiel an Forscher, Anlagenpersonal oder Mitarbeiter. Sie können sich vorstellen, dass es für jede Rolle unterschiedliche Erwartungen an das Intranet gibt. Um dies zu überprüfen, haben wir die Mitarbeiter in Personas eingeteilt. Dies hat uns geholfen, den Fokus immer auf den Benutzer zu richten.

“Stellen Sie sicher, dass Sie eine Reihe von Personas erstellen, damit Sie immer zu dem zurückkehren können, wofür Sie es tun: dem Benutzer.”

Was war wichtig, als Sie die Personas erstellt haben?

Zunächst hielten wir es für wichtig herauszufinden, was die verschiedenen Nutzer vom Intranet erwarten und wofür sie es nutzen. Zweitens war es für uns wichtig zu wissen, wonach sie suchten und welche Informationen sie für wichtig hielten. Schließlich haben wir die Chancen und Engpässe für jede Persona herausgearbeitet. Wir hielten es auch für erforderlich, herauszufinden, wie wir sie bei der Einführung des Intranets motivieren und führen können.

Aus welchen Mitarbeitern haben Sie eine Persona erstellt?

Wir haben Kollegen aus verschiedenen Berufsgruppen einbezogen. Daraus resultierte die Person eines Lehrers, eines Forschers, eines Kommunikationsprofis und eines Kollegen aus der Abteilung Einrichtungen. So stellte jede Persona eine bestimmte Funktionsgruppe dar. Auf der Grundlage dieser Interviews haben wir Kollegen befragt und die Profile ausgefüllt.

Machen Sie auch nach der Implementierung etwas mit den Personas?

Wenn ich, Iris, Kollegen über die Nutzung unseres Intranets schule, gehe ich die Personas in Vorbereitung durch. Auf diese Weise kann ich herausfinden, was sie für wichtig halten und ich weiß, womit sie es zu tun haben. Auf diese Weise entsprechen die Workshops den Bedürfnissen der Anwender und ich kann ihnen gezieltere Hilfe anbieten.

“Geben Sie Ihren Kollegen das Gefühl, dass sie jederzeit um Hilfe bitten können, wenn sie nicht wissen, wie man das Intranet nutzt.”

Welche Tipps möchten Sie Organisationen geben, die auch mit einem sozialen Intranet arbeiten wollen?

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Reihe von Personas erstellen, damit Sie immer zu dem zurückkehren können, wofür Sie es getan haben: dem Benutzer. Es erleichtert die Konzentration auf Ihre Zielgruppe. Eine Persona hilft nicht nur, den Fokus im Projekt zu behalten, sondern auch zu sehen, was das Produkt treffen muss. Denken Sie an einen Forscher, der eine bestimmte Funktionalität nutzen möchte, die noch nicht verfügbar ist. Dann wissen wir, dass diese Funktionalität in Zukunft möglicherweise implementiert werden muss.
  2. Es könnte auch sinnvoll sein, das Managementteam in die Personas einzubeziehen. Das haben wir (noch) nicht getan und wir denken, dass es danach hilfreich gewesen wäre. Führungskräfte gehen mit gutem Beispiel voran und haben einen großen Einfluss auf die Höhe der Beteiligung.
  3. Geben Sie Ihren Kollegen das Gefühl, dass sie jederzeit um Hilfe bitten können, wenn sie nicht wissen, wie man das Intranet nutzt.
  4. Wir empfehlen auch Workshops, in denen Sie die Nutzung des Intranets erklären und sich Zeit für eine persönliche Beratung nehmen.
  5. Stellen Sie auch sicher, dass Sie vor dem Start einen Eigentümer haben, der am Community-Management der Plattform beteiligt ist, damit sie lebendig bleibt.