Intranet Best Practices: 9 Praxisbeispiele für ein professionelles Intranet

In den letzten Jahren haben wir ein soziales Intranet bei mehr als 200 Organisationen implementiert. Rund 220.000 Fachleute arbeiten heute mit dem digitalen Arbeitsplatz. Wir lernen viel von unseren Kooperationen, zum Beispiel wie verschiedene Organisationen das Intranet nutzen. Anhand von 9 Intranet Best Practices zeigen wir, wie eine Pflegeeinrichtung, eine Universität, verschiedene Kommunen und ein Bauunternehmen mit ihrem professionellen Intranet umgehen.

 

1. Machen Sie Ihr Intranet zugänglich

Eine Organisation, die gut zusammenarbeitet, ist per Definition stärker als eine Organisation, die wie ein loses Stück Sand zusammenhängt. Wenn Sie eine große Anzahl von Teams und Abteilungen und vielleicht sogar verschiedene Standorte haben, ist es nicht immer einfach, effizient zusammenzuarbeiten. Mit einem Intranet durchbrechen Sie diese Barriere. Zumindest, wenn man es jedem zugänglich macht.

Bestimmen Sie, wer das Intranet nutzen soll und welche Informationen sichtbar sein sollen. Aber denken Sie auch darüber nach, auf welchen Geräten Kollegen das Intranet nutzen werden. Es könnte nur sein, dass nicht jeder in Ihrer Organisation hinter einem Computer steckt.

Mitarbeiter des Außendienstes der Gemeinde Smallingerland nutzen das Intranet, wenn sie Bäume beschneiden. Auf diese Weise halten sie ihre Kollegen nicht nur über ihre Aktivitäten auf dem Laufenden, sondern erfahren auch eine größere Verbundenheit mit der Organisation.

2. Richtiges Einrichten Ihres Intranets

Ein gut funktionierendes, professionelles Intranet steht und fällt mit einem guten Design. Dabei spielt die inhaltliche Struktur eine große Rolle. Überlegen Sie, welche Informationen Sie in Ihrem Intranet bereitstellen möchten, wie diese Informationen angezeigt werden und inwieweit die Benutzer darauf reagieren können. Schließlich verwenden Sie nicht alle Arten von Inhalten auf die gleiche Weise.

Ein weiteres wichtiges Gestaltungselement ist die Einteilung in Teams. Eine Abteilung kann im Intranet ein Team bilden, ein Team kann aber auch aus Mitarbeitern verschiedener Abteilungen bestehen. In der Praxis ist es sinnvoll, eine Klassifizierung vorzusehen, in der jeder Mitglied mindestens eines be-stimmten Teams ist. Eine klare Anzahl von offenen Teams kann empfohlen werden. Sie werden feststellen, dass mehr Teams gebildet werden, einschließlich informeller Gruppen.

Ein gutes Beispiel aus der Praxis ist die Universität Wageningen & Research. Sie haben sorgfältig über den Inhalt nachgedacht und eine personalisierte News-Seite für jede Abteilung erstellt. Als Benutzer können Sie selbst wählen, aus welcher Abteilung Sie Nachrichten verfolgen möchten. Bei-spielsweise kann ein Biologieprofessor Nachrichten von der Fakultät für Sozialwissenschaften oder der Finanzabteilung erhalten.

3. Dem Management eine Vorbildfunktion geben

Wenn alles gut geht, wird fast jeder in Ihrer Organisation das Intranet nutzen: vom Mitarbeiter bis zum Direktor. Das Management-Team oder der Vorstand hat dabei eine echte Vorbildfunktion. Sie können auch sicherstellen, dass das Intranet bewertet, genutzt und genutzt wird.

Ein Manager oder Direktor, der transparent und regelmäßig im Intranet kommuniziert, aber auch anderen die Möglichkeit dazu gibt, kann als echter Treiber fungieren. Die Gemeinde Zaanstad hat dies verstanden und verschiedene Informationsveranstaltungen für Abteilungsleiter und Teamleiter orga-nisiert. Sie erklärten ihnen den Wert und die Bedeutung des Intranets. Eine clevere Arbeitsweise, die wir jedem empfehlen können.

Diederik Hommes, Direktor der Organisationsberatung Rijnconsult, veröffentlichte alle E-Mails, die er erhielt, im Intranet – sofern sie nicht persönlicher Natur waren. Er antwortete auch auf die E-Mails im Intranet. Die Nachricht? Das ist der Ort, an dem wir kommunizieren! Weitere Mitglieder des Ma-nagementteams sind auch im Intranet von Rijnconsult aktiv. Jede Woche schreiben sie einen Blog über neue Entwicklungen, kommerzielle Aktivitäten und attraktive Projekte.

4. Geben Sie Ihrem Intranet ein Gesicht

Ein Intranet mit Gesicht? Auf jeden Fall! Ein Intranet kann ein recht abstraktes Konzept sein. Nicht jeder hat sofort eine Vorstellung davon, was die Software für ihn tun kann. Wenn Sie Ihrem Intranet einen Namen und ein Gesicht geben, wird es lebendiger. Sie fördern seinen Einsatz: ein entscheidender Erfolgsfaktor.

“Indem Sie Ihrem Intranet einen Namen und ein Gesicht geben, fördern Sie dessen Nutzung”.

Sie müssen das nicht mehr der Gesundheitseinrichtung Thebe erklären. Die Institution unternahm alle Anstrengungen, ihr Intranet zu personalisieren. Und das hat funktioniert. Sie nannten es den Intranet-Jet. Für die Menschen, die für die Organisation arbeiten, agiert Jet als digitaler Kollege. Es hat das Intranet zugänglich und wiedererkennbar gemacht. “Beim Anblick von Jet wissen die Mitarbeiter sofort, dass die Botschaft für sie bestimmt ist.”

5. Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Profile ausgefüllt haben.

Ein Intranet hat zahlreiche Funktionen. Eine davon ist die des “Kollegenbuchs”. Es ist sehr praktisch, wenn jeder in Ihrer Organisation weiß, wer seine Kollegen sind. Und noch wichtiger: Welches Wissen und Können haben die Kollegen im Haus? Vollständige persönliche Profile sind dafür unerlässlich. Manchmal füllen Menschen ihr Profil jedoch aus verschiedenen Gründen nicht vollständig aus. Sünde!

Indem Sie das Profiling belohnen, ermutigen Sie die Menschen zum Handeln. Die Gemeinde Epe belohnte jedes Team mit vollständig ausgefüllten Profilen mit einem Kuchen. Accolade, eine Wohnungsbaugesellschaft, unternahm auch einen zusätzlichen Schritt für komplette Profile, indem sie große Aufkleber auf Toilettenspiegel klebte. Auf diese Weise wurde die Aufnahme eines Profilbildes gefördert.

6. Gehen Sie nicht zu schnell vor

Ein neues soziales Intranet macht Spaß und ist spannend. Alle neuen Funktionen und Möglichkeiten. Manchmal sieht es ein bisschen wie ein digitaler Spielplatz aus. Trotzdem ist es ratsam, ruhig anzu-fangen. Überraschenderweise funktionieren Mitarbeiter mit einer Flut von neuen Werkzeugen und Fähigkeiten oft nicht.

“Wir wollten, dass die Leute nach und nach weitermachen. So können Sie der Organisation schnell etwas zeigen und die Bedeutung zusätzlicher Funktionalitäten leichter verkaufen.”

Eine schrittweise Einführung des Intranets sei die beste Methode bei des Finanzdienstleisters De Friesland: “Wir wollten klein anfangen und die Menschen nach und nach dazu bringen, mitzumachen. Ein Vorteil davon ist, dass Sie der Organisation bald etwas zu zeigen haben, was die Wichtigkeit zusätzlicher Funktionalitäten leichter zu “verkaufen” macht.”

7. Halten Sie Ihre Projektgruppe aktiv

Es mag banal klingen: Natürlich vergisst man das Intranet nicht, wenn man es einmal vollständig genutzt hat. Es stellt sich jedoch oft heraus, dass es diesen Organisationen schwer fällt, dies zu tun. Wenn eine bestimmte Projektgruppe während der Vorbereitung im Intranet war, fällt sie regelmäßig auseinander, wenn die Arbeit erledigt ist. Aber Vorsicht: Die Arbeit ist noch nicht getan!

Wenn Sie Ihr Intranet nutzen, müssen Sie genau darauf achten, wie es funktioniert. Matthijs Heuvelman und Marco van der Hoeven von der städtischen BAR-Organisation haben dies in der Praxis bemerkt. Ihr Rat? “Die Realisierung Ihres Intranets beginnt erst nach der Inbetriebnahme. Deshalb lebe nicht zu sehr auf diesen Moment hin. Stellen Sie sicher, dass das Projekt über einen längeren Zeitraum fortgesetzt wird und die Projektgruppe zu einem späteren Zeitpunkt aufgelöst wird.”

8. Nutzen Sie Ihr Intranet!

Es klingt logisch: Sie haben ein Intranet, also nutzen Sie es. Dennoch erweist sich die Praxis als unüberschaubarer. Für eine Organisation ist die Unterstützung des Intranets von entscheidender Bedeutung für dessen Nutzung. Wenn jemand den Mehrwert nicht sieht, wird er ihn auch nicht nutzen. Deshalb sollten Sie von Anfang an Menschen aus allen Ebenen Ihrer Organisation in das Projekt einbeziehen.

‘Verwenden’ bedeutet nicht notwendigerweise das Posten oder Beantworten von Nachrichten. Selbst jemand, der nur liest und leckt, ist ein Benutzer. Schauen Sie sich genau an, welche Personen in Ihrer Organisation Sie haben und welche Rolle sie im Intranet spielen könnten. Dies kann mitunter völlig unabhängig von ihrer Funktion in der Organisation sein.

Das Bauunternehmen Plegt-Vos ernannte rund zehn Botschafter, die aufgrund ihrer Tätigkeit im Bereich Social Media ausgewählt wurden: “Ihre Aufgabe war es, dafür zu sorgen, dass die Menschen mit dem Intranet beschäftigt waren. Also ermutigen, stimulieren, schieben, ziehen, Tipps und Tricks geben, sicherstellen, dass es auf der Netzhaut ist. Und das hat funktioniert.”

9. Einen guten Community-Manager ernennen

Wir haben bereits erwähnt, wie wichtig es ist, das Intranet am Laufen zu halten. Dabei können Sie verschiedene Personen einbeziehen, aber auch einen Hauptverantwortlichen benennen: einen Community-Manager.

Ein guter Community-Manager ist am erfolgreichen Funktionieren eines professionellen Intranets beteiligt. Und das nicht nur während der Bürozeiten. Der Community-Manager lernt seine Kollegen gut kennen und bindet sie in das Intranet ein, indem er sie miteinander verbindet.

Als Lead-Manager geht der Community-Manager mit gutem Beispiel voran. Er oder sie teilt relevante Inhalte und entwickelt sich in der Zwischenzeit durch Schulungen weiter. Auf diese Weise stellt ein Community-Manager sicher, dass dass Ihr Intranet läuft.

Best Practices im Intranet: Nutzen Sie sie!

Mit den oben genannten Intranet Best Practices kann Ihr Unternehmen noch mehr aus dem Intranet herausholen. Haben Sie noch Zweifel, ob ein soziales Intranet etwas für Ihr Unternehmen ist? Oder möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Ihre Organisationsziele mit dem sozialen Intranet er-reichen? Lassen Sie sich von Embrace beraten! Kontaktieren Sie uns einfach über das Kontaktformular oder unsere Facebook-Seite.