Kommunen gehen sozial Hand in Hand

Der heutige Beitrag aus unserer Beitragsreihe zum Thema “Welche Rolle spielt die Sozialarbeit in Organisationen heute und in Zukunft?” stammt von Brenna Christiaan, Projektleiterin bei der SIM Group. Sie berichtet davon, wie Kommunen im sozialen Bereich zusammenarbeiten.


“Wenn du eine Sache in der Werkstatt ändern könntest, was wäre das?” War Ihre Antwort zufällig “Wände brechen” oder “Mehr Spaß”? Es ist sehr wahrscheinlich, dass es eine von diesen beiden war, unabhängig davon, ob Sie im Profit- oder Non-Profit-Sektor arbeiten.

Für unsere Kunden in der Kommunalverwaltung sind es oft genau diese Mauern, die Kollegen bei ihrer Arbeit behindern, zum Beispiel beim Kulturwandel zum Beamten 3.0. Der Beamte, der mit der Zeit gegangen ist und sich durch Ergebnisorientierung und Transparenz, Zugänglichkeit, Verbundenheit und Verbindlichkeit auszeichnet. Jemand, der gut zusammenarbeiten kann und kundenorientiert mit Bürgern, Unternehmern und anderen Kunden der Gemeinde zusammenarbeitet.

In der heutigen Netzwerkgesellschaft ist die Regierung nicht notwendigerweise an der Spitze, und wir sehen eine Verschiebung der Dienstleistungserbringung von regulatorischen und normativen hin zu erleichternden und nach außen gerichteten Dienstleistungen. Nehmen wir zum Beispiel die Dezentrali-sierungen im sozialen Bereich (2015), mit denen den Kommunen eine Reihe wichtiger und neuer Aufgaben übertragen wurden, nämlich die Pflege von Langzeitkranken oder älteren Menschen, die Unterstützung bei der Arbeitssuche oder die Bereitstellung von Sozialleistungen und Jugendfürsorge. Die Erfahrung hat gezeigt, dass die Zusammenarbeit ein wichtiger Erfolgsfaktor ist. Um den aktuellen und zukünftigen Herausforderungen gerecht zu werden, gibt es auch kaum eine Gemeinde, die sich nicht auf eine administrative Fusion oder offizielle Kooperation* mit einer oder mehreren benachbarten Gemeinden konzentriert. Beispielsweise haben sich die Kommunen allmählich daran gewöhnt, miteinander zu arbeiten und voneinander zu lernen, sowohl intern als auch extern. Stichwort: Kooperation.

(*Mit dem WGR (Gesetz über gemeinsame Systeme) wurde formal der Grundstein für die Zusammenarbeit zwischen Gemeinden, Provinzen und Wasserverbänden gelegt)

Gemeinsam haben die Kommunen rund 30 Millionen Kundenkontakte pro Jahr und wollen kunden-orientiert arbeiten. Um erfolgreich zu sein, muss die Regierung ihre Dienstleistungen im Zusammenspiel mit Bürgern und Unternehmen gestalten. Dies führt dazu, dass die Lücke zwischen Staat und Bürgern und der Industrie geschlossen wird. Eigentlich ist der Ansatz einfach: zu wissen, was der Kunde will und darauf als ganzes Unternehmen zu reagieren!

Schwieriger ist die Frage, wie man das angehen soll. Die Arbeit an Veränderungen wird immer alltäglicher. Als Menschen und als Gesellschaft tun wir nichts anderes. Dennoch erweist es sich in der Praxis als schwierig, mit Veränderungen umzugehen. Im Falle einer erfolgreichen Veränderung ist zu überlegen, ob sich die beteiligten Mitarbeiter gegenseitig (emotionale) Bedeutung für den Veränderungsprozess geben können. Es ist klar, dass ein kultureller Wandel notwendig ist, der mehr Raum für den Dialog mit Kunden, Bürgern und Unternehmen schafft. Und diesen Wandel wollen Sie mit der gesamten Organisation erreichen. Eine Organisation, die vernetzt ist, Einblick in internes und externes Wissen und Können hat und in der Lage ist, offen und transparent darüber zu kommunizieren, ist dafür unerlässlich. Dies gibt Einblick in die Wünsche des Kunden und ermöglicht es Ihnen, mit vorhandenem Wissen und Fähigkeiten als ganzes Unternehmen zu reagieren.

Social bietet eine Lösung

Eine soziale Plattform kann bei solchen organisatorischen Veränderungen helfen, sowohl bei der Vorbereitung auf den Wandel als auch bei der täglichen Umsetzung der Dienste. Ein korrekter Gebrauch kann auch einen Spaßfaktor einführen! Gerade wenn Mitarbeiter nicht physisch zusammen sind oder wenn eine Gruppe zu groß ist, um sie physisch zusammenzuführen, ist das soziale Intranet der Treffpunkt für den Wissensaustausch. Für die Mitarbeiter und oft auch für die eigene Organisation ist Sozialarbeit kein Fremdwort. Die meisten Kommunen kommunizieren bereits über Twitter und Facebook, und soziale Plattformen nehmen bereits einen wichtigen Platz im Privatleben ein. Die Einführung eines sozialen Intranets, das Dienste interaktiv und damit besser macht, ist leicht zugänglich und wird schnell akzeptiert.

Beteiligte Mitarbeiter

Ein Social Intranet sorgt dafür, dass die Mitarbeiter effizienter arbeiten und steigert ihre Produktivität. Dies geht unter anderem aus Untersuchungen von McKinsey hervor. Natürlich unter der Bedingung, dass dies ordnungsgemäß eingeführt wird. Das soziale Intranet schafft eine neue Sichtbarkeitsebene. So finden Mitarbeiter schneller relevante Informationen oder Personen mit den richtigen Fähigkeiten und Erfahrungen. Das hilft ihnen, schneller zu arbeiten. Das steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiter und sorgt für mehr Engagement.

So legen Sie an:

→ Botschafter;

→ Ein großer Innovationsschub;

→ Einsparung von Kommunikationskosten;

→ Die Fähigkeit, die Inselkultur zu durchbrechen;

→ Die Möglichkeit, verstecktes Wissen innerhalb der Gemeinde sichtbar zu machen.

Mit Hilfe eines Social Intranets wird die Informationsverantwortung in der Organisation gesenkt. Die Mitarbeiter sind selbst dafür verantwortlich, Informationen zu sammeln und zu bringen. Sie geben den Mitarbeitern nicht nur Verantwortung, sondern auch Freiheit und Vertrauen. Das Intranet wird zu einem Business-Tool, in dem Mitarbeiter oder Teams selbständig aufgaben- oder geschäftsorientierte Informationen mit Kollegen und/oder externen Parteien austauschen können.

Und in der Praxis?

Die SIM group hat viel Erfahrung mit der Implementierung eines sozialen Intranets in Kommunen und für kooperierende Regierungsorganisationen gesammelt. Eine davon ist das HI5-Intranet der kooperierenden Organisationen Ermelo, Harderwijk, Zeewolde, Meerinzicht und Sociale Dienst Veluwerand.

Punkte der Aufmerksamkeit:

Der Umgang mit unterschiedlichen Visionen, Support Management, Angst vor Antworten und Teilen, Kollegen, die zu beschäftigt sind, Adoption braucht Zeit.

Wichtigste Ergebnisse:

Mehr und mehr Wissensaustausch über die Organisationen, mehr Interaktion und Dialog und Informationen können besser gefunden werden.

Offiziell 3.0

Es handelt sich um eine neue Arbeitsweise, die Herausforderungen mit sich bringt. Nicht nur die Mitarbeiter müssen teilnehmen;

Wir haben bereits so viele Systeme, eines mehr? Ist das obligatorisch, ich habe kein Facebook, nichts für mich! Woher weiß ich, wo ich mich informieren kann und wo ich meine Dokumente ab sofort finde? Ich muss auch arbeiten und komme selten mit meinem Teilzeitvertrag heraus. Wie füge ich das hinzu? Was denkt mein Manager darüber? Wird das offiziell als Arbeit betrachtet; kann ich mich damit beschäftigen?

Auch das Management muss sich engagieren; ein erfolgreicher sozialer Intranet-Prozess erfordert sowohl einen Top-Down als auch einen Bottom-Up-Ansatz. Ein schönes Beispiel für einen Gemeindesekretär, der das Wesen des sozialen Intranets sofort verstand und anwendete: Alle Fragen, die er per E-Mail und nicht unbedingt individuell erhielt, kopierte er sich in der richtigen Gruppe in das neue Intranet und beantwortete es öffentlich. Zentral und effizient.

Gute Beispiele kommen aber nicht nur von einer Führungskraft, sondern in der Praxis sehen wir viele Kollegen, die sich gegenseitig bei Fragen helfen, inspirieren und Wissen teilen. Nützlich und lustig.

In den 10 Routen, die ich bisher betreut habe, sehe ich auch:

Viel Enthusiasmus und Energie;

Angefangen beim Projektteam der Gemeinde, über die Botschafter bis hin zu den Community Mana-gern. Diese Begeisterung wirkt ansteckend und jeder Mensch daraus auf seine eigene Art und Weise. Ich habe gesehen, wie Menschen in ihrer Projektrolle gewachsen sind, hin zu mehr Selbstvertrauen und mehr Offenheit in der Kommunikation. Dies ist eine großartige Gelegenheit, bei der Implementierung eines sozialen Intranets ganz nah dran zu sein, so dass die soziale Arbeitsweise in die Gene der Mitarbeiter gelangt.

Ein soziales Intranet berührt die gesamte Organisation;

Das kann lehrreich, überraschend und lustig sein. Außerdem lernen Sie einige Kollegen wieder oder besser kennen. Das sehen wir bereits in der Umsetzungsphase, wenn wir die Organisation über das interne Marketing einbinden. Mit einem gut durchdachten Roll-out-Plan gelangen Sie in einen Querschnitt Ihrer Organisation. Hier kann man sich eine interne Roadshow mit Botschaftern vorstellen, aber auch einen Besuch im Außendienst, um eine Erklärung zu geben. Mit anderen Worten, das Social Intranet ist die neue Arbeitsmethode für die gesamte Organisation.

Einfacher Wissensaustausch und Kommunikation mit externen Partnern;

Sie arbeiten gemeinsam mit Kollegen und einer Reihe von Auftragnehmern und Projektentwicklern an einer Ausschreibung für ein Bauvorhaben. Es ist so praktisch, dass Sie in der gleichen Umgebung, in der Sie täglich Informationen erhalten und austauschen, Ihre Zusammenarbeit mit diesen externen Kollegen auch problemlos digital fortsetzen können. Dokumente gemeinsam nutzen, Termine vereinbaren oder eine kurze Frage stellen – alles ist möglich. Dasselbe gilt für Kollegen aus einer Gemeinde, mit der ein Fusionsprozess im Gange ist. Diese enge Zusammenarbeit kann die Geschwindigkeit und Qualität der Dienstleistungen für Bürger und Unternehmen erhöhen.

Ein Projekt ist endlich und endet, wenn die Ziele erreicht sind;

Um das Projekt erfolgreich zu transferieren und dem sozialen Intranet eine erfolgreiche Zukunft zu geben, muss es gut in die Organisation investiert werden. Denken Sie an das Community-Management und an die Möglichkeiten der Weiterentwicklung. Mit Fragen wie:

→ Wie werden Sie nach der Implementierung überwachen, steuern und aktivieren?

→ Wann ist Social ein Erfolg?

→ Was wollen wir wirklich erreichen?

→ Was sind die Rahmenbedingungen und wo liegen die Zuständigkeiten?

@ oder mit freundlichen Grüßen.

Sie schaffen nicht nur eine neue Wissensplattform an einem zentralen Ort, sondern auch eine Lösung für die vielen Flex-Spots, Teilzeitarbeitsplätze und neuen Arbeitsgruppen innerhalb der Kommunen. Diese Fragmentierung der Informationen, der hohe Postverkehr und das Gehen durch die Büros gehören der Vergangenheit an. Zum Beispiel ist ein ‘@’ einfacher und schneller als ein “Guten Tag ……… Mit freundlichen Grüßen”. Es entsteht ein informelleres Arbeitsklima, das die Qualität der Kommunikation verbessert. Darüber hinaus können alle Kollegen zuschauen und als potenzielle Inspirationsquelle fungieren, um Sie bei Ihrer Arbeit zu unterstützen.

Kurz gesagt:

In dieser Zeit müssen sich die Kommunen schnell an die sich ständig verändernde Welt um uns herum anpassen. Ein soziales Intranet ist nicht die Antwort auf diese Herausforderungen, aber es schafft eine Reihe entscheidender Rahmenbedingungen für rasches Handeln, nämlich:

→ Großflächige Interaktion und Kooperation;

→ Die schnelle Mobilisierung, Strukturierung und Visualisierung von Wissen;

→ Direkte, schnelle und leicht zugängliche Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Außenbeziehungen und Partnern.

Ich habe bereits erwähnt, dass erfolgreiche Veränderungen mit der Frage verbunden sind, ob sich die Mitarbeiter dem Veränderungsprozess gegenseitig einen Sinn geben können. Ein soziales Intranet schafft einen Ausgangspunkt und einen zentralen Ort, um diese Bedeutung gemeinsam zu schaffen. Durch die Vernetzung der Mitarbeiter untereinander und mit der Außenwelt werden die Kommunen agiler. Sowohl intern als auch im Falle einer kommunalen Kooperation oder Fusion.

Kommunalverwaltungen werden immer mehr zu vernetzten Netzwerkorganisationen, und das wird sich mit der Dezentralisierung von Gesetzen und Verordnungen nur noch verstärken. Darüber hinaus weisen die Trends im Bereich E-Tail (Webshop) auf einen völlig anderen Ansatz bei der Erbringung von Dienstleistungen hin, als es die Kommunen heute kennen. Das Smartphone ist unsere Lebensfernbedienung, von der wir erwarten, dass sie sich immer mehr mit dem Handy arrangieren können; vom Weihnachtseinkauf bis zur Bestellung des Lieblingskaffees im Coffeeshop, während Sie unterwegs sind. Auch der Beamtennachwuchs ist in einer Zeit aufgewachsen, in der soziale Plattformen die Basis für die Kommunikation bilden. Für die Zukunft steigt daher die Forderung – und damit die Notwendigkeit – nach Einführung des Sozialschutzes nur noch weiter an. Fangen wir mit der sozialen Verbindung an. Es ist ein Schritt, um innere Mauern zu durchbrechen, ein Schritt in Richtung Veränderung. Und die Basis, um Ihren Service zu verbessern.

Quellen:

→ Website www.McKinsey.com- November 2012 von Jacques Bughin, Michael Chui und James Manyika

→ Fallbeispiel Pearson

→ Essay ‘Ambtelijk vakmanschap 3.0.’ von Paul of’t Heart

→ VNG