Mensch und Maschine lernen: der digitale Arbeitsplatz anno 2018

Die Welt verändert sich und Ihr Unternehmen muss mit ihr Schritt halten. Eine Möglichkeit, Ihr Unternehmen agiler und zukunftssicherer zu machen, ist die Schaffung eines digitalen Arbeitsplatzes. Ein Ort, an dem sich Mitarbeiter treffen, voneinander lernen und gleichzeitig ihre Arbeit verrichten. Was können wir über den digitalen Arbeitsplatz 2018 lernen?

Während des Digital Workspace Event 2018 wurde der digitale Arbeitsplatz von A bis Z diskutiert. Sind Sie nicht dabei gewesen oder möchten Sie die wichtigsten Erkenntnisse ergänzen? In diesem Blog wird über einige Keynotes und Bekanntschaften berichtet, die Ihnen helfen werden, mit dem digitalen Arbeitsbereich in Ihrer Organisation voranzukommen.

Digital vernetzter Arbeitsplatz

Eines ist sicher: Am digitalen Arbeitsplatz geht es um den Menschen. Die Wichtigkeit des Mitarbeiters wird in fast jeder Sitzung hervorgehoben. Ob Verhaltensdesign, Einsatz von KI und Chatbots, Datenanalyse oder Talentmanagement: Menschen machen oder brechen den Erfolg eines digitalen Arbeitsplatzes. Der Begriff wird daher von Peter Staal, Online-Berater bei Bind, zu Recht auf den digital vernetzten Arbeitsplatz ausgedehnt. Die Verbindung, die aus menschlicher Interaktion und damit aus einem digitalen Arbeitsraum entsteht, geht über einen virtuellen Arbeitsplatz hinaus.

Organisieren Sie flüssig

Um die Interaktion zu erleichtern, müssen Organisationen beginnen, sich anders zu organisieren. Christian Kromme, Autor und Spezialist für disruptive Innovation, gibt in seiner Keynote einen überraschenden Einblick in die Dinge. Seiner Meinung nach entwickelt sich die Technologie auf die gleiche Weise wie menschliche Zellen. Aus dieser Theorie geht auch seine Vision des digitalen Arbeitsplatzes der Zukunft hervor:

„Es gibt immer mehr Gemeinden, die zusammenarbeiten, um ein Problem zu lösen. Diese Menschen werden von Leidenschaft getrieben, nicht von Geld. Durch intelligente Technologien arbeiten sie auf der ganzen Welt zusammen, ohne physisch zusammen zu sein, aber sie erleben das so sehr. Viele Unternehmenskulturen sind heute sehr unterschiedlich. Eine Organisation muss sich daher wie Wasser organisieren. Flexiblere und transparentere Kommunikation.“

Auch der Arbeitsplatz der Zukunft muss so aussehen: Keine Betonbauten mehr und keine hierarchischen Schichten. Es ist genau eine Struktur, in der Teams autonom miteinander arbeiten, die durch die Technik erleichtert wird und in der jeder als Einzelner und als Team eigenverantwortliche Entscheidungen treffen kann. Entscheidungen, die nicht mehr von einem CEO bearbeitet werden. Jeder kann seine eigene Intelligenz und sein eigenes Wissen einsetzen. Wir müssen uns an einen Ort begeben, an dem die Zusammenarbeit leicht alle möglichen Formen annehmen kann.

Talente nutzen – Praxisbeispiel Das Friesland Zorgverzekeraar Friesland Zorgverzekeraar

Ein Beispiel für eine moderne Organisationsform finden Sie bei De Friesland:

Innerhalb von De Friesland liegt der Fokus auf Talent Management, damit die Organisation flexibel und agil agieren kann. Basierend auf dieser Vision werden Verantwortung und Entscheidungsfindung in selbstorganisierende Teams investiert. Ihre soziale Plattform Frits wird vollständig eingesetzt, um Einblicke in das Wissen zu gewähren und es zu verwalten. Indem sie Mitarbeiter miteinander verbinden, können sie ihre Talente über ihre Talente hinaus einsetzen. Dies hilft nicht nur der Organisation, sich weiterzuentwickeln, sondern trägt auch zur Zufriedenheit am Arbeitsplatz bei. Um dies zu erreichen, verwenden sie den Kennis Connector (Knowledge Connector).

Ryanne Meijer und Mandy von Schükkmann van De Friesland über den Mehrwert des Knowledge Connectors:

  • Das Wissen in der Organisation wird transparent (mehr) und auffindbar (dort);
  • Mitarbeiter können ihren Mehrwert am Arbeitsplatz oder im Ausland nachweisen;
  • So wird es einfacher, den richtigen Kollegen zu finden, wenn Sie z.B. Hilfe bei einer bestimmten Stelle oder einem bestimmten Projekt benötigen oder wenn Sie eine freie Stelle besetzen. Es kann auch als Input für Entwicklungsgespräche verwendet werden;
  • Nicht nur Wissen, sondern auch Fertigkeiten, Kompetenzen und Hobbys sind aufschlussreich und so lernen Sie Ihre Kollegen noch besser kennen;
  • Sie können andere anonym und objektiv loben, indem Sie sich auf andere beziehen (positives Feedback).

Der Knowledge Connector trägt somit zum Talentmanagement, der Ergebnisorientierung und Feedbackkultur bei. Außerdem ist es für und von Mitarbeitern. Apropos Flüssigkeit!

Mehr Arbeitszufriedenheit

Auch das Hinzufügen von Spielelementen oder künstlicher Intelligenz macht das Arbeiten (offensichtlich) moderner, flexibler und unterhaltsamer!

Gamifikation

Das Hinzufügen eines Spielelements (Spiels) zu Ihrem sozialen Intranet kann einen Arbeitsprozess erfolgreicher machen und buchstäblich Spaß machen, sagt Tim Murck van Flavour. Ein Prozess hat die gleichen Elemente wie ein Spiel: Regeln, Rollen und Ergebnisse. Wenn Sie möchten, dass sich ein Prozess verbessert, müssen Sie zunächst die (Spiel-)Regeln anpassen. Und belohnen Sie die Ergebnisse.

Wenn Sie ein Spielelement hinzufügen möchten, schauen Sie sich einen Prozess an, der nicht reibungslos abläuft, und ändern Sie einen Teil dieses Prozesses. Sie möchten zum Beispiel, dass jeder einen Beitrag im sozialen Intranet leistet. Das wird nicht geschehen. Belohnen Sie also genau die Menschen, die Inhalte liefern. Sie werden schließlich andere dazu inspirieren, aktiv zu teilen.

Besseres Lesen organisatorischer Nachrichten

Wollen Sie, dass die organisatorischen Neuigkeiten besser gelesen werden? Dann schauen Sie sich erst einmal an, was die Mitarbeiter brauchen. Sie können eine Beteiligung an Entscheidungsprozessen wünschen. Machen Sie ein Quiz daraus, eine Position richtig oder falsch. Welche Antwort auch immer gegeben wird, es liest immer, warum Sie Recht oder Unrecht haben. Organisieren Sie anschließend Offline-Diskussionen. Auf diese Weise binden Sie Menschen in die Organisation ein und sorgen dafür, dass Informationen gelesen werden. Also eine Win-Win-Situation.

Neuer Mitarbeiter per Spiel

Oder suchen Sie einen neuen Mitarbeiter? Indem Sie einen Kandidaten ein Spiel spielen lassen, lernen Sie den Charakter dieser Person kennen. Nicht nur die Hard-, sondern auch die Softskills werden getestet. Auf diese Weise können Sie mit potentiell interessanten Kandidaten sprechen und haben ein ganz anderes Profil von ihnen als wenn Sie sie gerade erst interviewt hätten.

Künstliche Intelligenz und Bots

Durch die Verwendung von KI und Bots können Sie lästige Aufgaben wie das Notieren oder Abrufen von Informationen vereinfachen oder sogar vollständig automatisieren. Laut Remco Bakker, Digital Workplace and Social Business Consultant bei Mixit, mangelt es derzeit an kreativen Ideen innerhalb von Organisationen, um KI einzusetzen. Es stimmt, dass viele Optionen nur in englischer Sprache verfügbar sind. Das macht die Sache natürlich etwas schwieriger, aber man kann auch von diesen Anwendungen lernen und sie dann selbst implementieren.

Was können Sie tun?

  1. Nie wieder aufschreiben: Treffen Sie Eva. Eva ist die virtuelle Teilnehmerin an Ihrem Meeting, Brainstorming oder Ihrer Präsentation. Erzählen Sie ihr die Aktionspunkte oder Aufgabenteilung, notiert sie. Wenn Sie genau nachlesen wollen, was gesagt wurde, wird alles notiert.
  2. Eine Transkription oder Untertitelung von Videos: Manchmal müssen Sie Informationen aus einem Video abrufen. Aufmerksam zuhören und versuchen mitzuschreiben? Zeitaufwändige Aufgabe! Aber nicht mehr: deepgram.com arrangiert es für Sie.
  3. Die Suche nach Ihren Inhalten ist viel einfacher, wenn Sie mit Tags versehen sind. Aber wer macht es jetzt? Langweilig. Google hat die Lösung: Cloud Vision API. Sie laden ein Foto hoch, und die Software erkennt Dinge wie Emotionen, Farben und Orte. Das sind Ihre Tags, und zwar sofort.
  4. Die Überprüfung eines Vertraulichkeitsvertrages ist möglich. Juriblox bv verwendet NDA Lynn, um zu prüfen, ob ein Vertrag akzeptabel oder fragwürdig ist. Diese Beratung basiert auf einer Wissensdatenbank, die in künstliche Intelligenz strukturiert ist.
  5. Finden Sie immer alle Informationen, die Sie suchen, durch einen Bot. Sie fragen ‘Ich bin auf der Suche nach weiteren Informationen zur Zeiterfassung’ und Sie erhalten eine Antwort: ‘Gefunden‘. Das Dokument urenregistreren.docx im Ordner ‚Wie mache ich meine Arbeit.„Durch seine butter.ai alle Ihre Arbeit Anwendungen gesucht werden.Sie fragen “Ich suche mehr Informationen über die Zeiterfassung” und Sie erhalten die Antwort: “Gefunden. Das Dokument befindet sich im Ordner XY.” Alle Ihre Arbeitsanwendungen können über butter.ai durchsucht werden.

Verhaltensänderung

Spaß an all diesen Möglichkeiten, aber wie bringt man die Nutzer so weit, dass sie diese Funktionalitäten tatsächlich nutzen? Neben einer Veränderung der Unternehmenskultur wird es auch eine Verhaltensänderung geben müssen. Wie dann? Die Verhaltensdesignerin Anette Hedegaard und die Datenanalysten Anne-Roos Bakker & Jasper Roosdorp kennen ihre Ratschläge.

Verhaltensdesign

Mit Behavioral Design können Sie Ihr Verhalten beeinflussen. Und genau das wollen viele Organisationen erreichen: Verhaltensänderungen. Anette Hedegaard, Senior Behavioral Design bei KRUKOW, erklärt, warum es so effektiv ist:

Unser Gehirn besteht aus einem reflektierenden und automatischen System. Aus dem reflektierenden System heraus sind wir in der Lage, Wissen zu sammeln und zu analysieren. Die Verwendung dieses Systems verbraucht Energie. Deshalb geschieht dies nur in 10 % der Fälle, in 90 % der Fälle reagieren wir automatisch. Wenn wir also Entscheidungen treffen, werden wir nicht vom Wissen angetrieben, sondern vom Autopiloten. Schwingen Sie Ihr rechtes Bein von vorne nach hinten. (Es ist wirklich einfach zu machen, oder? Und jetzt machen Sie eine 6 in der Luft mit Ihrer rechten Hand. Was passiert mit dem Bein? Sie haben bereits von klein auf gelernt, eine 6 zu machen, die automatisch geht. Aber dieses Bein, hoppla!

Wenn Sie automatisches Verhalten mit reflektierendem Verhalten kombinieren, wird es gestört. Wir sind so konzipiert, dass wir in ein automatisches Verhalten zurückfallen. Durch Behavioral Design versuchen wir, diese Automatismen zu entwerfen und menschliche Fehler vorherzusagen.

Fallstudie Dänische Krankenhäuser

Viele Infektionen wurden in dänischen Krankenhäusern festgestellt. Der Grund dafür war die mangelhafte Umsetzung der Hygieneprotokolle. Durch die Hinzufügung einer Behavioral Design Sauce am Arbeitsplatz stieg der Prozentsatz der korrekt durchgeführten Eingriffe um nicht weniger als 43 Prozent.

Analysieren Sie die Daten Ihres digitalen Arbeitsplatzes

Die Erkenntnisse, die Sie durch die Analyse von Daten gewinnen, können Ihnen auch bei Verhaltensänderungen helfen. Die Datenanalysten Anne-Roos Bakker und Jasper Roosdorp van Embrace sagen uns, welche Datenanalysen Sie an Ihrem digitalen Arbeitsplatz durchführen können:

Starke Netzwerke

Ein erfolgreicher digitaler Arbeitsplatz hängt von Netzwerken oder Communities ab. Diese Netzwerke entstehen oder sind bereits in der Organisation vorhanden. Wie machen Sie deutlich, welche Netzwerke in Ihrer Organisation existieren? Das Organigramm ist schnell gefunden, aber das ist die Struktur, nicht das Netzwerk:

Ein soziales Diagramm kann Aufschluss darüber geben, welche Personen Schlüsselpersonen in der Organisation sind, welche Abteilungen zusammenarbeiten und wie eine Abteilung miteinander interagiert. Offline-Kommunikation kann auch verwendet werden, um ein soziales Diagramm zu erstellen. Dann können Sie später sehen, wie sich das auf der Plattform entwickelt. Aus diesen Daten können Sie wertvolle Erkenntnisse gewinnen, die Sie bei der Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes nutzen können.

Tipp: Netzwerke wachsen, indem sie auch über nicht beschäftigungsrelevante Themen diskutieren.

Wissen teilen

Innerhalb von Organisationen gibt es viele Ideen, die der Organisation helfen können, voranzukommen. Aber bei weitem nicht alle Ideen werden geteilt. Die Barrieren:

  • Mangel an Zeit und Arbeitsaufwand: Es gibt keine Zeit innerhalb der Funktion, um Ideen wahr werden zu lassen, keine Zeit wird von einer Organisation zur Verfügung gestellt oder es gibt überhaupt keine Zeit, Ideen auszutauschen.
  • Andere Prioritäten: Eine gute Idee, die für eine andere Person zu diesem Zeitpunkt nicht wichtig genug ist, hindert den Mitarbeiter daran, zu teilen.
  • Persönliche Unsicherheit: Die Mitarbeiter bezweifeln die Qualität oder Originalität der Idee und scheuen sich davor, sich nicht einzumischen, wenn die Idee schon einmal vorgeschlagen wurde.
  • Mangelnde Entschlossenheit von anderen: Die Idee wird enthusiastisch aufgenommen, aber nicht weiterverfolgt, so dass ein Mitarbeiter keine Idee mehr teilt.

Indem Sie diese Barrieren antizipieren und sogar überwinden, können Sie den Wissensaustausch in Ihrer Organisation fördern.


5 Schritte zur Verhaltensänderung durch Verhaltensdesign

Was Sie lernen müssen

Denken Sie an ausgefallene Frameworks und lernen Sie von anderen Organisationen, Initiativen und Anwendungen. Vergessen Sie nie gute Ideen, die funktionieren, vorher bei Ihnen zu testen! Vielleicht ist Ihre Organisation einfach anders, also entscheiden Sie im Voraus, was Sie erreichen wollen und messen Sie, ob Sie Ergebnisse erzielen. Denken Sie daran, dass Menschen, die aus einer leidenschaftlichen Perspektive arbeiten, engagierte und motivierte Mitarbeiter sind, die miteinander interagieren. Interaktion, die den Erfolg des digitalen Arbeitsplatzes bestimmt.