Implementation
06 mei 2019

Think big, act small: Wie Sie den Aufbau eines neuen Intranets einleiten können

Okay, Sie fangen damit an, ein neues Intranet aufzubauen. Sie haben die Ziele der Organisation sorgfältig festgelegt. Recherchiert, wie Sie Kollegen bei ihrer täglichen Arbeit am besten unterstützen können. Sie haben überlegt, auf welche Systeme zugegriffen oder verlinkt werden soll und auf welche Weise. Darüber hinaus haben Sie den Inhalt und die Struktur des Inhalts untersucht. Mit diesem Wissen treten Sie in die Bauphase ein. So kann etwas mehr schief gehen. Stimmt’s?

Die Praxis ist widerspenstig

Leider sieht es in der Praxis anders aus. Der Start erfolgt oft in guter Stimmung, aber irgendwo um die Zeit herum, wenn der erste Termin näher rückt oder die erste Testrunde stattgefunden hat, ändert sich die Stimmung. Auf wundersame Weise verwandeln sich Projekte von leidenschaftlichen, ehrgeizigen und innovativen Plänen in Tauziehen, endlose Testrunden, Verschiebungen, unfruchtbare Eile und ausbrechende Begeisterung.

Dieser Artikel ist keine Garantie dafür, dass die Dinge diesmal anders werden. Es ist gut zu sehen, warum etwas auch mal nicht klappt.

Fallstrick #1: zu viel auf einmal

Erstens sehen wir, dass es fast immer zu viel auf einmal ist. Ob das nun an der Begeisterung liegt. Oder die Idee, dass es beim Start einen sofortigen Wow-Effekt geben sollte (und dass dies eine Menge neuer Funktionen erfordert). Oder einfach nur, weil alles innerhalb eines Projekts erledigt werden muss. Tatsächlich ist bei einer Erstlieferung fast immer zu viel Funktionalität eingebaut. Das bedeutet mehr Komplexität, mehr (technische) Abhängigkeiten und mehr Tests.

Fallstrick #2: Vom besten vorstellbaren Szenario aus denken

Zweitens basiert das Denken oft auf dem besten denkbaren Szenario und nicht auf dem machbarsten Szenario.  80% der Energie gehen oft in die letzten 20% der Entwicklung. Es sollte nicht nur dann ein Erfolg werden, wenn die erste Version für jede Komponente das bestmögliche Ergebnis erzielt. Reid Hoffman, der Gründer von LinkedIn, sagt sogar: “If you are not embarrassed by the first version of your product, you’ve launched too late.”

“If you are not embarrassed by the first version of your product, you’ve launched too late.”

Fallstrick #3: noch zu viele Unsicherheiten und Unstimmigkeiten während des Baus

Schließlich gibt es, obwohl es sicherlich noch viele andere Gründe gibt, die hier nicht erwähnt werden, oft unvorhergesehene Unsicherheiten oder Unstimmigkeiten während der Bauphase, die noch in der Entwicklungsphase untersucht werden müssen. Diese sind oft technischer Natur. Berücksichtigen Sie dies bei der Planung und Zeitschätzung. Ein Fehler ist, dass sich im Falle einer technischen Unsicherheit eine Diskussion über die Richtung der Lösung verliert.

Think Big, act small – Aufbau eines neuen Intranets

Wie geht man es denn nun an? Wir glauben an das Prinzip: Think Big, Act Small. Mit anderen Worten: Schaffen Sie eine große, klare Sicht – einen Punkt am Horizont – und wagen Sie es dann, in möglichst wenigen Schritten darauf hinzuarbeiten. Damit Sie neue Erkenntnisse über den Prozess gewinnen und durchdachte Schritte unternehmen können.

Der Punkt am Horizont ist da, weil Sie ihn in der ersten Phase des Projekts etabliert und geschärft haben. Der Trick besteht nun darin, zu kleinen Schritten zu gelangen, wie bei agilen Projektmethoden wie SCRUM. Mehr über die Implementierung eines erfolgreichen sozialen Intranets finden Sie im Buch “In 7 Schritten zu einem erfolgreichen sozialen Intranet“.

Wie bestimmt man diese kleinen Schritte?

Allerdings ist es recht schwierig, zu wirklich kleinen Schritten zu gelangen. Oftmals empfinden sie eine Projektgruppe, die an dem neuen sozialen Intranet arbeitet, als zu klein. Das ist auch logisch. Die Projektgruppe hat sich intensiv mit der Materie beschäftigt, hat alle möglichen Lösungen gesehen und kennt vor allem den Punkt am Horizont. Dann kann sich ein kleiner erster Schritt schnell wie ein sinnloser oder gar Rückschlag anfühlen. Vergessen Sie nicht, dass für den Rest der Organisation alles, was “geliefert” wird, weitgehend neu ist. Lesen Sie, wie De Friesland Zorgverzekeraar den Aufbau des neuen Intranets schrittweise umgesetzt hat.

Projektbeispiel:

Ein Beispiel: Angenommen, Sie wollen ein neues soziales Intranet entwickeln, das auf einer Kombination aus Office365, zusätzlicher Social Business Software (z.B. Embrace) und einer Reihe von Links zu allen Arten von Anwendungen basiert, die innerhalb des Unternehmens verwendet werden. Darüber hinaus wollen Sie einen Teil der alten Inhalte migrieren und einen Produkt- und Servicekatalog mit allen Arten von Smart Forms hinzufügen.

Ein kleiner Schritt für eine Projektgruppe ist oft ein großer Schritt für Endanwender

Die Einführung nur der Social-Business-Software mit minimalem Styling fühlt sich wahrscheinlich wie ein kleiner Schritt an. Denn was ist mit all den verwalteten Inhalten, den tollen Designs, die erstellt wurden, der Zusammenarbeit innerhalb von Dokumenten und den KPI’s auf dem Dashboard?

Doch für den Rest des Unternehmens ist der Schritt von einem traditionellen Intranet zu einer interaktiven Plattform, auf der Benutzer Nachrichten posten, Profile einsehen und einfache Blogs schreiben können, wahrscheinlich ein großer Schritt.

Aus dieser Perspektive ist es schön, dass dieser erste Schritt klein und klar ist. So können Sie beispielsweise in den ersten Wochen nach dem Start besonders auf den Benutzersupport achten oder an einem Einführungsvideo arbeiten, das den Benutzern erklärt, warum das neue Intranet verfügbar ist, welchen Beitrag sie erwarten und dass dies nur eine erste Version ist.

Während sich ein Teil der Projektgruppe nach dem Start um die Nachverfolgung und Anleitung der Benutzer kümmert, können Sie weiterhin an einem ersten Update arbeiten, das zwei Wochen später veröffentlicht wird. So können beispielsweise in diesem Update die wichtigsten verwalteten Inhalte in das Intranet aufgenommen und das Styling weiter verfeinert werden.

Die Vorteile der Aufteilung Ihres Projekts in kleine Schritte

Kleine, überschaubare Schritte, wie diese, haben eine Reihe von großen Vorteilen:

  1. Sie erhalten schnelles und häufiges Feedback von Endanwendern;
  2. Das Risiko, dass das gesamte Projekt zum Stillstand kommt, weil eine sehr komplexe Verbindung noch nicht irgendwo funktioniert, ist viel geringer;
  3. Nach jedem Schritt haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren oder sich die Situation notieren. Letzteres kann manchmal nützlich sein, weil Sie mehr Zeit damit verbringen möchten, Benutzer zu führen oder eine Funktionalität aus einem früheren Release zu erweitern;
  4. Es können gezieltere Tests durchgeführt werden. Dies reduziert das Risiko von Frustrationen, die durch das Führen und Entfernen langer Listen von Fehlern und Unvollkommenheiten entstehen;
  5. Nach einem kleinen erfolgreichen Projekt freuen Sie sich als Team auf den nächsten Schritt. Nach einem großen und langwierigen Projekt ist man eigentlich schon ein wenig damit fertig. Letzteres ist tödlich, denn bei einem sozialen Intranet beginnt die “echte Arbeit” erst nach dem ersten Start;
  6. Kleine Projekte machen mehr Spaß als große Projekte. Es macht mehr Spaß, sich in kurzer Zeit mit einem netten Team zu beschäftigen und dann schnelle Ergebnisse zu erzielen, als monatelang im selben Meeting mit den gleichen Leuten über die gleichen Probleme zu sprechen.

Wie kommt man zu kleinen Schritten?

In kleinen Schritten zum Punkt am Horizont. Aber wie teilt man ein großes Projekt in kleine Schritte auf? Hierfür können Sie die empfohlene Sprintlänge aus der Entwicklungsmethode SCRUM verwenden: Ein Schritt kostet das Entwicklungsteam nicht länger als zwei Wochen.

Basierend auf diesem Verteilungsprinzip gelangen Sie dann zu einer Liste, die in etwa so aussieht:

Liste der Dinge, die zu tun sind (1 – 2 wk/schritt):

  • Einrichtung von Social Business Software und Basis-Styling
  • Entwickeln Sie verschiedene Vorlagen
  • Herstellen einer Verbindung mit TopDesk
  • Übertragen von Dokumenten von X Disk in das Intranet
  • Migration eines Teils der Inhalte des alten Intranets
  • Verknüpfung mit Active Directory und Auto-Fill-Profilen
  • Erstellen Sie ein Einführungsvideo und stellen Sie den Startup-Assistenten für neue Benutzer bereit.

Was macht man zuerst?

In welcher Reihenfolge arbeitet man die Schritte ab? Denken Sie zurück an das Prinzip “Think Big, Act Small“. Sie haben bereits festgestellt, was für das Unternehmen wichtig ist und welche Funktionalität den Mitarbeitern in ihrer täglichen Arbeit am meisten hilft. Behalten Sie dies als Leitfaden bei der Priorisierung von Maßnahmen.

Ein nützliches Werkzeug

Dazu können Sie das folgende Diagramm verwenden:

Bestimmen Sie für jedes Teil, was die Auswirkung ist (das Ausmaß, in dem das Teil dazu beiträgt, bringt Sie einen Schritt näher an den Punkt am Horizont) und das Risiko (die Komplexität des Teils).

In zwei “Sprints” zu einem ersten Start

Wenn Sie alle Abschnitte abgeschlossen haben, können Sie die Reihenfolge festlegen und an die Arbeit gehen. Im Idealfall sollten zwei Sprints ausreichen, um einen ersten Start zu machen. Also los geht’s und in 30 Tagen sind Sie live!