tips voor implementatie van een social intranet

Tipps für die Implementierung eines Social Intranets

Eine perfekte Implementierung eines Social Intranets, mit einer feststehenden Mischung von Leuten, Mitteln und Marketing, die zu jeder Organisation passt, gibt es nicht. Beim Start eines Projektes und mit fortschreitender Erkenntnis erkennt man erst, worin die Herausforderungen im Projekt liegen. 

Dennoch benennt Koen Wemmenhove, Social Business Consultant bei Embrace, in diesem Artikel einige Erfolgsfaktoren, die sich bei jeder Implementierung bewährt haben und die sich als notwendig erweisen. Mehr über die Implementierung eines erfolgreichen Social Intranets finden Sie im Buch „Ein erfolgreiches Social Intranet in 7 Schritten“. 

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#1 Sorgen sie für einen guten Business Case

Eigentlich selbstverständlich, und trotzdem so wichtig: Denn ohne Business Case kommt man nicht weit. Und ein Business Case geht weiter als nur Wir möchten Wissen teilen“ oder Wir möchten besser miteinander zusammenarbeiten. Bei der Erstellung eines guten Business Case darf man sich nicht so schnell mit den Antworten zufrieden geben, die man in erster Linie erhält. Ein erfolgreiches Intranet steht in Diensten der Ziele einer Organisation. 

 

#2 Die richtigen Leute in das Projekt einbeziehen 

Der Aufbau eines Social Intranets erfordert viel Sachkenntnis und viel Engagement aus verschiedenen Abteilungen. Stellen Sie die Projektgruppe zusammen. Beschränken Sie sich dabei nicht nur auf Abteilungen wie Kommunikation, HR und IT. Leider passiert gerade das viel zu oft. Betrachten Sie ebenfalls die Rollen, die manche Leute außerhalb der bekannten hierarchischen Organisationsstruktur einnehmen. Wer sind die einflussreichsten Personen? Wer sind die Early Adopter? 
Sorgen Sie auch dafür, dass die Entscheidungsträger, von denen Sie demnächst vorbildliches Verhalten erwarten, entsprechend eingebunden sind. Beziehen Sie die höhere und mittlere Managementebene ein. Berichten Sie regelmäßig, was Sie tun, warum Sie das tun und was von ihren Mitstreitern jetzt und später erwartet wird. 

 

#3 Organisation mit einbeziehen und Begeisterung erzeugen

Die Herausforderung der Projektgruppe ist der permanente Kontakt zu Endnutzern, zu anderen Projekten und zu den verschiedenen Abteilungen. So arbeitet man am gemeinsamen Image des Intranets und erzielt bei Einführung eine höhere Akzeptanz. Eine der erfolgreichsten Maßnahmen in einer Implementierung sind die BrainstormSitzungen, die an ihrem Anfang stehen. Dabei können die Kollegen selbst über das Intranet mitdenken, aber auch gezieltes Feedback zu den ersten Ideen geben.  

#4 Für ein engagiertes Projektteam sorgen 

Wir kennen es alle: Projektmitarbeiter, die früher nach Hause müssen oder die einfach nicht genügend Zeit zur Verfügung haben weil sie sich ihrer eigentlichen Aufgaben widmen müssen. Dazu kommen  Abteilungsleiter, die ihre Leute nicht für das Projekt freigeben möchten, weil zu viele Leute krank sind oder weil in der Abteilung alle Hände voll zu tun ist. Dies ist ein großes Risiko für Ihr Projekt. Verlangen Sie von den Projektmitarbeitern 100%-igen Einsatz innerhalb einer relativ kurzen Zeitspanne. So kann man ein Team werden.  

#5 Einführungsstrategie festlegen 

Think big, act small – dieses Prinzip können wir nur empfehlen. Ihre gesetzten Ziele (Ihr Business Case) sind hochgesteckt, aber Sie arbeiten in kleinen Schritten auf dieses höhere Ziel zu. Hierfür ist eine agile Arbeitsweise (SCRUM) am besten geeignet. Wenn Sie schnell und kontinuierlich neue Releases herausbringen, können die Leute das neue Intranet bereits nutzen und Ihnen Feedback dazu geben, was man an diesem noch besser machen kann. Dazu muss nicht unbedingt die gesamte Organisation mit einbezogen werden.

#6 Botschafter verpflichten 

Kollegen, die die frohe Botschaft vom Intranet verkünden können, trifft man unter verschiedenen Namen: Botschafter, Kernnutzer, Early Adopter oder IT-Buddys. Oft reicht eine offene Einladung, um eine Gruppe von Kollegen für diese Rolle zu aktivieren. Stellen Sie im alten Intranet die Frage, wer mit einem ungetrübten Blick über das neue Intranet mitdenken möchte. 

Ein Botschafter ist begeistert und den Kollegen gegenüber hilfsbereit. Er ist kritisch gegenüber der Projektgruppe, hat ausreichend Online-Erfahrung und ist in der Lage, die Nutzung des Intranets in die täglichen Arbeitsabläufe einzubeziehen. Ein Botschafter äußert beispielsweise eine Idee, die täglichen Outlook-Kalender der Kollegen im Intranet zugänglich zu machen, damit die Front-Office-Leute die Verfügbarkeit der Kollegen besser im Blick haben. 

Die primären Aufgaben eines Botschafters sind Hilfeleistung und Motivation der Kollegen. Einige Wochen nach dem Start folgt eine erste Bewertung, bei der die Botschafter zusammenkommen, um die „Tipps, Tops und Flops“ zu besprechen. Diese Bewertungsrunde liefert Material zur Weiterentwicklung. Zudem können gezielte Aktionen initiiert werden, die den Kollegen weiterhelfen. 

#7 Für eine gute Vorbildfunktion des Managements sorgen 

Das Klischee Ein gutes Beispiel findet Nachahmer“ erweist sich in allen Projekten immer wieder als Wahrheit. Wenn Führungskräfte und Manager sich selbst aktiv im Intranet betätigen, hat dies einen positiven Einfluss auf die Akzeptanz im Team. 

Eine solche Betätigung ist auf verschiedene Weise möglich. Zum Beispiel durch die Beteiligung an inhaltlichen Diskussionen, die im Team geführt werden. Es gibt aber auch Manager, die sich dazu entscheiden, eine Art Wochenrückblick (einen Blog) zu veröffentlichen, in dem Sie ihre Erfahrungen, ihre Vision und ihre Ideen teilen. Oft stößt dies auf positives Feedback. Man kann auch regelmäßige Berichte über Kundenkontakt, Verkauf und andere Unternehmensabläufe übersichtlich und transparent über das Intranet bereitstellen. 

#8 Wissen der Anbieter nutzen 

Lieferanten verfügen über viel Wissen und Erfahrung. Gerade das sollte man nutzen. Wir merken, dass man damit teilweise relativ verkrampft umgeht und die Sache aus einer traditionellen Zwei-Lager-Perspektive betrachtet oder sich an Auslegungsproblemen bei den Ausschreibungs- und Einkaufsregeln stört. Das ist nicht nötig. Solange man transparent ist mit dem was man von den verschiedenen Beteiligten erwartet, kann gerade dieses Wissen einen wertvollen Beitrag leisten und ausschlaggebend für die Auswahl eines Anbieters sein. 

Ein Nachteil einer späten Einbeziehung von Anbietern in das Projekt besteht darin, dass man manchmal keine Ahnung von den bereits bestehenden Standardmöglichkeiten hat. Regelmäßig sehen wir, dass zeitlich abgestufte Projekte schief gehen, weil in der Standardlösung bereits mehr möglich ist als das was auf dem Wunschzettel fomuliert ist. 

Kontakt aufnehmen:

Möchten Sie mehr über Strategie und Einführung eines Social Intranets erfahren? Kontaktieren Sie: Christopher Hablitzel!