Warum Social Tools in Ihrer Organisation nicht fehlen sollten

Im Mai veröffentlichte die renommierte Unternehmensberatung McKinsey ihre Studie zu Social Tools. Die Ergebnisse sind eindeutig: Social Tools verbessern Ihr Arbeitsumfeld und bringen auf diese Weise Ihre Organisation voran. Schneller auf Kunden eingehen, transparenter kommunizieren, einfacher zusammenarbeiten, ein agiler Arbeitsstil und nicht zuletzt ein beträchtlicher Wettbewerbsvorteil – Social Tools machen es möglich. Eine frühere Studie von McKinsey zeigt sogar, dass man mit sozialen Technologien einen Produktivitätsgewinn von ganzen 10 % erzielen kann. In diesem Artikel schildern drei Experten von Embrace anhand von konkreten Beispielen ihre Sicht auf die Ergebnisse der McKinsey-Studie. 

Bühne frei für… die Social Experts. 

Koen, Esmée und Remco haben sich für Sie mit den Ergebnissen der Social-Tools-Umfrage befasst.  

Koen in der Rolle als leitender Berater bei der Implementierung des Social Intranets bei der Gemeinde Rotterdam, Esmée als Social Business Advisor und Remco als Produktmanager. 

Aber der Reihe nach: Was sind Social Tools eigentlich? 

Erklären wir zunächst einmal den Begriff Social Tools. Was hat es damit auf sich? McKinsey verwendet die Bezeichnung Social Tools als Sammelbegriff für alle digitalen Technologien, die zur Vereinfachung der Zusammenarbeit dienen. Hierbei handelt es sich um Technologien, die für die soziale Interaktion verwendet werden: für die gemeinsame Erstellung, Verbesserung und Nutzung von Content. Darunter fallen unter anderem Tools wie interne soziale Medien, der digitale Arbeitsplatz, Kooperationstools und Social Intranet. 

Funktionen sozialer Technologien 

McKinsey zufolge enthalten die neuesten Kooperationstechnologien folgende Funktionen: 

  • Cloud-basiert; 
  • Interaktion in Echtzeit; 
  • Benutzer können miteinander in Dialog treten; 
  • Bieten eine differenzierte Benutzererfahrung: 
  • Integriert mit anderen Business-Anwendungen (z. B. Teilen von Dateien und soziale Medien). 

Die Funktionen, die nach Angaben der Befragten die meisten Vorteile mit sich bringen, sind: 

  • Zeitungebundene Kommunikation; 
  • Möglichkeit zur Zusammenarbeit in spezifischen Gruppen; 
  • Gerätunabhängige Verfügbarkeit 

Die Teilnehmer sind davon überzeugt, dass die drei oben genannten Funktionen den meisten Einfluss auf die Arbeitsweise innerhalb von Organisationen haben. social-tools-effecten

Social Tools verbessern die interne Kommunikation 

Eine der wichtigsten Schlussfolgerungen der Umfrage ist die Möglichkeit zur Verbesserung der internen Kommunikation durch Social Tools. Wie funktioniert das in der Praxis? Koen gibt ein Beispiel: 

„Zurzeit ist E-Mail die Standardform der Kommunikation innerhalb von Organisationen. Wenn man eine E-Mail versendet, bei der 10 Kollegen im Verteiler stehen, senden zwei Personen eine persönliche E-Mail zurück und die anderen acht klicken auf „Allen antworten“. Dies führt zu einem undeutlichen E-Mail-Verkehr, der sich unsystematisch durch die gesamte Organisation zieht. Social Intranet führt diese Informationen zusammen. So wird jedem bereits auf dem ersten Blick klar, was Sache ist. Man sieht zum Beispiel eine Zeitleiste mit allen neuen Postings aus den Gruppen, in denen man selbst Mitglied ist. Das macht die Sache wesentlich effizienter und übersichtlicher.“ 

McKinsey erwartet, dass Social Tools die E-Mail als Standardkanal für geschriebene Kommunikation sogar verdrängen könnte, weil sie durchsuchbaren Content infolge der Zusammenarbeit generieren. 

Because they create searchable content as a by-product of collaboration, the new-generation tools could even begin to replace email as the default channel of written communication.“  McKinsey Global Survey, 2016 

Soziales Hand-in-Hand mit Digitalisierung 

Die Studie ergibt, dass Unternehmen, die auf Kooperationstechnologien zurückgreifen, besser un den Arbeitsalltag integriert sind und Arbeitsabläufe besser digitalisiert sind. 

Koen erklärt: „Die Implementierung eines Social Tools ist erfolgreicher, wenn man an die (digitalen) Abläufe innerhalb der eigenen Organisation anknüpft. Auf diese Weise werden sie zum ‘festen Bestandteil’ des Arbeitsalltags. Hierdurch erkennt man den Mehrwert sofort. So können Fragen von Bürgern von der Abteilung für Publikumsverkehr zu 80 % mithilfe von FAQs, Anleitungen und vorhandenem Wissen beantwortet werden. Für die übrigen 20% muss zusätzliches Wissen, das innerhalb der Organisation vorhanden ist, beansprucht werden. In der Praxis stellt sich heraus, dass gerade die Beantwortung dieser 20 % anderthalb Stunden in Anspruch nimmt. Das kommt durch die vielen Telefongespräche, die für das Finden der richtigen Antwort erforderlich sind. Der Einsatz von sozialen Technologien führt dazu, dass die Fragen oft genug innerhalb von 10 Minuten beantwortet werden. Darin liegt die Kraft der Social Tools.“ 

Social Tools verändern die Arbeitsweise 

Management-Guru Tom Peters sagte es bereits: 

Innovation comes only from readily and seamlessly sharing information rather than hoarding it. 

Mit anderen Worten: Nicht im Horten von Informationen, sondern im einfachen und schnellen Teilen von Informationen liegt die Kraft. Eine Erneuerung der Arbeitsweise ist genau das, was die Befragten in den kommenden drei Jahren von Social Tools erwarten: 

  1. Mitarbeiter können öfter mit Leuten aus anderen Teams, in anderen Funktionen und in anderen Abteilungen kommunizieren (66 %) 
  2. Die alltägliche Arbeit wird immer projektorientierter und spielt sich weniger in funktionsgebundenen Teams ab (48 %) 
  3. Es gibt mehr eigenständig arbeitende Teams (40 %) social-tools-functionaliteiten

Trendbeobachter Marcel Bullinga erwartet sogar, dass es in 10 Jahren nur noch flexible Arbeitsformen gibt, bei denen man nur noch gelegentlich im Büro sitzt. Für jede Aufgabe wird es einen anderen Arbeitsplatz geben: Vom selbst fahrenden Auto bis zum Co-Working-Space, von der Heimarbeit bis zur gelegentlichen Anwesenheit im Büro. Arbeiten – das wird man nicht mehr mit einem bestimmten Gebäude assoziieren, sondern mehr mit der Community, zu der man gehört. Dabei erwartet Trendbeobachter Yuri van Geest große Veränderungen in den Unternehmenskulturen: Top-down-Ansätze (in der Kommunikation) werden verschwinden und Risikomeidung ist Schnee von gestern aus dem vorigen Jahrhundert. Erfolgreiche Unternehmen haben eine offene und transparente Unternehmenskultur, in der Mitarbeiter ruhig mal richtig daneben liegen können, wenn man so zu neuen Initiativen findet. Eine Kultur, in der die Feedback-Loops kurz sind, die Devise Mach’s doch einfach“ gilt und in der man in Strategieplänen nicht weiter denkt als ein Jahr. 

Social Tools führen möglicherweise zu grundsätzlichen Änderungen in der Organisationsstruktur 

In der Studie zeigt sich, dass Social Tools den Informationsfluss innerhalb einer Organisation beeinflussen. Dadurch ändert sich die Arbeitsweise und am Ende kann dies in einer neuen Organisationsform resultieren. In der heutigen Zeit wird von Unternehmen ein erhöhtes Maß an Agilität erwartet. Social Tools helfen beim Experimentieren mit neuen Organisationsformen, die mehr projektorientiert sind und auf Selbstorganisation statt auf Hierarchie setzen. 

Whats more, some executives report greater benefitsdecreased costs and increased productivity, for exampleif they digitize and use social tools in a given process. Several benefits are greater still if the company uses data collected from social interactions among employees and with customers.“ McKinsey Global Survey, 2016. 

Die Implementierung eines Social Tools sorgt für eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Kooperationspartnern und den Kunden. Die Verwendung von Social Tools in einer Vielzahl von Abläufen, zum Beispiel im Kundenkontakt, kann Kosten sparen und gleichzeitig die Produktivität steigern. Im bereits zitierten Beispiel von Koen sieht man, dass eine Kostenreduzierung durch die Verkürzung der Laufzeit eines Prozesses erzielt wird. Die Produktivität wird unter anderem dadurch erhöht, dass die richtigen Leute mit dem richtigen Wissen zum richtigen Zeitpunkt bereitstehen. Wenn Daten aus den Gesprächen zwischen Mitarbeitern und Kunden gesammelt werden, sind die Vorteile nur noch größer.

Zehn Prozent produktiver mit sozialen Technologien 

Eine frühere Studie von McKinsey zeigt auf, dass sich die Produktivität von Wissensarbeitern (Berufstätige, die in ihrer Tätigkeit vor allem auf Wissen und Informationen angewiesen sind) mit sozialen Technologien um 20-25 Prozent steigert. Wir nuancieren diese doch ziemlich optimistische Einschätzung ein wenig, sehen aber durchaus Potential für eine Produktivitätssteigerung um 13 Prozent. Unternehmen brauchen nach der Implementierung eines Social Intranets nun mal ein wenig Zeit, um mit dieser neuen Arbeitsweise vertraut zu werden. Wie die folgende Grafik zeigt, steigert sich die Produktivität vor allem deswegen, weil man Zeit spart: 

  • beim Lesen und die Beantwortung von E-Mails; 
  • bei der Suche und Verwaltung von Informationen; 
  • bei der internen Kommunikation und Zusammenarbeit sowie 
  • bei rollenspezifischen Aufgaben. 
  • Produktivitäterhöhende Social Tools 

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Wir haben in den Beispielen von Koen gesehen, wie dieser Zeitgewinn in der Praxis erzielt wird. 

 

Social Tools: kein Selbstzweck, sondern Mittel zum Zweck 

In Ergänzung zur Umfrage merkt Remco an, dass Social Tools erst dann richtig funktionieren, wenn eine gewisse Offenheit dafür vorhanden ist und sich Änderung in der Unternehmenskultur vollzieht: 

„Social Tools sind keine Patentlösung. Ein Unternehmen muss darauf vorbereitet sein, und es erfordert harte Arbeit. Social Tools können nur dann erfolgreich sein, wenn sich die Kultur ändert. Das bedeutet, dass innerhalb der Organisationsstruktur nicht nur Verhaltensänderungen gefordert werden, sondern dass auch die Abläufe auf Social Tools vorbereitet werden müssen. Ein anderes wichtiges Element ist die Vorbildfunktion der Geschäftsführung, denn die müssen am Ende den Karren ziehen und als Botschafter auftreten. Die Implementierung eines Social Tools darf nicht zum Selbstzweck werden. Die Organisation muss einen Plan haben, aus dem hervorgeht, wo ein Social Tool einen Mehrwert darstellt und warum.“ 

Wo fange ich an? 

Vor einer möglichen Implementierung von Social Tools müssen zunächst einige Schritte durchlaufen werden. Esmée kennt sich aus: 

„Man beginnt mit der Inventarisierung aller digitalen Abläufe innerhalb der Organisation. Anhand dieser Übersicht kann man ausloten, was man kombinieren kann und was eventuell überflüssig ist. Fragen Sie die Kollegen, bei welchen digitalen Prozessen es mit der Schnelligkeit hapert. Wählen Sie von diesen Prozessen zwei oder drei aus und richten Sie diese mithilfe des Social Intranets bzw. mit sonstigen Social Tools ein. Legen Sie einen Nullpunkt fest und messen Sie nach sechs Monaten, ob Social Tools zur Verbesserung beigetragen haben (= Business Case). Auf dieser Grundlage machen Sie weiter. Richten Sie einen digitalen Arbeitsplatz ein, der den Zugriff auf sowohl interne als auch externe digitale Tools und Social Tools ermöglicht. Mit anderen Worten: Alles ist an einer Stelle konzentriert. Gerade diese Betrachtung im Zusammenhang bringt bei der Nutzung konkrete Vorteile – auch und nicht zuletzt im Wettbewerb.“ 

Blick in die Zukunft 

Esmée ist davon überzeugt, dass die Social Tools im heutigen Arbeitsumfeld zum digitalen Arbeitsplatz verschmelzen: „Der digitale Arbeitsplatz ist dort, wo man als Mitarbeiter mit Kollegen, Geschäftspartnern und Kunden, mit den Betriebsabläufen und mit allen notwendigen Informationen vernetzt ist.  Je mehr Verbundenheit zwischen allen verschiedenen Social Tools besteht, desto mehr Synergie und desto mehr Gewinn lassen sich aus ihnen herausholen. Entscheidungen werden schneller getroffen, weil die Informationen und die Kompetenz von Kollegen und anderen Beteiligten schnell in Reichweite sind. Die Folge: Ein schnellerer ‘Time-to-Market’-Wert und ein Wettbewerbsvorteil. 

Remco zufolge sind Social Tools im Arbeitsumfeld der Zukunft fest miteinander verbunden. 

Fazit: Social Tools sind unverzichtbar bei der zukunftssicheren Ausrichtung einer Organisation.