Adaption
24 september 2018

Was ist die Rolle eines Managementteams in einem Social Intranet? 3 Praxisbeispiele

Von dem Moment an, in dem sich eine Organisation für die Nutzung eines sozialen Intranets entscheidet, leben Sie in Richtung Live-Gang. Bis dahin können Sie darüber nachdenken, wie das Managementteam oder das Management dieses Kommunikationsinstrument nutzen wird. Welche Rolle spielt das Managementteam? Und was sind hier die wichtigsten Überlegungen? In diesem Artikel geben wir Ihnen 6 klare Tipps und Richtlinien.

Soziales Intranet: Interaktion, Wissen und Beteiligung

In Ihrem sozialen Intranet ist jeder, der innerhalb Ihrer Organisation arbeitet. Die Mitarbeiter können mit Kollegen in Kontakt treten und in Kontakt bleiben, ihre Meinung zu den Themen äußern und über das Geschehen in der Organisation informiert bleiben.

Ein Managementteam oder ein Vorstand hat andere Ziele mit einem sozialen Intranet im Sinn. Verbesserung der internen Kommunikation und Einbindung der Mitarbeiter in die Organisation, zum Beispiel. Aber wie macht man das?

Interne Kommunikation: Entscheiden Sie sich für eine offene Strategie

Positive Arbeitsumgebungen sind oft durch eine offene Kommunikation gekennzeichnet. Bereits eine Studie aus dem Jahr 2006 hat gezeigt, dass ein Manager, der offen mit seinen Mitarbeitern kommuniziert, einen besseren Service bietet [1] Indem er das Wichtigste kommuniziert, motiviert er als Manager seine Mitarbeiter, Kunden so gut wie möglich zu bedienen.

Die interne Kommunikation ist Teil der gesamten strategischen oder organisatorischen Kommunikation. Dies wirft die Frage auf, wer innerhalb Ihrer Organisation die Kommunikation in einem sozialen Intranet leitet. Wer antwortet und wer veröffentlicht Nachrichten? Lässt du das die Kommunikationsabteilung machen? Lassen Sie Ihre Mitarbeiter ihr eigenes Ding machen? Oder halten Sie als Managementteam oder Vorstand die Zügel in Ihren eigenen Händen? Mehr über die Umsetzung eines erfolgreichen sozialen Intranets finden Sie im Buch “In 7 Schritten zu einem erfolgreichen sozialen Intranet”.

Praxisbeispiele

In den letzten Jahren hat Embrace bei mehr als 150 Unternehmen ein soziales Intranet implementiert. Wir haben einige unserer Kunden nach der Rolle des Managementteams oder des Vorstands gefragt. Was ist ihre Vision davon, und wie lässt sich das in der Praxis umsetzen?

Alle auf einer Linie

Bas Dijkema ist ICT-Berater und Projektleiter bei der Acantus Wohnungsgesellschaft. Hier veröffentlicht das Managementteam regelmäßig Nachrichten im sozialen Intranet. “Diese Botschaften sind in der Regel informativ – zum Beispiel sagt ihnen unser Management, was sie tun und informiert die Mitarbeiter über die Organisation”, erklärt Dijkema. “Auf diese Weise weiß jeder, was wir tun. Wir bringen die Organisation auf die gleiche Linie und können die Punkte am Horizont zeigen.”

Das Managementteam hat eine Vorbildfunktion

Bei Acantus wurde viel über die Position nachgedacht, die das Managementteam im sozialen Intranet einnehmen würde, sagt Dijkema: “Wir sind eine hierarchische Organisation, deshalb war es wichtig, dass die Art der Kommunikation zu unserer Kultur passt. Den Mitgliedern des Managementteams wurde die Botschaft übermittelt, als Vorbild zu fungieren. Sie mussten regelmäßig etwas beitragen, damit andere automatisch im Intranet aktiv werden konnten.”

In der strategischen Kommunikation platzieren die Mitglieder des Managementteams und die Teamleiter die Botschaften im sozialen Intranet von Acantus. “Das soziale Intranet sorgt für mehr Beteiligung, denn die Menschen wissen, was los ist – intern und extern. Oberstes Ziel ist es, die Mitarbeiter auf natürliche Weise mit Informationen zu versorgen.”

Das Intranet ist keine “Anweisung”

Das Management der Gemeinde Stichtse Vecht macht sich auch im sozialen Intranet bemerkbar. “Sie tun dies, indem sie Nachrichten mögen und darauf reagieren”, sagt Josee van Broeckhuijsen, Webkoordinator der Gemeinde. “Sie geben auch regelmäßig Komplimente. Der interne Kommunikationsplan enthält keine detaillierte Beschreibung der Rolle des Managements. Wir haben jedoch zum Beispiel eine Reihe von Kernwerten aufgestellt. Auf diese Weise finden wir es wichtig, dass wir immer in der Lage sind, uns gegenseitig anzusprechen. Das passt zu unserer Organisation, und die Art und Weise, wie das Management kommuniziert, passt auch zu uns.”

“Gelegentlich postet das Management eine eigene Botschaft, aber nicht so auffällig.”, erklärt Van Broeckhuijsen. “Am Ende ist das eine gute Sache. Auf diese Weise wird das Intranet zumindest nicht zu einer ‘Anweisung’.  Alle in der Organisation nehmen teil, und Sie können sagen, was Sie wollen.”

Intranet als wichtiges Kommunikationsmittel

Rob Hoffmann, Generaldirektor der Arbeitsorganisation der Gemeinden Cuijk, Grave and Mill und Sint Hubert (CGM), spricht über die Art und Weise, wie das Managementteam und er selbst insbesondere das soziale Intranet nutzen. “Nach Besprechungen mit dem Managementteam schreibe ich einen Artikel über das, was besprochen wurde. Wenn es schöne Dinge zu berichten gibt, teile ich sie. Das soziale Intranet ist für uns ein wichtiges Kommunikationsmittel.”

“Die Kommunikation über das soziale Intranet erfordert einen seriösen Ansatz.”, räumt Hoffmann ein. “Als Managementteam braucht man Disziplin im sozialen Intranet, man muss einen Rhythmus finden und mit ihm Schritt halten. Wenn Sie es als Werkzeug zur Kommunikation mit Ihren Kollegen nutzen, müssen Sie das gut machen.”

Aktuelle Forschung: Jyske Bank

Vibeke Thøis Madsen hat kürzlich eine Umfrage beim dänischen Finanzinstitut Jyske Bank durchgeführt. [2] Jyske Bank ist ein Finanzdienstleister mit über 4.000 Mitarbeitern. Die Organisation ist international bekannt dafür, wie sie ihr soziales Intranet zu einem wesentlichen Bestandteil ihrer Arbeitsweise gemacht hat.

Identitätsbildung im sozialen Intranet

Madsen schloss aus ihren Erkenntnissen bei der Jyske Bank, dass die Identität eines Unternehmens in einem sozialen Intranet entsteht. Tatsächlich wird diese Identität im Intranet gebildet. Die Mitarbeiter vermitteln sich gegenseitig Werte und Normen in uneingeschränkter Weise. Dies unterscheidet sich völlig von der traditionellen Form der Kommunikation, bei der eine Organisation ihren Mitarbeitern ihre Identität von oben aufzwingt.

Lassen Sie Diskussionen stattfinden

In einem sozialen Intranet diskutieren die Mitarbeiter über die Identität und Arbeitsweise Ihrer Organisation. Manchmal gibt es eine heftige Debatte darüber. Dadurch werden die Mitarbeiter sozusagen in den Normen und Werten Ihres Unternehmens geschult. “Auf diese Weise können sie schließlich als Botschafter Ihrer Organisation fungieren.”, sagt Madsen.

Madsen betont, dass man als Managementteam nicht sofort jede Frage beantworten sollte. Es ist wichtig, eine Diskussion zwischen den Mitarbeitern anzuregen. Auf diese Weise haben sie nicht den Eindruck, dass das Management versucht, eine Diskussion sofort abzuschließen. “Manager sollten in einem sozialen Intranet sichtbar sein”, sagt Madsen, “aber gleichzeitig sollten sie darauf achten, es nicht zu dominieren.” Das ist sehr spannend: Sie müssen einen Teil Ihrer Kommunikation abgeben. Wie bleibt das Intranet am Leben? Community-Manager können hier eine Menge bedeuten.

Teilen Sie Ihre Vision und Kultur über das soziale Intranet

Zurück zu unseren Kunden. Die Generierung von Engagement und die Verbreitung von Informationen sind wichtige Gründe für die Nutzung eines sozialen Intranets bei CGM, erklärt Rob Hoffmann: “Zum Beispiel wollen Sie den Erfolg mit der Organisation teilen, um Solidarität zu schaffen. Wir haben die Notwendigkeit, eine zentrale Botschaft zu vermitteln.

Teilen Sie Ihre Vision und Kultur über das soziale Intranet.

Welchen Ton wählen Sie im sozialen Intranet?

Wie kommunizieren Sie mit Ihren Mitarbeitern über ein soziales Intranet? Wählen Sie einen formalen Ton oder nicht? Die Kommunikation zwischen dem Managementteam und den Mitarbeitern von Acantus erfolgt zwischen informell und formal. “Ich denke, wenn ich etwas poste”, sagt Bas Dijkema. “Es wird immerhin vom gesamten Unternehmen gesehen. Hoffmann schließt sich dem an: “Von Ihrer Position aus schreiben Sie im Prinzip anders, aber ich versuche, informell zu sein. Das Ziel ist, dass jeder es lesen und verstehen kann.”

Funktioniert der gewählte Ansatz?

Wenn Sie einen bestimmten Ansatz wählen, ist es interessant zu sehen, welche Wirkung er hat. Dijkema stellt fest, dass Acantus das Intranet geschäftsmäßig nutzt. “Wir sehen, dass die Art und Weise, wie wir kommunizieren, keinen ‘Facebook-Effekt’ hat. Wir sehen viele Ankündigungen, zum Beispiel von der Personalvertretung. Positive Botschaften erhalten viel Aufmerksamkeit, denken Sie an Menschen, die Diplome erwerben. Diese Art von Nachrichten hat viele Vorlieben. Praktisch ist auch die mobile Version des Intranets. Dies erleichtert es den Außendienstmitarbeitern, mit dem internen Geschehen Schritt zu halten. Uns wurde gesagt, dass die Leute gerne ein Update lesen und dass es schön ist, das Ergebnis zu sehen.”

Dennoch gibt es für Dijkema einige Verbesserungspotenziale. “Die Leute antworten nicht genug auf Fragen, sie sollten das mehr tun. Das Managementteam könnte noch aktiver im sozialen Intranet werden.”

Hoffmann betont die positive Wirkung der von CGM gewählten Kommunikationsstrategie: “Die Art und Weise, wie wir als Managementteam über das soziale Intranet kommunizieren, ist eine bewusste Entscheidung. Da wir über drei Standorte verfügen, ist dies eine perfekte Möglichkeit, Informationen schnell auszutauschen. Es ist auch klar, dass wir in einer gemeinsamen Kultur und nach einer gemeinsamen Vision zusammenarbeiten.”

Vloggender Direktor

Für Hoffmann ist es nicht immer einfach festzustellen, wen er mit seinen Botschaften erreicht. “Die Leute lesen gerne schöne Nachrichten, aber sie lesen nicht so oft gute Nachrichten. Das bedeutet, neue Wege zu finden, um Menschen zu erreichen. Zum Beispiel habe ich ein Video gemacht und wir sollten vielleicht einen Vlog als Kommunikationsmittel verwenden. Man muss mit der Zeit gehen, wenn man seine Botschaft vermitteln will.”

Ihre Rolle im sozialen Intranet: 6 konkrete Hinweise

Jedes Unternehmen, das ein soziales Intranet nutzt, muss eine klare Vorstellung von der Rolle des Managementteams oder des Vorstands auf dieser Plattform haben. Das Intranet bietet Chancen und Möglichkeiten, gibt aber auch zusätzliche Verantwortung.

Die wichtigsten Tipps, die Sie aus diesem Artikel mitnehmen können?  Wir listen sie für Sie auf:

  1. Wählen Sie eine offene Art der Kommunikation mit den Mitarbeitern.
  2. Informieren Sie die Mitarbeiter über das Geschehen in Ihrem Unternehmen.
  3. Geben Sie den Diskussionen die Möglichkeit, sich zu entwickeln.
  4. Denken Sie an den Ton, den Sie als Managementteam oder Vorstand verwenden.
  5. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, im Intranet aktiv zu sein.
  6. Seien Sie sich Ihrer vorbildlichen Rolle bewusst und nehmen Sie diese Rolle ernst.

Letztendlich geht es darum, einen Ansatz zu wählen, der zu Ihrer Organisation passt. So können Sie im sozialen Intranet die Ziele, die Sie sich gesetzt haben, erreichen – und gleichzeitig Ihre eigene Identität stärken.

[1]Karen Mishra, Lois Boynton en Aneil Mishra, ‘Driving Employee Engagement: The Expanded Role of Internal Communications’, International Journal of Business Communication, 2014, Vol. 51(2).

[2]Vibeke Thøis Madsen, ‘Constructing Organizational Identity on Internal Social Media: A Case Study of Coworker Communication in Jyske Bank’, International Journal of Business Communication, 2016, Vol. 53(2).