Was ist ein Social Intranet?

Seit etwa zwanzig Jahren ist das Wort “Intranet” ein Begriff in immer mehr Organisationen. Als das Internet Mitte der 90er Jahre zu wachsen begann, entstanden auch die Intranets. Frontier Technologies präsentierte 1996 eines der ersten Firmen-Intranets. Heute sind wir einen Schritt weiter. Social Intranets sind zur neuen Norm geworden. Doch was genau ist dieses Social Intranet? Und was ist der Mehrwert von social?

Was ist ein Intranet?

Fangen wir am Anfang an. Was ist ein Intranet? Und wozu dient es?
Laut dem Oxford Online-Wörterbuch ist ein Intranet “ein lokales oder eingeschränktes Kommunikationsnetzwerk, insbesondere ein privates Netzwerk, das mit Hilfe von World Wide Web-Software erstellt wurde”.

Ein Intranet ist eine Plattform, die für jeden innerhalb einer Organisation zugänglich ist. Ein Intranet erleichtert insbesondere die folgenden Prozesse:

  • Gemeinsame Nutzung von Informationen
  • Regelungen für praktische Angelegenheiten
  • Information der Mitarbeiter

Ein traditionelles Intranet besteht aus statischen Inhalten. Es gibt keine Interaktion zwischen den Benutzern. Die Kommunikation erfolgt in der Regel top-down: Das Management sendet seine Botschaft an die Mitarbeiter (Managed Content).

Mit Hilfe eines Intranets können Anwender ihre Arbeit effizienter und schneller organisieren. Ein Intranet ist in der Regel mit verschiedenen Werkzeugen ausgestattet. Diese dienen beispielsweise dem Informationsaustausch oder dem Austausch von Dokumenten.

Vom Intranet zum Social Intranet

Was ist mit dem Social Intranet? Was ist ein Social Intranet? Und warum ist es ein Fortschritt im Vergleich zum traditionellen Intranet?

Was ist „social”?

Sie können den Begriff „social” schnell mit Facebook, Twitter oder LinkedIn in Verbindung bringen. Und das ist auch nicht verkehrt, denn soziale Medien und soziale Netzwerke sind aus unserer Gesellschaft nicht mehr wegzudenken.

„Social” bezieht sich auf die Interaktion zwischen Menschen. Diese Interaktion kann unterschiedliche Zielsetzungen haben. Auf diese Weise können Sie Ihre Geschichte auf Twitter und Facebook teilen, während Sie LinkedIn verwenden, um Ihr Netzwerk auf dem neuesten Stand zu halten.

Soziale Werkzeuge erleichtern Ihnen die Zusammenarbeit. Es ist einfacher, Menschen und Informationen zu finden und Wissen kann leichter geteilt werden. Sie können Ihnen sogar helfen, Ihre Produkte oder Dienstleistungen effizienter zu verkaufen. Soziale Instrumente verbessern Ihr Arbeitsumfeld und sorgen so dafür, dass Ihr Unternehmen vorankommt.

„Social“ bedeutet nicht nur soziale Kontakte, sondern ermöglicht es Organisationen, konkret besser zu arbeiten. Innerhalb von Organisationen ist Effektivität unerlässlich, vor allem, wenn sie größer werden und die Wege länger sind. Hier kommt das Social Intranet zum Einsatz.

Was ist ein Social Intranet?

Ein Social Intranet ist ein dynamisches Intranet, bei dem die Interaktion im Vordergrund steht. Die grundlegende Frage ist hierbei, wie Sie es einsetzen. Übrigens: Nicht jeder benutzt für ein solches Intranet den gleichen Namen. Auch Begriffe wie „digitaler Arbeitsplatz”, „Kooperationsplattform” oder „digitale Wissensplattform” sind häufig anzutreffen. Sie verweisen auf das gleiche Prinzip.

Ein Social Intranet ist ein modernes Instrument der internen Kommunikation, das es den Mitarbeitern ermöglicht, Eigeninitiative zu zeigen. Sie können ihre Qualitäten nutzen und diese anderen zeigen. Jeder Benutzer kann selbst bestimmen, welche Informationen für ihn interessant oder nützlich sind, und jeder kann selbständig und unabhängig arbeiten.

Ein Social Intranet erleichtert das Selbstmanagement. Es entstehen Partnerschaften über Abteilungs-, Standort- und Organisationsgrenzen hinweg.

Gute Verbindungen und reibungslose Kommunikation

Heutzutage denken wir anders als vor zwanzig Jahren. Die moderne Gesellschaft verlangt nach guten Verbindungen und reibungsloser Kommunikation. Es ist sehr wichtig, dass wir den menschlichen Aspekt nicht aus den Augen verlieren. Niemand will eine Nummer sein, und das ist auch nicht nötig.

Während Organisationen früher fast selbstverständlich eine klare Hierarchie hatten, wird diese Rollenverteilung allmählich immer weniger streng. Die Mitarbeiter wollen zunehmend ihre Meinung äußern und sich an Diskussionen beteiligen. Organisationen, die sich nicht mit dieser Veränderung mitbewegen, laufen Gefahr, zusammenzubrechen. In unserem kostenlosen E-Book Social Works werden wir auch weiterhin über zukunftssichere Organisationen diskutieren.

Neue Technologien haben den Weg von Elfenbeintürmen zu offenen Türen geöffnet. Moderne Organisationen kommunizieren weniger hierarchisch und mehr von unten nach oben. Das gibt den Mitarbeitern das Gefühl, gehört zu werden. Und gerade der Kontakt zwischen den Menschen sorgt für eine bessere Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb der Organisation.

Flexibel und leicht zugänglich

Die Mitarbeiter sind über ein soziales Intranet direkt miteinander verbunden. Sie können ihre Geschichte jederzeit erzählen. Hinter ihrem Computer, aber auch über ihr Smartphone. So werden z.B. Informationen, Fragen oder Ideen in Sekundenschnelle ausgetauscht (User Generated Content). Kollegen können sich gegenseitig helfen, Input für die Organisation liefern und schneller zusammenarbeiten.

Sie arbeiten effizienter über ein Social Intranet, haben aber auch mehr Arbeitszufriedenheit. Sie verschwenden keine Zeit mit der Suche nach den richtigen Informationen, sondern können diese nutzen, um z.B. eine Frage eines Kunden oder Kollegen schnell zu beantworten.

Drei Arten von Content

Im Großen und Ganzen kann man sagen, dass ein Social Intranet drei Arten von Content umfasst: Managed Content, User Generated Content und automatisierter Content.

Managed Content ist oft Corporate Content, der von einem Content Management System (CMS) aus von einer Abteilung wie Communication oder P&O verwaltet wird. Denken Sie an organisatorische Neuigkeiten, Prozessinformationen oder Anlageninformationen. Mitarbeiter können reagieren, aber nicht selbst Inhalte dieser Art einstellen, ändern oder löschen.

User Generated Content entsteht durch Mitarbeiterdialoge und Publikationen. Solche Inhalte können z.B. in Microblogs und interaktiven Blog-Seiten erstellt werden.

Automatisierter Content wurde noch nicht diskutiert. Diese Art von Inhalten stammt aus externen Anwendungen. Dazu gehören Key Performance Indicators (KPIs), Fahrpläne und Aufgabenlisten.

Die Kombination und Interaktion dieser drei Arten von Inhalten macht ein Social Intranet zu einer effizienten, interaktiven und dynamischen Arbeitsumgebung.

Was ist der Mehrwert eines Social Intranets?

Mit der Nutzung eines Social Intranets steht Ihnen als Organisation ein leistungsfähiges Werkzeug zur Verfügung. Ein Repository für Wissen, aber auch ein Kommunikationskanal, der Interaktion schafft. Die Mitarbeiter können besser zusammenarbeiten und haben die Möglichkeit, ihr Fachwissen mit anderen zu teilen.
Auch nicht unwichtig: Die Kultur Ihrer Organisation wird durch ein soziales Intranet zum Ausdruck gebracht und gestärkt. Endlich können Sie Dinge einfacher, schneller und besser arrangieren.

Die Funktionalitäten eines Social Intranets

Dank verschiedener Funktionalitäten ist ein Social Intranet ein vielseitig einsetzbares Werkzeug. In diesem Artikel sind wir nicht in der Lage, alle Funktionalitäten eines sozialen Intranets detailliert abzudecken, sondern nennen nur ein paar Beispiele:

  • Eine personalisierte Homepage und Zeitleiste
  • Zusammenarbeit mit mehreren Personen in Dokumenten und Dateien
  • Chats
  • Wissensaustausch in Microblogs nach Team oder Abteilung
  • Einblicke in die Expertise über den Knowledge Connector geben
  • Verbrauchsmessung mit Social Analytics
  • Kennenlernen von Kollegen durch ein Profil


Wie nutzen Sie ein Social Intranet?

Die Möglichkeiten eines sozialen Intranets sind großartig, aber alles hängt von der Art und Weise ab, wie Sie es nutzen. Denken Sie beispielsweise darüber nach, wie Sie mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren wollen, welche Rolle das Managementteam spielt, wer Botschafter sein könnte und möchte und wie Sie Ihr Community Management aufbauen. Was wollen Sie mit dem Intranet erreichen? Machen Sie Ihre Ziele im Vorfeld in einem Business Case klar und formulieren Sie sie messbar.

Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrer Kommunikation konsistent sind, aber halten Sie sich nicht an eine Arbeitsmethode. Scheuen Sie sich nicht davor, Fehler zu machen, denn gerade deshalb wird ein Social Intranet humaner und die Schwelle zur Teilnahme sinkt.

Social ist the new normal

Wenn Sie nach der Lektüre dieses Artikels das Gefühl haben, dass ein Social Intranet seine Kraft hauptsächlich aus bestimmten Funktionalitäten bezieht, sollten wir Ihnen kurz auf die Schulter klopfen.

Trotz des Mehrwertes der verschiedenen Funktionen liegt das Wesen des Social Intranets in der Art und Weise, wie es genutzt wird. Effektivere Zusammenarbeit zwischen mehr Menschen, mit besserer Kommunikation und optimaler Arbeitseffizienz. Sie arbeiten angenehmer und besser und können wertvolles Wissen nutzen, das oft nur in Ihrer Organisation vorhanden ist.

Social ist kein Modewort, sondern ein unverzichtbarer Bestandteil moderner, erfolgreicher Geschäftsabläufe.

 

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