Implementation
08 oktober 2018

Wie richtet man ein soziales Intranet ein?

Sie haben Ihre Ziele definiert, Sie wissen, für wen Sie es tun, die Projektgruppe wurde eingerichtet, Sie haben einen Lieferanten ausgewählt, der Vertrag wurde unterschrieben und der Kick-off durchgeführt. Endlich können Sie starten! Und jetzt? Wie geht man vor? Der nächste Schritt ist die Bestimmung: Was wird wo platziert? Welche Inhalte und Funktionalitäten werden in das neue Intranet eingestellt?

In diesem Artikel geht es um die Gestaltung und den Aufbau eines sozialen Intranets mit Fokus auf den Inhalt und die Teamstruktur. Dies unterscheidet sich wesentlich von der Konzeption und dem Aufbau eines traditionellen Intranets.

Welche Inhalte nehmen Sie mit?

Zuerst müssen Sie mit dem Inhalt arbeiten. Inhalt ist definiert als alle Inhaltsseiten, Dateien und Medien, die das Layout des Intranets bestimmen. Das Motto lautet: Je weniger, desto besser. Ein Großteil der aktuellen Inhalte wird nicht genutzt oder ist veraltet. Um festzustellen, welche Inhalte Sie mitnehmen möchten, gibt es eine Reihe von Möglichkeiten.

Durch die Beschreibung der Ziele und die Abbildung der Wünsche Ihrer Kollegen wissen Sie, welche Inhalte und Funktionen ins Intranet zurückkehren sollen. Aber wie geht man mit den Inhalten um, die bereits im alten Intranet waren? Und wird dieser Inhalt noch benötigt, wenn die Kollegen viel mehr selbst veröffentlichen können?

Die Durchführung eines Content-Audits gibt Ihnen einen sicheren Überblick darüber. Ein Content Audit hilft Ihnen, die Inhalte des alten Intranets abzubilden. Dies können Sie in Excel oder in Google Spreadsheets tun. Es mag nach viel Arbeit klingen, aber es spart Ihnen Zeit!

Um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, welche Inhalte wichtig sind, können Sie Statistiken einsehen und sehen, welche Inhalte im aktuellen Intranet häufig angesehen werden. Daraus kann eine Top 10 der Themen/Inhalte erstellt werden.

Bitten Sie Ihren Lieferanten, alle Inhaltsseiten zu exportieren. Bitten Sie auch pro Inhaltselement, das “Datum der letzten Änderung”, “Erstellt am Datum” und alle Nutzungsstatistiken zu exportieren. Damit haben Sie einen vollständigen Überblick über alle Inhalte im alten Intranet.

Arten von Content

In einem sozialen Intranet muss man sich mit verschiedenen Arten von Inhalten auseinandersetzen. Insgesamt können Sie den Inhalt in drei Typen unterteilen:

Managed Content

Dies sind oft Unternehmensinhalte, die von einem Content Management System (CMS) aus von einer Abteilung wie Communications oder P&O verwaltet werden. Denken Sie an organisatorische Neuigkeiten, Prozessinformationen oder Betriebsinformationen. Mitarbeiter können auf diese Inhalte reagieren, sie können sie aber nicht selbst veröffentlichen, ändern oder löschen. Im Vergleich zu einem herkömmlichen Intranet wird die Menge der verwalteten Inhalte deutlich geringer sein. Ein Großteil der Inhalte wird vom Benutzer generiert.

User Generated Content

Dies betrifft Inhalte, die aus Dialogen und Veröffentlichungen von Mitarbeitern entstehen. Benutzergenerierte Inhalte werden beispielsweise in Nachrichten und interaktiven Blog-Seiten erstellt. Mitarbeiter können diese Inhalte selbst einstellen, ändern und löschen.

Automated Content

Automatisierte Inhalte stammen aus externen Anwendungen. Beispiele sind Key Performance Indicators, Zeitpläne und Aufgabenlisten.

Es ist gut zu untersuchen, wo Kombinationen von Inhaltstypen möglich sind und wo sie sich gegenseitig bereichern. Das offensichtlichste Beispiel ist die Fähigkeit, auf Nachrichten zu reagieren und sie zu “liken”. Sie können sich auch die Möglichkeit vorstellen, Fragen zu Handbüchern oder Protokollen zu stellen.

Klassifizieren der Inhaltsstruktur

Die Struktur und das Layout des Intranets ist wichtig, da sie bestimmt, welcher Teil des Intranets top-down verwaltet wird (managed content) und welcher Teil bottom-up erstellt wird (user generated).

Es ist vorzuziehen, teilweise eine traditionelle Navigationsstruktur zu verwenden. Entsperren Sie die Inhalte dort, so dass die Mitarbeiter wissen, dass sie die richtigen Informationen betrachten. Beispiele sind P&O-Informationen oder Informationen über Protokolle und Arbeitsanweisungen.

Darüber hinaus bietet ein soziales Intranet die Möglichkeit, Inhalte in Teams zu erstellen. So kann beispielsweise die ICT-Abteilung Handbücher oder Anweisungen der Organisation zur Verfügung stellen, indem sie sie in ihrem eigenen Team teilt.

Da Informationen auf diese Weise verbreitet werden können, ist es sinnvoll, Tags als zusätzliches Such- und Navigationswerkzeug zu verwenden. Tags können verwendet werden, um Inhalte zu organisieren. Wenn Sie das Tagging als Navigationsstruktur nutzen wollen, ist es wichtig, sich vorher über einen guten Thesaurus (allgemeines Glossar) Gedanken zu machen, der am Anfang beim Tagging von Inhalten führend ist. Das bedeutet praktisch, dass Mitarbeiter keine Tags selbst erstellen können und aus einer vordefinierten Liste Tags auswählen müssen. Häufig wird mit Hilfe der Suchfunktion nach Informationen gesucht, Tags dienen als zusätzliche Kategorisierung.

Die Praxis- und Anlageninformationen sind in einem zentralen Dienstleistungs- und Produktkatalog zusammengefasst. Auf diese Weise muss der Endverbraucher nicht darüber nachdenken, welche Abteilung nach welcher Regelung suchen soll.

Teamstruktur klassifizieren

Es gibt alle Arten von Möglichkeiten, vor dem Start ein erstes Teamlayout zu erstellen. Aber welche ist nützlich, um sich zu entscheiden? Sollten diese Teams standardmäßig offen oder geschlossen sein? Und müssen die Mitarbeiter zu Beginn in einem oder mehreren Teams vertreten sein?

Die Kollegen arbeiten in Teams in einem sozialen Intranet zusammen. Es gibt alle Arten von Möglichkeiten, zu einer Division von Teams zu gelangen; zum Beispiel:

  • Hierarchische Teams: Diese Teams folgen der Organisationsstruktur, z.B. Teams von Abteilungen und Geschäftseinheiten;
  • Prozess-Teams: Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen, die in einem bestimmten Prozess zusammenarbeiten, wie z.B. die Einstellung von Personal, werden in einem Team zusammengefasst;
  • Projektgruppen: Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen arbeiten im Team mit Partnern und Kunden zusammen;
  • Thematische Teams: Diese Teams werden nach Interesse an einem bestimmten Thema wie Diabetes, Marketing oder Laufen organisiert;
  • Geografische Teams: Diese Teams sind nach Standort oder Niederlassung organisiert;
  • Funktionsteams: Diese Teams bestehen aus Mitarbeitern, die die gleiche Rolle oder Funktion erfüllen, z.B. alle Informationsberater.

In der Praxis ist es sinnvoll, zunächst mindestens ein Teamlayout zu wählen und sicherzustellen, dass jeder ein Mitglied eines der zuvor erstellten Teams ist. Fang nicht mit zu vielen Teams an: So bleibt es übersichtlich und benutzerfreundlich. Wählen Sie auch offene Teams, um die Transparenz und den sozialen Aspekt zu unterstreichen. Innerhalb eines sozialen Intranets haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, eigene Teams zu gründen, was nach dem Start eine neue Struktur schafft. Es ist klüger, diese Dynamik in die richtige Richtung zu lenken, als sie vorher zu eng abzugrenzen.

Auswahl eines Teamlayouts

In der Praxis ist es sinnvoll, zunächst mindestens ein Teamlayout zu wählen und sicherzustellen, dass jeder ein Mitglied eines der zuvor erstellten Teams ist. Fang nicht mit zu vielen Teams an: So bleibt es übersichtlich und benutzerfreundlich. Wählen Sie auch offene Teams, um die Transparenz und den sozialen Aspekt zu unterstreichen. Innerhalb eines sozialen Intranets haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, eigene Teams zu gründen, was nach dem Start eine neue Struktur schafft. Es ist klüger, diese Dynamik in die richtige Richtung zu lenken, als sie vorher zu eng abzugrenzen.

In vielen Organisationen sehen wir, dass nicht arbeitende, verwandte Teams gebildet werden, wie z.B. “Message board / Marketplace”, “Running” oder “Friday Friet van Piet”. In der Regel ist es nicht notwendig, viele Vereinbarungen darüber zu treffen. Zur Veranschaulichung: In den meisten Umgebungen liegt das Verhältnis zwischen arbeitsbezogenen und nicht arbeitsbezogenen Teams im Durchschnitt bei 98% zu 2%.

Vereinbarungen über Dokumente treffen

Das neue soziale Intranet soll der Ort werden, an dem die Mitarbeiter Informationen austauschen, oft in Form von Dokumenten. In der Regel ist eines der Ziele, das Intranet zu nutzen, um die vorhandene X-, Y- oder Z-Festplatte zu ersetzen. Zusätzlich zu diesen Netzlaufwerken gibt es oft mehr Systeme und Standorte, an denen Dokumente gespeichert sind. Um eine zentrale und strukturierte Ablage von Dokumenten zu erreichen, ist es daher wichtig, dass alle diese Systeme über das Intranet angesprochen werden oder über das Intranet recherchiert werden können. Darüber hinaus sind Vereinbarungen erforderlich, die festlegen, welche Art von Dokument Sie wo speichern.