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24 mei 2018

Social Intranet in einer Kommune?

Ingrid Ensing, leitende Strategieberaterin bei Innovatielab, berichtet, wie das Social Intranet der Kommune bei der Umwandlung eines Beamtenapparates in eine netzwerkbasierte Organisation geholfen hat.

Warum habt ihr euch für ein Social Intranet entschieden?

Die Entscheidung für ein Social Intranet hatte mehrere Gründe, die zunächst einmal ganz praktisch waren. Wegen der Sparmaßnahmen mussten wir uns von unserer gedruckten Personalzeitung verabschieden. Deshalb suchten wir nach einem Medium, über welches wir mehr Informationen teilen konnten.

Keine Interaktion im alten Intranet

Außerdem war das Intranet, das wir hatten, ziemlich veraltet. Unser Intranet ermöglichte keine Interaktion, und es war ohnehin langsam aber sicher erneuerungsbedürftig. Ebenfalls hatten wir uns gedacht, dass es für unsere Mitarbeiter weniger schwierig würde, externe soziale Medien zu nutzen, wenn sie bereits Erfahrungen mit der Nutzung von internen sozialen Medien gesammelt hätten.

Darüber hinaus möchte unsere Organisation ermöglichen, dass Mitarbeiter unabhängig von Ort und Zeit und ohne die Notwendigkeit ständig vor Ort zu sein, arbeiten können. Aus diesen Gründen haben wir uns für die Implementierung eines Social Intranets entschieden. Erkennen Sie diese Gründe wieder und interessiert es Sie, was ein Social Intranet in Ihrer Organisation bewirken kann? Lesen Sie: Social funktioniert.

Langwierige Entscheidungsfindung

Es hat allerdings einige Zeit gedauert, bevor wir tatsächlich loslegen konnten. Die Beschlussfassung zog sich hin. Das lag einerseits am Sparzwang, andererseits aber auch an der Tatsache, dass ein Social Intranet etwas völlig Neues ist. Das Projekt selbst hat insgesamt 3,5 Monate gedauert.

Wie habt ihr die Implementierung durchgeführt?

Wir haben die Organisation von Anfang an in die Entwicklung des neuen Intranets einbezogen. Wir haben selbst einige Leute angesprochen und sie darum gebeten mitzudenken. Außerdem konnten sich Leute selbst freiwillig melden. So kamen wir insgesamt auf 80 Kernnutzer. Ebenfalls wurde die gesamte Projektdokumentation mit der ganzen Organisation geteilt.

Organisation immer einbezogen

Auch bei der Namensfindung für das neue Intranet haben wir die Organisation nicht außen vor gelassen. Insgesamt kamen ca. 20-30 Einsendungen zusammen, und gemeinsam haben wir uns für den Namen „Insite“ entschieden. Ein Kollege hat das Logo entworfen, darüber hinaus hat sich ein eigenes Team von Fotografieliebhabern im Intranet gebildet, und dieses Team steuert jeden Monat ein neues Titelbild bei. Das Intranet wird also wirklich von allen getragen.

Inhalte des alten Intranets nicht mitgenommen

Auf unserem alten Intranet war natürlich jede Menge Content vorhanden. Wir haben von Anfang an deutlich gemacht, dass dieser Content nicht in das neue Intranet übernommen wird. Davon ausgenommen war der Content der Stabsabteilungen (Personal, Kommunikation, IT, Facility Management). Außerdem haben wir ausgelotet, wie wir dies möglichst zentral positionieren können. Dies führte zur Einrichtung des Bereichs „Direkt regeln“.

Kernnutzer

Wir haben die 80 Kernnutzer im Umgang mit dem System geschult. Dies geschah zwei Wochen vor Beginn des Regelbetriebs in Gruppen von 10-15 Kernnutzern. Diese Kernnutzer haben in den zwei Wochen vor Beginn des Regelbetriebs bestimmte Inhalte in entsprechende Teams übernommen. Es gibt auch ein Team mit Kernnutzern, in denen die Kernnutzer wiederum einander Tipps geben.

Wir haben das neue Intranet nicht groß über nicht-digitale Mittel angekündigt. Vielmehr haben wir es so geregelt, dass jeder Mitarbeiter automatisch den Arbeitstag mit dem Intranet startet.

 

Wie reagierten die Mitarbeiter?

Die Reaktionen der Mitarbeiter waren sehr unterschiedlich. Es gibt Leute, die es fantastisch finden, andere Leute wiederum stellten Nachrichten ins Netz, in denen sie sich beklagten, dass sie überhaupt nicht damit klar kamen. Wir sind noch nicht so lange online, aber wir sehen bereits, dass sich viele Teams bilden und dass sich doch eine Menge Leute damit befassen. Woran sich die Leute manchmal gewöhnen müssen, ist anstelle der traditionellen Navigation das Suchfenster zu benutzen. Das kennen sie zwar von der Google-Suche zu Hause, aber auf der Arbeit sind sie immer noch an die Navigationsstruktur des alten Intranets gewöhnt.

Umgebungsadministratoren

Wenn die Leute Fragen haben, geben die Umgebungsadministratoren Antwort. Insgesamt gibt es sechs Umgebungsadministratoren. Aber auch, wenn wir sehen, dass ein Mitarbeiter seine Verkaufskleinanzeige auf die Homepage statt auf die Pinnwand setzt, scheiden wir ein und erklären, wie sie es besser machen können. Wenn wir feststellen, dass eine Frage häufig vorkommt, veröffentlichen wir sie als Tipp für die gesamte Organisation. Aber eigentlich sehen wir von Anfang an sehr häufig, dass sich Mitarbeiter bereits untereinander Antworten gaben. Und darüber freuen wir uns.

Was bringt es für die Organisation?

Wir sind noch nicht besonders lange online und können deshalb noch nicht sehr viel Konkretes darüber sagen. Aber ich erwarte, dass die Organisation dadurch transparenter und weniger hierarchisch wird. Und ich hoffe, dass unsere Mitarbeiter auch nach außen hin mehr kumminizieren, indem die Hürde zur Nutzung von externen sozialen Medien kleiner wird. Auf diese Weise hoffe ich, dass mehr mit den Bürgerinnen und Bürgern der Gemeinde Dialog geführt wird.

Was könnt ihr anderen Organisationen empfehlen? Was sollten sie tun und was sollten sie vor allem nicht tun?

Keinen Content mitnehmen

Sie sollten nicht den gesamten alten Content übernehmen. Das kostet nur zusätzliche Bearbeitungszeit. Wir haben von Anfang an klar gesagt: Das machen wir nicht. Dagegen hat es auch keine Widerstände gegeben. Jeder ist selbst dafür verantwortlich, eigenen Content ins Intranet zu stellen. Wir als Projektgruppe haben dies nicht geregelt.

Loslassen

Viele Regeln für die Nutzung des Intranets sollte es nicht geben. Zum Beispiel Regeln dazu, wer wann und wofür ein Team erstellen kann. Man sollte es loslassen. Gebt den Leuten so viel Eigenverantwortung wie möglich und schenkt ihnen Vertrauen.

Keine 100%-ige Nutzung

Auch sollte man nicht von vorne herein wollen, dass jeder gleichermaßen intensiv mit dem Intranet arbeitet. Manche Leute kommen ins Büro und klicken das Intranet am liebsten sofort weg. Andere lesen nur schnell mal eine Nachricht oder buchen einen Konferenzraum. Und manche arbeiten halt nicht so gerne im Team. Völlig in Ordnung!

„Keine Vorschriften machen, aber trotzdem alle Möglichkeiten bieten”

Man sollte immer wieder betonen, dass es keine Vorschriften, aber jede Menge Möglichkeiten gibt. Früher oder später werden sie schon darauf zurückgreifen. Spätestens bei den Konferenzräumen: Die kann man nämlich nur über das Intranet regeln. Mit dem Intranet fängt der Arbeitstag an. Man sieht sämtliche genutzte Anwendungen in einer Übersicht und behält so den Durchblick.

Was könnt ihr anderen Organisationen empfehlen? Was sollten sie vor allem tun?

Keine Frage: Die Sache loslassen. Man sollte die Leute unterstützen, damit sie mit den Tools arbeiten können, aber man sollte sie nicht dazu zwingen, sie auch tatsächlich zu nutzen

Die Mitarbeiter so viel wie möglich einbeziehen

Die Leute sollten so gut wie möglich an das neue Intranet herangeführt werden. Es gibt viele Möglichkeiten Leute mit einzubeziehen. Ein kleiner Aufwand kann Wunder bewirken. Man kann zum Beispiel die Mitarbeiter auffordern, ein schönes Titelbild beizusteuern, wobei das schönste bei der Lancierung tatsächlich veröffentlicht wird. So wird es für die Leute auch konkreter. Solche Sachen verzögern das Projekt nicht, sondern tragen mit dazu bei, dass es gemeinsam geschultert wird. Zur Schaffung einer lebendigen Plattform braucht man nämlich Rückhalt. Jeder muss sich darin zu Hause fühlen.

So viel wie möglich mit Kollegen teilen

Letzten Endes habe ich wirklich alles mit den Mitarbeitern geteilt. Jeder hatte Einsicht in alle Dokumente, Projektberichte usw. Was wir dann nicht erwartet hatten: Bei der Lancierung machten uns Serverprobleme einen Strich durch die Rechnung. Wir sind deshalb zwei Wochen später als geplant in den Regelbetrieb gegangen. Aber im Nachhinein hat sich das sogar ziemlich positiv ausgewirkt. Zwar war der Link schon geteilt, aber den Autostart des Intranets haben wir vorübergehend dann wieder deaktiviert.

Trotzdem fingen schon einige Leute an, das Intranet zu nutzen. Das war schon erfreulich. Es gab auch keine negativen Kommentare wegen des Aufschubs, im Gegenteil. Man meinte vielmehr: „Schade, ihr habt so hart daran gearbeitet.“ Das wird wohl auch daran gelegen haben, dass die Leute von Anfang an mit einbezogen waren.

Habt ihr noch Pläne für die Zukunft?

Angefangen haben wir mit einer kurzen Phase mit minimalem Funktionsumfang, damit sich die Leute an das System gewöhnen konnten. Aber auch um das Projekt übersichtlich zu halten; sonst hätten wir vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr gesehen. Wegen der kurzen Einführungszeit hat mich übrigens so mancher für verrückt erklärt. Aber diese kurze Einführungszeit hat dafür gesorgt, dass dem Projekt nicht die Puste ausgeht und man schnell Ergebnisse sieht. Für Diskussionen war keine Zeit – wir machten es einfach.

Erweiterungen und Schnittstellen

In Zukunft möchten wir das System um einige Schnittstellen erweitern. Wir haben im Moment Links zu verschiedenen Anwendungen, möchten die jedoch weiter integrieren, damit das Intranet immer mehr zum Dreh- und Angelpunkt des Arbeitstages wird. Das Intranet ist jetzt bereits von externen Standorten aus zugänglich. Wir möchten, dass dies für so viele Anwendungen wie möglich auch der Fall sein wird. Außerdem möchten wir noch eine Schnittstelle zu einem Dokumentenverwaltungssystem schaffen, damit Dokumente auch archiviert werden können.

Wir sammeln von allen Leuten Beschwerden und Wünsche. Die Administratoren durchstreifen das Intranet auf der Suche nach Anregungen und Kritik. In einiger Zeit werden wir prüfen, ob diese Wünsche immer noch da sind oder ob diese nur geäußert wurden, weil man sich erst an das neue System gewöhnen musste. Dann werden wir sehen, was wir realisieren können.