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24 mei 2018

Wie wird die Kooperationsplattform GC A Plaza genutzt?

Bevor man eine Kooperationsplattform lanciert, notiert man zunächst die Zwecke einer solchen Plattform in einem Business Case. Was möchte man mit der Plattform erreichen? Und wie wird man messen, ob man dieses Ziel erreicht hat? Für das Gesundheitszentrum für Asylbewerber war die Kooperationsplattform eines der Systeme, das als Voraussetzung zur Einführung einer Selbstorganisation galt. Vorab wurden verschiedene Ziele formuliert, darunter die Ermöglichung und Anregung der gemeinsamen Nutzung von Wissen und die Förderung der Zusammenarbeit und des Kontaktes zwischen sämtlichen Mitarbeitern.

Die Frage, die sich nun stellt, lautet: Wurden diese Ziele erreicht? Wie nutzen beispielsweise die Arzthelfer(innen) die Plattform? Welche Rolle spielt die Zentrale? Findet mehr Zusammenarbeit statt zwischen einzelnen Teams bzw. Standorten? In diesem Blog begleiten Sie mich bei meiner Untersuchung nach der Nutzung von GC A Plaza. Dabei werde ich auf all diese Fragen eingehen. Spoiler alert: Wissen teilen und Zusammenarbeit? Nur so!

Zu allererst: Wer oder was ist GC A?

GC A steht für GezondheidsCentrum Asielzoekers (Gesundheitszentrum für Asylbewerber). Innerhalb der GC A-Struktur arbeiten viele Hausärzte, Therapeuten, Pflegekräfte und Praxishilfskräfte zusammen, um die medizinische Betreuung für Asylbewerber zu gewährleisten. Die Support-Abteilung befindet sich in Wageningen.

Die Gesundheitsdienstleister befinden sich an verschiedenen Standorten überall in den Niederlanden. Dies macht die Interaktion zwischen den einzelnen Kräften manchmal schwierig. Meine Studie hat ergeben, dass GC A Plaza, die Kooperationsplattform von GC A seit ihrer Lancierung im Dezember 2015 zur Lösung dieser Probleme beiträgt.

Ziele messen… wie geht das?

Zur Durchführung dieser Studie habe ich mir Diskussionen in drei verschiedenen Bereichen von GC A Plaza angesehen. Die Bereiche:
1) Die allgemeine Gruppe*
2) Die Nachrichten unter den Themenseiten**
3) Diskussionen in öffentlichen Gruppen***

Bei jeder Diskussion habe ich unter anderem darauf geachtet, wer wen kommentiert, ob die Nachricht arbeitsbetont ist, an welchem Standort sich die einzelnen Personen befinden, welche Funktionen die einzelnen Personen bekleiden, womit sich die Diskussion befasst usw. Auf der Grundlage dieser Informationen habe ich unter anderem die Entfernungen zwischen den Nachrichten berechnet.

Nun zu den Ergebnissen:

Erstens: Stehen die verschiedenen Standorte über GC A Plaza miteinander in Kontakt?

GC A Plaza sorgt dafür, dass die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern sowohl standortübergreifend als auch überregional stattfindet. Wenn Hausarzt A aus Friesland eine Frage auf GC A Plaza stellt, antwortet Hausarzt B aus Limburg darauf und eine Pflegekraft aus Utrecht beteiligt sich an der Diskussion. Dabei ist es unerheblich, ob ein Gesundheitsbediensteter an einem Standort in Zeeland, Limburg, Utrecht, Groningen oder Friesland tätig ist. Jeder Gesundheitsbedienstete steht grundsätzlich mit jedem anderen Gesundheitsdienstleistendenim Dialog. So liegt in der allgemeinen Gruppe, in der jeder Mitarbeiter innerhalb der Organisation Nachrichten veröffentlichen kann, die längste Entfernung, die eine Nachricht zurücklegt (Luftlinie) bei 253 km, mit einem Durchschnitt von 86,11 km. Kurz gesagt: Gesundheitsbedienstete, die normalerweise niemals miteinander reden würden, weil sie an verschiedenen Standorten tätig sind, stehen jetzt miteinander im Dialog. Dies bietet Möglichkeiten für den Erwerb von Wissen: Jeder Mitarbeiter von GC A kann jetzt mit anderen Mitarbeitern wissen und Ideen austauschen und in einer digitalen Umgebung zusammenarbeiten.

Und… wird tatsächlich Wissen geteilt?

Auf GC A Plaza teilen Mitarbeiter ihr Wissen. Eine Art der Wissensteilung ist das Stellen von Fragen und der Erhalt von Antworten auf diese Fragen. So werden beispielsweise Fragen über Verfahren und Protokolle gestellt. Interessant dabei ist, dass diese Fragen nicht nur von Mitarbeitern aus der zentralen Verwaltung beantwortet werden, sondern auch von Mitarbeitern mit einer Gesundheitsfürsorgefunktion. Das Wissen kommt somit von den Arbeitskräften selbst und wird nicht mehr ausschließlich von den höheren Verwaltungsebenen aus verbreitet. Dies wird zusätzlich bekräftigt durch einen Befund der Studie, nach welchem in erster Linie Nachrichten kommentiert werden, wenn sie arbeitsrelevant sind. Auch stellt sich heraus, dass jede Funktionsgruppe eine eigene Rolle auf der Plattform spielt. Dies möchte ich gerne veranschaulichen:

Wie verwenden Mitarbeiter der zentralen Verwaltung die Kooperationsplattform?

Mitarbeiter, die in der Zentrale in Wageningen tätig sind, betätigen sich auf der Kooperationsplattform vor allem unterstützend: Sie veröffentlichen allgemeine Mitteilungen, beantworten Fragen und sorgen dafür, dass bestimmte Fragen von den richtigen Personen beantwortet werden. Während in anderen Organisationen die Zentrale in erster Linie nur Informationen „versendet“, läuft dies auf GC A Plaza anders. Die Mitarbeiter der Zentrale fungieren nicht mehr ausschließlich als Verlautbarungsorgan, sondern sorgen nunmehr dafür, dass Auskünfte von den Personen erteilt werden, die sich mit der Materie auskennen, indem sie unter eine Nachricht den entsprechenden Ansprechpartner setzen.

Was tun Praxishelfer auf GC A Plaza?

Praxishelfer sind im allgemeinen Fragensteller und Koordinatoren: Sie nutzen GC A Plaza, um Fragen zu stellen, Angelegenheiten zu regeln (z. B. Vertretungen) und beantworten ab und zu eine Frage. Praxishelfer sind häufig die Initiatoren von Diskussionsfäden. Sie starten häufiger Diskussionen und sind im Vergleich zu anderen Funktionsgruppen weniger geneigt, zu Diskussionen Stellung zu nehmen. Praxishelfer sind innerhalb von Hausarztpraxen oft diejenigen, die viele Dinge regeln. Praxishelfer nutzen die Plattform somit zur Unterstützung ihrer Tätigkeiten.

Wie nutzen praxisinterne Pflegekräfte den digitalen Arbeitsplatz?

Pflegekräfte lieben die Interaktion. Sie nutzen die Möglichkeit, sich über das Stellen von Fragen Informationen zu verschaffen und verbreiten ebenfalls selbst Wissen, indem sie auf die Fragen von anderen antworten. Pflegekräfte sind GC A-intern somit unverzichtbar, wenn es um das Teilen von Wissen geht.

Und zuletzt: Werden die Diskussionen auf GC A Plaza aktiv geführt?

Die Diskussionen auf GC A Plaza sind ziemlich aktiv. Aus der Studie ergibt sich, dass jeder Mikroblog durchschnittlich drei Kommentare erhält. Es richtet sich jedoch nach der betreffenden Diskussion und danach, wie aktiv die Diskussionen tatsächlich sind: Dies variiert zwischen 0 und 18 Antworten.

Diskussionen, die viel Interaktion generieren, enthalten meistens arbeitsrelevanten Content. Diese Diskussionen erhalten nämlich durchschnittlich fast 8 Antworten, was somit deutlich über dem Durchschnittswert von 3 Antworten liegt. Dieses Ergebnis bestätigt, dass Diskussionen zu arbeitsrelevanten Themen durchaus effektiv sind: GC A Plaza wird tatsächlich zum Austausch von Arbeitserfahrungen und Arbeitswissen genutzt.

 

Das Ergebnis: Ziel erreicht

Mit der Kooperationsplattform GC A Plaza wird das Teilen von Wissen erleichtert, und dies wird vielfältig genutzt: Es finden tatsächlich Diskussionen statt. Jede Berufsgruppe hat ihre eigene Rolle und nimmt diese auch wahr. Darüber hinaus finden der Wissensaustausch und die Zusammenarbeit auch teamübergreifend und überregional statt. Kurzum: Wissensaustausch und Zusammenarbeit ist nunmehr unabhängig von Gruppe oder Standort. Somit also auch: Ziel erreicht!

* In der allgemeinen Gruppe ist jeder Mitarbeiter Mitglied. Die Nachrichten, die dort veröffentlicht werden, sind somit für jeden Benutzer sichtbar. In meine Studie habe ich Nachrichten von Mitte August bis Mitte September 2016 einbezogen.

** Themenseiten sind spezifische Seiten mit Informationen, die für (nahezu) jeden Mitarbeiter innerhalb von GC A relevant sind (ehemals Qualitätshandbuch). Auf Themenseiten sind wichtige Informationen auf einfache Weise wiederzufinden. Diese Seiten können kommentiert werden. Ich habe alle Kommentare seit der Lancierung des Intranets einbezogen

*** Neben der allgemeinen Zeitleiste können auch von jedem Mitarbeiter Gruppen erstellt werden. Diese Gruppen können offen oder geschlossen sein. Die Nachrichten in geschlossenen Gruppen sind ausschließlich für die Mitglieder der betreffenden Gruppe sichtbar. Die Nachrichten in öffentlichen Gruppen sind für jeden sichtbar; auch wenn man kein Mitglied der Gruppe ist. Ich habe die letzten fünf Diskussionen jeder öffentlichen Gruppe in meinen Datenfundus einbezogen.