Embrace ist eine Social Business Software,
die Unternehmen in einer
komplexen und schnelllebigen Welt zum Erfolg verhilft.

Embrace Social Intranet Funktionen

Embrace erleichtert Ihnen die (Zusammen-)Arbeit in Ihrem Unternehmen. Wir verschaffen Ihnen den Überblick bei der gesamten internen Kommunikation und helfen Ihnen dabei, die gemeinsame Nutzung von Wissen einfacher zu gestalten. Interessieren Sie sich für die Funktionen, die Embrace Ihnen bietet? Dann klicken Sie eines der Themen an, zu dem Sie mehr erfahren möchten.  Auf diese einmaligen Vorzüge sind wir besonders stolz: 

Hervorgehobene Features 

Mitarbeiterverzeichnis

Wer spielt welche Rolle in der OrganisationEmbrace verschafft Ihnen sofort den Überblick.

Externe Nutzer

Kooperation mit Personen außerhalb der eigenen Organisation.

Single-sign-on

Lediglich in einem Firmensystem das Kennwort eingeben – automatisch in Embrace angemeldet sein.

Newsticker

Jederzeit wissen, was sich gerade im Unternehmen abspielt.

Aufgaben

 Interne Aufgaben unbürokratisch an Kollegen delegieren, Fortschritt überwachen und Lösungen finden.

Knowledge-Connector

Das Praxiswissen aller Mitarbeiter/Kollegen – praktisch, kurz und bündig zusammengefasst in einer Übersicht.

Persönliche Startseite

Stellen Sie sich vor: Sie loggen sich ein ins Intranet und landen sofort auf Ihrer persönlichen Startseite, wo Sie genau das sehen, was Sie auch wirklich sehen möchten. Was spielt sich ab in der Organisation? Was tut sich gerade in der Welt? Welche Kollegen haben heute Geburtstag? Mit Embrace entscheiden Sie selbst, was auf Ihrer Startseite erscheint und was nicht. 

Zeitleiste 

Treten Sie in Dialog mit Ihren Kollegen, teilen Sie Fotos, Dokumente und vieles mehr. So sind alle in der Organisation jederzeit über relevante Nachrichten im Bilde. Die Zeitleiste ist eine Zusammenstellung von nützlichen Informationen, die sich automatisch voll und ganz den gewählten Interessengebieten anpasst. 

Widgets

Alles was Sie wissen müssen, auf einen Blick. Die wichtigsten Widgets für Ihre Organisation sind für alle gleich. Darüber hinaus bestimmen Sie selbst, was angezeigt wird. Zum Beispiel Kollegen suchen, eine Weltzeituhr, einen Notizblock“ oder eine Übersicht über Meine Anwendungen. 

Newsticker

Gibt es in der Organisation eine Neuigkeit, die alle angeht? In das Intranet-Design wird ganz nach Ihren Vorstellungen und Corporate-Identity-Vorgaben ein Nachrichtenblock eingebunden. Dort können Nachrichten, Blogs und Newsletter-Ausgaben veröffentlicht werden. Praktisch, oder? 

Profile

Kennen Sie das auch? Man sucht einen Kollegen, den man schnell etwas fragen möchte, findet aber gerade die Telefonnummer nicht. In solchen Fällen ist es praktisch, wenn alle Stammdaten bereits automatisch eingetragen werden. Wenn man dann selbst noch ein hübsches Foto hinzufügt oder sich in einem interessanten Textbeitrag kurz selbst vorstellt – umso besser!

Mitarbeiterverzeichnis 

Sie können alle Kollegen an einem übersichtlichen Ort finden. Überhaupt sind all diese Informationen überall im Social Intranet bestens vernetzt! Man erhält immer die richtigen Daten, ob Abteilung, Kompetenzen oder Telefonnummer. 

Gefüllte Profile 

Ihre persönlichen Daten können automatisch aus einer Vielzahl von Systemen abgefragt werden, z. B. aus Active Directory oder aus den HR-Systemen. So werden beispielsweise Ihr Geburtsdatum, Ihr Name, Ihre Funktion und Ihre E-Mail-Adresse direkt in Ihre Profilseite übernommen. 

Wissen und Kompetenzen 

Zeigen Sie Ihren Kollegen, was Sie gerne in Ihrer Freizeit tun, bei welchem Arbeitgeber Sie vorher waren und welche Ausbildung(en) Sie absolviert haben. Das erleichtert die Suche nach der richtigen Person. Wenn Sie beispielsweise den Suchbegriff „Kommunikation“ eingeben, finden Sie alle Kollegen, die eine Ausbildung oder ein Studium im Bereich Kommunikation absolviert, an Kommunikationslehrgängen teilgenommen haben oder die im Bereich Kommunikation tätig sind. 

Im Knowledge-Connector von Embrace können Sie Ihren Wissensstand und Ihre Fachgebiete noch konkreter angeben. 

Suchen

In Embrace sind sämtliche Informationen einfach zu finden ob Sie ein nun Dokument, einen Bericht, einen Kollegen, fachliche Informationen, Antworten auf bestimmte Beiträge oder Fotos suchen. Zudem lassen sich die Ergebnisse problemlos nach Content-Typ, Verfasser oder Datum filtern, sodass die relevantesten Informationen rasch zur Verfügung stehen. 

Wie finde ich, was ich suche? 

„Wo stehen die neuen Regeln für Krankmeldungen noch gleich? Wenn ich mich nicht irre, wurden die in diesem Jahr geändert…“ Wer dann den Suchbegriff ‚Krankheit’ in die Suchleiste eingibt, erhält zunächst eine wahre Fülle an Informationen. Die gilt es zunächst zu filtern: nach Typ, Verfasser und Datum. 

So finden Sie in kürzester Zeit, was Sie suchen. Einfach genial! 

So ist der gesamte Content durchsuchbar: ob Seiten, Berichte oder Profile, bis hin zum kleinsten Kommentar. Mit der Filterfunktion präzisieren Sie Ihre Suchergebnisse. Und wenn Sie noch konkretere Informationen benötigen, stehen Ihnen einige erweiterte Suchfunktionen zur Verfügung. So können Sie beispielsweise angeben, nach welchen Wörtern Sie nicht suchen, oder dass Sie einen bestimmten Satz Titel oder Satz finden wollen. So wird vieles leichter. 

Die Technik dahinter 

Die Suchmaschine stützt sich auf die Open-Source-Such-Engine Apache Lucene.NET. Hiermit können Texte, Dokumente (u. a. PDF und MS Word), sowie Metadaten in Volltextsuche durchsucht werden. Das bedeutet, dass Sie Ihren Text aus einem Word-Dokument in den Suchergebnissen wiederfinden können.

Wir können die Suchmaschine um externe Quellen von anderen Suchmaschinen, wie z. B. Enterprise Sharepoint Search (Microsoft) und Google Search Appliance (Google) erweitern. Dadurch werden Ihnen nicht nur interne, sondern auch externe Informationen (z. B. von Google) in Ihren Suchergebnissen angezeigt.

Chat

Möchten Sie einem Kollegen ein Geschenk zum Geburtstag kaufen? Senden Sie den übrigen Kollegen in Ihrer Abteilung eine Privatnachricht in einer von Ihnen erstellten Chatgruppe. Oder reden Sie direkt über die Chatfunktion miteinander. Sie werden beim Eingang neuer Nachrichten automatisch informiert. 

Chatten über Embrace 

Über die Seitenleiste von Embrace gelangen Sie in den Chat, über den Sie Ihren Kollegen Nachrichten zukommen lassen können. Dies können Einzelgespräche, aber auch Gruppenchats sein. 

Skype for Business

Nutzt Ihre Organisation Skype for Business? Auch das lässt sich in ein Social Intranet integrieren. So können direkt über Embrace heraus über Skype for Business Anrufe oder Chat-Konversationen geführt werden. Auch Ihre Verfügbarkeit (Beschäftigt, Abwesend oder Online) wird angezeigt. 

Teams

Ihr Social Intranet ist eine digitale Arbeitsumgebung, in der alle Fäden zusammenlaufen. Mit anderen Worten: ein ideales Umfeld zum miteinander Arbeiten und zur gemeinsamen Nutzung von Wissen.  Erstellen Sie offene oder geschlossene Teams (Gruppen) je nach Abteilung, Projekt oder Interessensgebiet und führen Sie die richtigen Leute zusammen. So können Sie unkompliziert mit den Leuten aus Ihrem internen und externen Netzwerk zusammenarbeiten.

  • In selbst erstellten Teams können Sie Kollegen und externe Kontakte hinzufügen, Dokumente bearbeiten und speichern und Fotos teilen.
  • Sie können Content verfassen und speichern als Seite. Ihre eigene  
  • Teamseite können sie personalisieren mit relevanten Widgets, die Ihnen die Zusammenarbeit erleichtern. Alle Diskussionen und Ereignisse übersichtlich in der eigenen Zeitleiste 

Planen und Beraten 

Intelligent planen und beraten. Mit dem Planer können Sie innerhalb eines Teams auf einfache Weise Termine planen, Aufgaben erstellen und Zwischenziele für die Teamangehörigen festlegen.  

Das Konferenzmodul hilft Ihnen bei der Organisation einer Konferenz sowie bei der Protokollführung. Hierzu steht Ihnen stets eine Übersicht über die Tagesordnungspunkte und Beschlüsse zur Verfügung. 

Externe Nutzer 

Arbeiten Sie mit externen Kontakten an Projekten? Dann können Sie externe Personen auf einfache Weise zu Ihrem Team einladen. Externe Benutzer erhalten einen eingeschränkten Zugang zu Embrace. Diese sehen nur die Gespräche, Dokumente und Personen in den Gruppen, in denen sie Mitglied sind. 

Dokumente, Daten und Versionsverwaltung 

Bringen Sie alle wichtigen Dokumente, Berichte, Bilder und Videos an einer zentralen Stelle in der Gruppe zusammen. Arbeiten Sie gemeinsam an Office-Dokumenten. Direkt online bearbeiten und speichern. Sie wissen nicht, welches Dokument Sie benötigen? Schnelles Durchblättern von Dokumenten ist auch möglich, ohne gleich das ganze Dokument herunterzuladen. Dank der Versionsverwaltung können auch ältere Dokumentversionen betrachtet werden. So weiß jeder Teamangehörige, wer wann was geändert hat. 

Wiki

Stellen Sie sich vor: Sie sind mit einem Kunden beschäftigt und ein unerwartetes Problem tritt auf. Sie wissen, dass die Lösung zu diesem Problem in einem Protokoll zu finden ist. Aber wie finden Sie, wonach Sie suchen? Sie müssen schnell handeln, haben aber keinen Laptop zur Hand.

Auf Embrace können Sie auf den Themenseiten bequem über ihr Smartphone nach Informationen suchen. Sie finden schnell Antwort, da Sie Dokumente durchsuchen können und häufig gestellte Fragen gebündelt sind. Sie können auch spezifisch nach Themen suchen. Informationen sind up-to-date, Sie können diese mit Kollegen teilen und selber anpassen. Versionen von bearbeiteten Dokumenten werden verwaltet, wodurch Sie sehen können wer was zu welchem Zeitpunkt bearbeitet hat. Hierdurch sparen Sie Zeit, indem Sie lange Dokumente nicht mehr durchlesen müssen, sondern schnell finden, wonach Sie suchen.

Office 365

Ein Social Intranet lässt sich auch mit den verschiedenen Anwendungen in Microsoft Office 365 verknüpfen. So können Sie zum Beispiel Dokumente speichern, Gruppen in Sharepoint erreichen oder direkt auf Skype zugreifen, um über Embrace Chat-Gespräche zu führen. Mit Exchange haben Sie auch Zugriff auf die aktuelle Anwesenheitsliste und können direkt Termine planen. Alle Termine sind am Ende im Outlook-Widget auf der Embrace-Seite zu sehen.

Office Online

Über Embrace können Sie Microsoft Office-Dateien direkt öffnen, bearbeiten und ersetzen. So können Sie gleichzeitig mit Ihren Kollegen online an Dokumenten arbeiten und diese speichern, ohne dass Powerpoint, Word oder Excel auf dem eigenen Rechner installiert ist. 

Exchange

Auf Ihrem Profil in Embrace können Informationen aus Ihrem Exchange-Kalender angezeigt werden. Dadurch haben Ihre Kollegen Ihre Verfügbarkeit während der Woche genau im Blick. Wenn Sie einen Termin haben, wird dieser blau/rot („beschäftigt“) angezeigt. 

Wenn Sie über eine Gruppe einen Termin, eine Aufgabe oder ein Zwischenziel im Planer erfassen, werden diese Elemente automatisch im Outlook-Kalender von jedem einzelnen Gruppenangehörigen übernommen. 

SharePoint

Wir nutzen die Möglichkeiten, die SharePoint bietet, über eine selbstentwickelte Schnittstelle. Sharepoint ist eine Anwendungsplattform aus der Microsoft Office-Server Suite, die als Verwaltungsplattform für Dokumente eingesetzt wird. 

Wenn in Embrace eine Gruppe erstellt wird, wird in Sharepoint automatisch eine Team-Site erstellt. Dabei werden Daten wie Teamname, Teambeschreibung und Zugangsberechtigungen übernommen. Gleiches erfolgt mit Dokumenten, die Sie in Embrace beispielsweise über die Dokumentenverwaltung hochladen. 

Skype for Business

Nutzt Ihre Organisation Skype for Business? Auch das lässt sich in Embrace integrieren. So können Sie sofort über Skype Anrufe tätigen oder Chat-Konversationen mit allen Intranet-Nutzern führen. Auch Ihr Status im Büro wird angezeigt.

Knowledge-Connector

Ihr Wissen ist wichtig. Teilen Sie es! Mit dem Knowledge-Connector wissen Sie genau, welches Wissen in der Organisation vorhanden ist, und wo die Experten sitzen. Erstellen Sie Wissensgebiete, legen Sie Ihr Niveau fest und greifen Sie auf das Wissen Ihrer Kollegen zurück. Dadurch lernen Sie Ihre Kollegen besser kennen und die Organisation als Ganzes wird intelligenter. 

Wissen inventarisieren 

Können Sie gut Powerpoint-Präsenationen erstellen? Ist das Schreiben von englischen Texten eine Ihrer Stärken? Oder sind Sie ein guter Community-Manager? Schlagen Sie nach, ob es bereits ein Wissensgebiet innerhalb Ihrer Organisation gibt, das Ihrem Wissen bzw. Ihren Kompetenzen entspricht. Nichts gefunden? Kein Problem! Erstellen Sie selbst ein neues Wissensgebiet und fügen Sie gleich danach Kollegen hinzu, die auf diesem Gebiet ebenfalls kompetent sind.

Empfehlungen 

Sie sind der Ansicht, dass Ihr Kollege ein enormes Computertalent ist? Teilen Sie es der ganzen Organisation anonym mit, indem Sie diesen Kollegen für dieses Wissensgebiet empfehlen. Damit bestätigen Sie, dass dieser Kollege bzw. diese Kollegin über diese Fähigkeiten verfügt. So wird allgemein bekannt, wer in der Organisation welche Fähigkeiten hat.

Experten finden und erreichen 

Zu jedem Wissensgebiet sehen Sie das Kompetenzniveau Ihres Kollegen/Ihrer Kollegin, und es wird sichtbar, wie oft er/sie für dieses Wissensgebiet bereits empfohlen wurde. Jedes Gebiet, das Sie angegeben haben, oder für das Sie empfohlen wurden, steht automatisch in Ihrem Profil. Durch das Erwähnen von Wissensgebieten in Ihrer Nachricht erreichen Sie direkt die entsprechenden Experten. Noch nie war die gemeinsame Nutzung von Wissen so einfach.

Integration

Embrace hat eine flexible Architektur und lässt sich über verschiedene Schnittstellen mit unternehmenseigener Software vernetzen. Dies können bereits vorhandene Schnittstellen oder maßgeschneiderte Lösungen sein. So lässt sich zum Beispiel nicht nur Office 365 problemlos einbinden, sondern auch die Systeme, die ausschließlich in Ihrer Organisation verwendet werden.

Technische Besonderheiten 

Embrace wurde auf der Grundlage des Web Application Frameworks asp.net von Microsoft entwickelt. Das Intranet nutzt unter anderem folgende Techniken (offene Standards) zum Austausch von Content und Daten: webservices, rest-api, soap, wcf, json, xml, csv, und xlsx. 

Microsoft-Lösungen 

Wir können verschiedene Microsoft-Lösungen einbinden: 

  • Exchange – den Terminkalender Ihrer Kollegen direkt in Embrace sehen 
  • Skype for Business – Anrufe und Chats über Embrace führen. 
  • Sharepoint – Dokumente mit Sharepoint speichern 
  • Office365 – gleichzeitig online an Dokumenten arbeiten 

Wir sind Microsoft Gold Partner. Das bedeutet, dass unsere Entwickler sowohl über das entsprechende technische Know-how als auch über ausreichend Erfahrung in der Entwicklung von Software und Anwendungen verfügen. 

Content-Management-Systeme (CMS)

Nachrichten aus der Organisation, Prozessinformationen und Service-Infos im Intranet veröffentlichen? Verwenden Sie zu diesem Zweck ein CMS zur Erfassung dieser Informationen. Embrace ist mit jedem CMS verwendbar, wobei wir selbst das Open-Source-CMS Umbraco bevorzugen. Der größte Vorteil von Umbraco sind Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität. Das System funktioniert auf einfache und intuitive Weise und ist sofort einsetzbar, ohne lange Einweisungskurse absolvieren oder dicke Benutzerhandbücher wälzen zu müssen. Ihre Kollegen können den Content kommentieren, aber nichts selbst veröffentlichen, ändern oder entfernen. 

Authentifizierung/Anmeldung 

Zum Schutz Ihrer persönlichen Daten und der Daten der Organisation müssen Sie sich zunächst anmelden, um Zugang zu Embrace zu erhalten. 

Active Directory (AD)

Durch die Einbindung von AD müssen Sie sich einmalig mit Ihren Daten anmelden, um danach alle weiteren Anwendungen nutzen zu können (Single-Sign-On). Das heißt, dass Sie sofort nach der Anmeldung an Ihrem PC Zugang zu Embrace Social Intranet und sämtlichen Anwendungen haben. 

Active Directory Federation Services (ADFS)

ADFS ist mit Active Directory vergleichbar und ebenfalls ein Microsoft-Produkt. Mit ADFS melden Sie sich einmalig an und haben sogleich auch Zugang zu allen weiteren Anwendungen (Single-Sign-On). 

Forms

Wenn Ihre Organisation keine digitalen Arbeitsumgebungen nutzt, erfordern die Anwendungen eine eigene Anmeldung. Das heißt, dass Sie sich in den verschiedenen Anwendungen jeweils mit Ihren eigenen Benutzerdaten anmelden müssen. In diesem Fall nutzen wir das System Forms. So können Sie sich mit einem gesonderten Account auf sichere Weise in Embrace anmelden. 

Branchenspezifische Schnittstellen 

Wenn Sie ein System nutzen, das Sie in das Intranet einbinden möchten, können wir gemeinsam mit Ihnen an einer auf Ihren Bedarf zugeschnittenen Lösung arbeiten. So können wir zum Beispiel ein Widget erstellen, das Informationen aus einem anderen System anzeigt. 

HR-/Personalsysteme 

Dank unserer flexiblen Architektur können wir Embrace mit jedem Human-Resource-System auf dem Markt vernetzen, sodass Ihr Profil mit den Daten in der betreffenden Software synchronisiert wird.

Weitere Funktionen

Social Analytics

Interessiert es Sie, wie das Social Intranet in Ihrer Organisation tatsächlich genutzt wird? Messen Sie die Nutzung mit Social Analytics. Hier erhalten Sie u.a. Antwort auf folgende Fragen:

  • Wie viele Teams wurden erstellt? 
  • Wie viele Nachrichten wurden im vergangenen Zeitraum verfasst? 
  • Wie oft wird eine Nachricht durchschnittlich kommentiert? 
  • Welche Benutzer veröffentlichen die meisten Nachrichten? 
  • Welche Art von Nachrichten ist am beliebtesten? 
  • Und vieles mehr! 

Widgets 

Ein Widget ist eine Mini-Anwendung mit beschränktem Funktionsumfang, die einen schnellen Zugang zu wichtigen Informationen gewährt. Beispiele: 

  • Favoriten 
  • Kollegen suchen 
  • Geburtstage 
  • Meine Anwendungen 
  • Schnellstart 
  • Externe News 
  • Notizen 

Neben einer Bibliothek an Standard-Widgets können wir auch Widgets auf Ihre Organisation zuschneiden. 

Aufgaben 

Früher delegierte man Aufgaben an bestimmte Personen. Heute gibt es Social Task Management. Hiermit können Kollegen sich gegenseitig Aufgaben zuweisen und übernehmen damit selbst die Verantwortung für das Angehen, die Überwachung und die Erledigung von Aufgaben. Innerhalb einer Aufgabe kann man miteinander kommunizieren und gemeinsam zu einer Lösung kommen. Zudem lässt sich eine Übersicht dafür erstellen, welche Aufgaben noch ausstehen, welche erledigt wurden und welche von anderen Personen übernommen wurden. 

Benachrichtigungen 

Ein Zähler zeigt an, ob neue Benachrichtigungen eingegangen sind. Zudem gibt es eine Übersicht sämtlicher Benachrichtigungen, die Sie erhalten haben. Sie können sich auch dazu entscheiden, Benachrichtigungen per E-Mail zu erhalten. Die verschiedenen Benachrichtigungen: 

  • Vermerke 
  • Interessante Neuigkeiten 
  • Einladungen für Teams 

Micro-Blogs 

Teilen Sie eine Nachricht mit der gesamten Organisation, mit einer bestimmten Abteilung oder mit einem bestimmten Team. Erwähnen Sie Kollegen, Teams und Seiten. Stellen Sie Ihren Kollegen eine Frage und starten Sie eine Umfrage. Fügen Sie Anhänge, Grafiken oder Emojis hinzu und verwenden Sie Hashtags, um die Informationen effektiver zugänglich zu machen. Ihre Kollegen können auf einfache Weise darauf antworten, indem sie einen Kommentar schreiben oder die Nachricht mit Gefällt-mir markieren. 

Seiten 

Zusammenarbeit ist ab sofort noch einfacher durch die Nutzung von (Web-)Seiten. So können Sie zum Beispiel eine Präsentation vorbereiten, indem Sie Informationen, Grafiken, Anhänge und Videos in eine Seite einbinden. Ihre Kollegen können diese Inhalte problemlos ergänzen und kommentieren. Verweisen Sie in Nachrichten auf die betreffende Seite, sodass niemand wichtige Informationen verpasst. 

Single-sign-on (SSO) 

Mit SSO ist es möglich, sich einmalig mit denselben Benutzerdaten für alle Programme anzumelden. Das bedeutet, dass Sie sofort nach der Anmeldung an Ihrem PC Zugang zu sämtlichen Anwendungen haben, und somit auch zu Embrace Social Intranet.

Mobile App 

Stecken Sie Ihren Arbeitsplatz in die Tasche! Mit Embrace auf Ihrem Smartphone brauchen Sie nicht ständig am PC zu sitzen. Mit der App können Sie Nachrichten versenden, Kollegen finden, und Dokumente teilen  – unterwegs, zu Hause oder bei einem Kunden. 

Embrace social intranet

Embrace Social Intranet Funktionen

Embrace erleichtert Ihnen die (Zusammen-)Arbeit in Ihrer Organisation. Wir verschaffen Ihnen den Überblick bei der gesamten internen Kommunikation und helfen Ihnen dabei, die gemeinsame Nutzung von Wissen einfacher zu gestalten. Interessieren Sie sich für die Funktionen, die Embrace bietet? Dann klicken Sie eines der Themen an, zu dem Sie mehr erfahren möchten.  Auf diese einmaligen Vorzüge sind wir besonders stolz: 

Hervorgehobene Features 

Fotobuch

Wer spielt welche Rolle in der organisationFotos verschaffen Ihnen den Überblick  

Externe Nutzer

Kooperation mit Personen außerhalb der eigenen Organisation 

Single-Sign-On

Einmalige Kennworteingabe, doppelte Sicherung

Nachrichten

Jederzeit wissen, was sich in der Organisation gerade abspielt

Aufgaben

Interne Aufgaben unbürokratisch an Kollegen delegieren, Fortschritt überwachen und Lösungen finden 

Knowledge-Connector

Das Praxiswissen aller Mitarbeiter/Kollegen – praktisch, kurz und bündig zusammengefasst in einer Übersicht

Persönliche Startseite

Persönliche Startseite

Stellen Sie sich vor: Sie loggen sich ein ins Intranet und landen sofort auf Ihrer persönlichen Startseite, wo Sie genau das sehen, was Sie auch wirklich sehen möchten. Was spielt sich ab in der Organisation? Was tut sich gerade in der Welt? Welche Kollegen haben heute Geburtstag? Mit Embrace entscheiden Sie selbst, was auf Ihrer Startseite erscheint und was nicht. 

Zeitleiste 

Treten Sie in Dialog mit Ihren Kollegen, teilen Sie Fotos, Dokumente und vieles mehr. So sind alle in der Organisation jederzeit über relevante Nachrichten im Bilde. Die Zeitleiste ist eine Zusammenstellung von nützlichen Informationen, die sich automatisch voll und ganz den gewählten Interessengebieten anpasst. 

Widgets

Alles was Sie wissen müssen, auf einen Blick. Die wichtigsten Widgets für Ihre Organisation sind für alle gleich. Darüber hinaus bestimmen Sie selbst, was angezeigt wird. Zum Beispiel Kollegen suchen, eine Weltzeituhr, einen Notizblock“ oder eine Übersicht über Meine Anwendungen. 

Nachrichten 

Gibt es in der Organisation eine Nachricht, die alle angehtIn das Intranet-Design wird ganz nach Ihren Vorstellungen und Corporate-Identity-Vorgaben ein Nachrichtenblock eingebunden. Dort können Nachrichten, Blogs und Newsletter-Ausgaben veröffentlicht werden. Praktisch, oder? 

Profile

Profile

Kennen Sie das auch? Man sucht einen Kollegen, den man schnell etwas fragen möchte, findet aber gerade die Telefonnummer nicht. In solchen Fällen ist es praktisch, wenn alle Stammdaten bereits automatisch eingetragen werden. Wenn man dann selbst noch ein hübsches Foto hinzufügt oder sich in einem interessanten Textbeitrag kurz selbst vorstellt – umso besser!  

Fotobuch 

Sie können alle Kollegen an einem übersichtlichen Ort finden. Überhaupt sind all diese Informationen überall im Social Intranet bestens vernetzt! Man erhält immer die richtigen Daten, ob Abteilung, Kompetenzen oder Telefonnummer. 

Gefüllte Profile 

Ihre persönlichen Daten können automatisch aus einer Vielzahl von Systemen abgefragt werden, z. B. aus Active Directory oder aus den HR-Systemen. So werden beispielsweise Ihr Geburtsdatum, Ihr Name, Ihre Funktion und Ihre E-Mail-Adresse direkt in Ihre Profilseite übernommen. 

Wissen und Kompetenzen 

Zeigen Sie Ihren Kollegen, was Sie gerne in Ihrer Freizeit tun, bei welchem Arbeitgeber Sie vorher waren und welche Ausbildung(en) Sie absolviert haben. Das erleichtert die Suche nach der richtigen Person. Wenn Sie beispielsweise den Suchbegriff „Kommunikation“ eingeben, finden Sie alle Kollegen, die eine Ausbildung oder ein Studium im Bereich Kommunikation absolviert, an Kommunikationslehrgängen teilgenommen haben oder die im Bereich Kommunikation tätig sind. 

Im Knowledge-Connector von Embrace können Sie Ihren Wissensstand und Ihre Fachgebiete noch konkreter angeben. 

Suchen

Suchen

In Embrace sind sämtliche Informationen einfach zu finden ob Sie ein nun Dokument, einen Bericht, einen Kollegen, fachliche Informationen, Antworten auf bestimmte Beiträge oder Fotos suchen. Zudem lassen sich die Ergebnisse problemlos nach Content-Typ, Verfasser oder Datum filtern, sodass die relevantesten Informationen rasch zur Verfügung stehen. 

Wie finde ich, was ich suche? 

“Wo stehen die neuen Regeln für Krankmeldungen noch gleich? Wenn ich mich nicht irre, wurden die in diesem Jahr geändert…“ Wer dann den Suchbegriff ‚Krankheit’ in die Suchleiste eingibt, erhält zunächst eine wahre Fülle an Informationen. Die gilt es zunächst zu filtern: nach Typ, Verfasser und Datum. 

So finden Sie in kürzester Zeit, was Sie suchen. Einfach genial! 

So ist der gesamte Content durchsuchbar: ob Seiten, Berichte oder Profile, bis hin zum kleinsten Kommentar. Mit der Filterfunktion präzisieren Sie Ihre Suchergebnisse. Und wenn Sie noch konkretere Informationen benötigen, stehen Ihnen einige erweiterte Suchfunktionen zur Verfügung. So können Sie beispielsweise angeben, nach welchen Wörtern Sie nicht suchen, oder dass Sie einen bestimmten Satz Titel oder Satz finden wollen. So wird vieles leichter. 

Die Technik dahinter 

Die Suchmaschine stützt sich auf die Open-Source-Such-Engine Apache Lucene.NET.

Hiermit können Texte, Dokumente (u. a. PDF und MS Word), sowie Metadaten in Volltextsuche durchsucht werden. Das bedeutet, dass Sie Ihren Text aus einem Word-Dokument in den Suchergebnissen wiederfinden können. 

Wir können die Suchmaschine um externe Quellen von anderen Suchmaschinen, wie z. B. Enterprise Sharepoint Search (Microsoft) und Google Search Appliance (Google), erweitern. Dadurch werden Ihnen nicht nur interne, sondern auch externe Informationen (z. B. von Google) in Ihren Suchergebnissen angezeigt.

Chat

Chat

Möchten Sie einem Kollegen ein Geschenk zum Geburtstag kaufen? Senden Sie den übrigen Kollegen in Ihrer Abteilung eine Privatnachricht in einer von Ihnen erstellten Chatgruppe. Oder reden Sie direkt über die Chatfunktion miteinander. Sie werden beim Eingang neuer Nachrichten automatisch informiert. 

Chatten über Embrace 

Über die Seitenleiste von Embrace gelangen Sie in den Chat, über den Sie Ihren Kollegen Nachrichten zukommen lassen können. Dies können Einzelgespräche, aber auch Gruppenchats sein. 

Skype for Business 

Nutzt Ihre Organisation Skype for Business? Auch das lässt sich in ein Social Intranet integrieren. So können direkt über Embrace heraus über Skype for Business Anrufe oder Chat-Konversationen geführt werden. Auch Ihre Verfügbarkeit (Beschäftigt, Abwesend oder Online) wird angezeigt. 

Teams

Teams

Ihr Social Intranet ist eine digitale Arbeitsumgebung, in der alle Fäden zusammenlaufen. Mit anderen Worten: ein ideales Umfeld zum miteinander Arbeiten und zur gemeinsamen Nutzung von Wissen.  Erstellen Sie offene oder geschlossene Teams (Gruppen) je nach Abteilung, Projekt oder Interessensgebiet und führen Sie die richtigen Leute zusammen. So können Sie unkompliziert mit den Leuten aus Ihrem internen und externen Netzwerk zusammenarbeiten.  

  • In selbst erstellten Teams können Sie Kollegen und externe Kontakte hinzufügen, Dokumente bearbeiten und speichern und Fotos teilen. Sie können Content verfassen und speichern als Seite. Ihre eigene  
  • Teamseite können sie personalisieren mit relevanten Widgets, die Ihnen die Zusammenarbeit erleichtern.
  • Alle Diskussionen und Ereignisse übersichtlich in der eigenen Zeitleiste 

Planen und Beraten 

Intelligent planen und beraten. Mit dem Planer können Sie innerhalb eines Teams auf einfache Weise Termine planen, Aufgaben erstellen und Zwischenziele für die Teamangehörigen festlegen.  

Das Konferenzmodul hilft Ihnen bei der Organisation einer Konferenz sowie bei der Protokollführung. Hierzu steht Ihnen stets eine Übersicht über die Tagesordnungspunkte und Beschlüsse zur Verfügung. 

Externe Nutzer 

Arbeiten Sie mit externen Kontakten an Projekten? Dann können Sie externe Personen auf einfache Weise zu Ihrem Team einladen. Externe Benutzer erhalten einen eingeschränkten Zugang zu Embrace. Diese sehen nur die Gespräche, Dokumente und Personen in den Gruppen, in denen sie Mitglied sind. 

Dokumente, Daten und Versionsverwaltung 

Bringen Sie alle wichtigen Dokumente, Berichte, Bilder und Videos an einer zentralen Stelle in der Gruppe zusammen. Arbeiten Sie gemeinsam an Office-Dokumenten. Direkt online bearbeiten und speichern. Sie wissen nicht, welches Dokument Sie benötigen? Schnelles Durchblättern von Dokumenten ist auch möglich, ohne gleich das ganze Dokument herunterzuladen. Dank der Versionsverwaltung können auch ältere Dokumentversionen betrachtet werden. So weiß jeder Teamangehörige, wer wann was geändert hat. 

Wiki

Kennisgids

Stellen Sie sich vor: Sie sind mit einem Kunden beschäftigt und ein unerwartetes Problem tritt auf. Sie wissen, dass die Lösung zu diesem Problem in einem Protokoll zu finden ist. Aber wie finden Sie, wonach Sie suchen? Sie müssen schnell handeln, haben aber keinen Laptop zur Hand.

Auf Embrace können Sie auf den Themenseiten bequem über ihr Smartphone nach Informationen suchen. Sie finden schnell Antwort, da Sie Dokumente durchsuchen können und häufig gestellte Fragen gebündelt sind. Sie können auch spezifisch nach Themen suchen. Informationen sind up-to-date, Sie können diese mit Kollegen teilen und selber anpassen. Versionen von bearbeiteten Dokumenten werden verwaltet, wodurch Sie sehen können wer was zu welchem Zeitpunkt bearbeitet hat. Hierdurch sparen Sie Zeit, indem Sie lange Dokumente nicht mehr durchlesen müssen, sondern schnell finden, wonach Sie suchen.

Office 365

Office 365

Ein Social Intranet lässt sich auch mit den verschiedenen Anwendungen in Microsoft Office 365 verknüpfen. So können Sie zum Beispiel Dokumente speichern, Gruppen in Sharepoint erreichen oder direkt auf Skype zugreifen, um über Embrace Chat-Gespräche zu führen. Mit Exchange haben Sie auch Zugriff auf die aktuelle Anwesenheitsliste und können direkt Termine planen. Alle Termine sind am Ende im Outlook-Widget auf der Embrace-Seite zu sehen.

Office Online

Über Embrace können Sie Microsoft Office-Dateien direkt öffnen, bearbeiten und ersetzen. So können Sie gleichzeitig mit Ihren Kollegen online an Dokumenten arbeiten und diese speichern, ohne dass Powerpoint, Word oder Excel auf dem eigenen Rechner installiert ist. 

Exchange

Auf Ihrem Profil in Embrace können Informationen aus Ihrem Exchange-Kalender angezeigt werden. Dadurch haben Ihre Kollegen Ihre Verfügbarkeit während der Woche genau im Blick. Wenn Sie einen Termin haben, wird dieser blau/rot („beschäftigt“) angezeigt. 

Wenn Sie über eine Gruppe einen Termin, eine Aufgabe oder ein Zwischenziel im Planer erfassen, werden diese Elemente automatisch im Outlook-Kalender von jedem einzelnen Gruppenangehörigen übernommen. 

SharePoint

Wir nutzen die Möglichkeiten die SharePoint bietet über eine selbstentwickelte Schnittstelle. Sharepoint ist eine Anwendungsplattform aus der Microsoft Office-Server Suite, die als Verwaltungsplattform für Dokumente eingesetzt wird. 

Wenn in Embrace eine Gruppe erstellt wird, wird in Sharepoint automatisch eine Team-Site erstellt. Dabei werden Daten wie Teamname, Teambeschreibung und Zugangsberechtigungen übernommen. Gleiches erfolgt mit Dokumenten, die Sie in Embrace beispielsweise über die Dokumentenverwaltung hochladen. 

Skype for Business

Nutzt Ihre Organisation Skype for Business? Auch das lässt sich in Embrace integrieren. So können Sie sofort über Skype Anrufe tätigen oder Chat-Konversationen mit allen Intranet-Nutzern führen. Auch Ihr Status im Büro wird angezeigt. 

Knowledge-Connector

Knowledge-Connector

Ihr Wissen ist wichtig. Teilen Sie es! Mit dem Knowledge-Connector wissen Sie genau, welches Wissen in der Organisation vorhanden ist, und wo die Experten sitzen. Erstellen Sie Wissensgebiete, legen Sie Ihr Niveau fest und greifen Sie auf das Wissen Ihrer Kollegen zurück. Dadurch lernen Sie Ihre Kollegen besser kennen und die Organisation als Ganzes wird intelligenter. 

Wissen inventarisieren 

Können Sie gut Powerpoint-Präsenationen erstellen? Ist das Schreiben von englischen Texten eine Ihrer Stärken? Oder sind Sie ein guter Community-Manager? Schlagen Sie nach, ob es bereits ein Wissensgebiet innerhalb Ihrer Organisation gibt, das Ihrem Wissen bzw. Ihren Kompetenzen entspricht. Nichts gefunden? Kein Problem! Erstellen Sie selbst ein neues Wissensgebiet und fügen Sie gleich danach Kollegen hinzu, die auf diesem Gebiet ebenfalls kompetent sind. 

Empfehlungen 

Sie sind der Ansicht, dass Ihr Kollege ein enormes Computertalent ist? Teilen Sie es der ganzen Organisation anonym mit, indem Sie diesen Kollegen für dieses Wissensgebiet empfehlen. Damit bestätigen Sie, dass dieser Kollege bzw. diese Kollegin über diese Fähigkeiten verfügt. So wird allgemein bekannt, wer in der Organisation welche Fähigkeiten hat. 

Experten finden und erreichen 

Zu jedem Wissensgebiet sehen Sie das Kompetenzniveau Ihres Kollegen/Ihrer Kollegin, und es wird sichtbar, wie oft er/sie für dieses Wissensgebiet bereits empfohlen wurde. Jedes Gebiet, das Sie angegeben haben, oder für das Sie empfohlen wurden, steht automatisch in Ihrem Profil. Durch das Erwähnen von Wissensgebieten in Ihrer Nachricht erreichen Sie direkt die entsprechenden Experten. Noch nie war die gemeinsame Nutzung von Wissen so einfach.

Integration

Integration

Embrace hat eine flexible Architektur und lässt sich über verschiedene Schnittstellen mit unternehmenseigener Software vernetzen. Dies können bereits vorhandene Schnittstellen oder maßgeschneiderte Lösungen sein. So lässt sich zum Beispiel nicht nur Office 365 problemlos einbinden, sondern auch die Systeme, die ausschließlich in Ihrer Organisation verwendet werden. 

Technische Besonderheiten 

Embrace wurde auf der Grundlage des Web Application Frameworks asp.net von Microsoft entwickelt. Das Intranet nutzt unter anderem folgende Techniken (offene Standards) zum Austausch von Content und Daten: webservices, rest-api, soap, wcf, json, xml, csv, und xlsx. 

Microsoft-Lösungen 

Wir können verschiedene Microsoft-Lösungen einbinden: 

  • Exchange – den Terminkalender Ihrer Kollegen direkt inEmbrace sehen
  • Skype for Business – Anrufe und Chats über Embrace führen.
  • Sharepoint – Dokumente mit Sharepoint speichern
  • Office365 – gleichzeitig online an Dokumenten arbeiten

Wir sind Microsoft Gold Partner. Das bedeutet, dass unsere Entwickler sowohl über das entsprechende technische Know-how als auch über ausreichend Erfahrung in der Entwicklung von Software und Anwendungen verfügen. 

Content-Management-Systeme (CMS)

Nachrichten aus der Organisation, Prozessinformationen und Service-Infos im Intranet veröffentlichen? Verwenden Sie zu diesem Zweck ein CMS zur Erfassung dieser Informationen. Embrace ist mit jedem CMS verwendbar, wobei wir selbst das Open-Source-CMS Umbraco bevorzugen. Der größte Vorteil von Umbraco sind Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität. Das System funktioniert auf einfache und intuitive Weise und ist sofort einsetzbar, ohne lange Einweisungskurse absolvieren oder dicke Benutzerhandbücher wälzen zu müssen. Ihre Kollegen können den Content kommentieren, aber nichts selbst veröffentlichen, ändern oder entfernen. 

Authentifizierung/Anmeldung 

Zum Schutz Ihrer persönlichen Daten und der Daten der Organisation müssen Sie sich zunächst anmelden, um Zugang zu Embrace zu erhalten. 

Active Directory (AD)

Durch die Einbindung von AD müssen Sie sich einmalig mit Ihren Daten anmelden, um danach alle weiteren Anwendungen nutzen zu können (Single-Sign-On). Das heißt, dass Sie sofort nach der Anmeldung an Ihrem PC Zugang zu Embrace Social Intranet und sämtlichen Anwendungen haben. 

Active Directory Federation Services (ADFS)

ADFS ist mit Active Directory vergleichbar und ebenfalls ein Microsoft-Produkt. Mit ADFS melden Sie sich einmalig an und haben sogleich auch Zugang zu allen weiteren Anwendungen (Single-Sign-On). 

Forms

Wenn Ihre Organisation keine digitalen Arbeitsumgebungen nutzt, erfordern die Anwendungen eine eigene Anmeldung. Das heißt, dass Sie sich in den verschiedenen Anwendungen jeweils mit Ihren eigenen Benutzerdaten anmelden müssen. In diesem Fall nutzen wir das System Forms. So können Sie sich mit einem gesonderten Account auf sichere Weise in Embrace anmelden. 

Branchenspezifische Schnittstellen 

Wenn Sie ein System nutzen, das Sie in das Intranet einbinden möchten, können wir gemeinsam mit Ihnen an einer auf Ihren Bedarf zugeschnittenen Lösung arbeiten. So können wir zum Beispiel ein Widget erstellen, das Informationen aus einem anderen System anzeigt. 

HR-/Personalsysteme 

Dank unserer flexiblen Architektur können wir Embrace mit jedem Human-Resource-System auf dem Markt vernetzen, sodass Ihr Profil mit den Daten in der betreffenden Software synchronisiert wird.

Weitere Funktionen

Weitere Funktionen

Social Analytics

Interessiert es Sie, wie das Social Intranet in Ihrer Organisation tatsächlich genutzt wird? Messen Sie die Nutzung mit Social Analytics. Hier erhalten Sie u. a. Antwort auf folgende Fragen:

  • Wie viele Teams wurden erstellt?
  • Wie viele Nachrichten wurden im vergangenen Zeitraum verfasst?
  • Wie oft wird eine Nachricht durchschnittlich kommentiert?
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Widgets

Ein Widget ist eine Mini-Anwendung mit beschränktem Funktionsumfang, die einen schnellen Zugang zu wichtigen Informationen gewährt. Beispiele:

  • Favoriten
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  • Meine Anwendungen
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  • Externe News
  • Notizen

Naast een bibliotheek aan standaard widgets, kunnen we ook widgets op maat maken voor jouw organisatie.

AUFGABEN

Früher delegierte man Aufgaben an bestimmte Personen. Heute gibt es Social Task Management. Hiermit können Kollegen sich gegenseitig Aufgaben zuweisen und übernehmen damit selbst die Verantwortung für das Angehen, die Überwachung und die Erledigung von Aufgaben. Innerhalb einer Aufgabe kann man miteinander kommunizieren und gemeinsam zu einer Lösung kommen. Zudem lässt sich eine Übersicht dafür erstellen, welche Aufgaben noch ausstehen, welche erledigt wurden und welche von anderen Personen übernommen wurden.

BENACHRICHTIGUNGEN

Ein Zähler zeigt an, ob neue Benachrichtigungen eingegangen sind. Zudem gibt es eine Übersicht sämtlicher Benachrichtigungen, die Sie erhalten haben. Sie können sich auch dazu entscheiden, Benachrichtigungen per E-Mail zu erhalten. Die verschiedenen Benachrichtigungen:

  • Vermerke
  • Interessante Neuigkeiten
  • Einladungen für Teams

Microblogs

Teilen Sie eine Nachricht mit der gesamten Organisation, mit einer bestimmten Abteilung oder mit einem bestimmten Team. Erwähnen Sie Kollegen, Teams und Seiten. Stellen Sie Ihren Kollegen eine Frage und starten Sie eine Umfrage. Fügen Sie Anhänge, Grafiken oder Emojis hinzu und verwenden Sie Hashtags, um die Informationen effektiver zugänglich zu machen. Ihre Kollegen können auf einfache Weise darauf antworten, indem sie einen Kommentar schreiben oder die Nachricht mit Gefällt-mir markieren.

Seiten

Zusammenarbeit ist ab sofort noch einfacher durch die Nutzung von (Web-)Seiten. So können Sie zum Beispiel eine Präsentation vorbereiten, indem Sie Informationen, Grafiken, Anhänge und Videos in eine Seite einbinden. Ihre Kollegen können diese Inhalte problemlos ergänzen und kommentieren. Verweisen Sie in Nachrichten auf die betreffende Seite, sodass niemand wichtige Informationen verpasst.

Single-sign-on (SSO)

Mit SSO ist es möglich, sich einmalig mit denselben Benutzerdaten für alle Programme anzumelden. Das bedeutet, dass Sie sofort nach der Anmeldung an Ihrem PC Zugang zu sämtlichen Anwendungen haben, und somit auch zu Embrace Social Intranet.

Mobiel

Neem je werkplek met je mee! Met Embrace op mobiel zit je niet vast aan je pc. Op je smartphone kan je snel berichten sturen, collega’s zoeken en documenten delen, onderweg, thuis of bij een klant.

Fordern Sie eine Demo an

Benutzerfreundlich, praktisch, intuitiv – das kann jeder sagen! Solange Sie es nicht selbst sehen, sind es nur leere Worte.

Deshalb: Bilden Sie sich Ihre eigene Meinung!

Lassen Sie sich das System von unseren Experten vorführen und finden Sie heraus, wie Embrace auch Ihr Unternehmen unterstützen kann.